Δείγμα επιστολής σύστασης για τον παροχέα υπηρεσιών

Είμαι Αντιπρόεδρος της Time Watches γράφω για να συστήσω τις υπηρεσίες μάρκετινγκ της Michaela Brown. Η Michaela δημιούργησε και υλοποίησε πολλές επιτυχημένες εκστρατείες για εμάς από τον Ιούλιο 2012 έως τον Ιανουάριο του 2018.

Η τεχνογνωσία σχεδίασης του λογισμικού σε συνδυασμό με το συνεργατικό και καινοτόμο πνεύμα της, την έκανε να γίνει ο εμπειρογνώμονας για τα πιο σημαντικά έργα μας. Έχει πάρει μόνο το Twitter μας από 1.000 έως πάνω από 52.000 μέσα σε μόλις τρεις μήνες, χρησιμοποιώντας στρατηγικές για το μέλλον. Ήταν προσανατολισμένη στις λεπτομέρειες, οργανωμένη και πάντα ανοιχτή σε εποικοδομητική ανατροφοδότηση, καθιστώντας τις επιχειρηματικές μας σχέσεις τόσο αβίαστες και ευχάριστες.

Προτείνω τη Michaela για κάθε ρόλο μέσω του οποίου μπορεί να συνεισφέρει την αξιοσημείωτη δημιουργικότητα και αφοσίωσή της. Εάν προσληφθεί, είμαι βέβαιος ότι θα πάρει τις προσπάθειες μάρκετινγκ σε νέα ύψη.

Εάν έχετε περαιτέρω απορίες, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου.

Χαιρετισμοί,

Λίζα Μουρ

Πότε πρέπει να γράψετε μια επιστολή συστάσεως

Ο υποψήφιος πρέπει να είναι κάποιος που γνωρίζετε αρκετά καλά και με τον οποίο εργάσατε πρόσφατα. Για παράδειγμα, πιθανότατα δεν μπορείτε να δώσετε μια σύσταση σε κάποιον με τον οποίο εργαστήκατε πριν από δέκα χρόνια ή με τον οποίο εργαστήκατε μόνο για ένα μήνα. Παρόλο που μπορεί να είναι δελεαστικό, θα βασίζεστε είτε σε παλιές είτε σε ανεπαρκείς πληροφορίες, οι οποίες μπορεί να είναι παραπλανητικές. Δεν υπάρχει τρόπος να γνωρίζετε. Έτσι, αν δεν μπορείτε να μιλήσετε πραγματικά με τις υπάρχουσες δεξιότητες κάποιου, παρακαλώ ευγενικά να απορρίψετε το αίτημά σας.

Πρέπει να γνωρίζετε τον υποψήφιο σε ένα ρόλο που σας επιτρέπει να γράφετε μια ουσιαστική αναφορά. Για παράδειγμα, αν έχετε δουλέψει με το άτομο ως ανεξάρτητος συγγραφέας, αλλά τώρα ξεκινάει μια επιχείρηση σκύλων με πεζοπορία, δεν μπορείτε να βεβαιώσετε τις δεξιότητές του σε μια άλλη σφαίρα.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι καλύτερο να μειωθεί και ίσως να προσφέρει συμβουλές για το ποιος θα έκανε έναν καλύτερο υποψήφιο. Εάν θέλει να ξεκινήσει ένα σκυλί περπατώντας τις επιχειρήσεις, θα πρέπει ήδη να έχει μια σταθερή πελατεία που μπορεί πραγματικά να εγγυηθεί για τις ικανότητές του.

Γράψτε το γράμμα μόνο αν μπορείτε να δώσετε ειλικρινά μια θετική αναφορά. Εάν δεν έχετε τίποτα θετικό να πείτε για την απόδοσή τους, κάντε το τίμιο πράγμα και πείτε ότι δεν μπορείτε να συνεισφέρετε. Εάν αισθάνεστε υποχρεωμένοι να δώσετε μια δικαιολογία γιατί:

1. Να είστε απόλυτα ειλικρινείς και να πείτε ότι δεν αισθάνεστε άνετα να γράφετε για λογαριασμό τους.
2. Πείτε ένα λευκό ψέμα όπως: "Δεν είμαι σε θέση να γράψω συστάσεις επιστολών".

Αν και μπορεί να αισθάνεστε αμήχανοι ή ένοχοι, εμπιστευθείτε τη διαίσθησή σας. Εξάλλου, μια μη αυθεντική επιστολή δεν θα εξυπηρετήσει ούτε τον αιτούντα ούτε τον πιθανό εργοδότη του καλά.

Προσέξτε τα γεγονότα

Μόλις συμφωνήσετε να γράψετε την επιστολή, κρατήστε την εστιασμένη και συμπεριλάβετε μόνο πληροφορίες που είναι πραγματικές και ειλικρινείς. Αποφύγετε να λέτε κάτι που είναι αυστηρά η γνώμη - μπορεί να λειτουργήσει ενάντια σε κάποιον που θεωρείται για μελλοντική απασχόληση και θα μπορούσε ενδεχομένως να έχει ως αποτέλεσμα νομικά προβλήματα για εσάς και την εταιρεία σας. Κάνοντας έναν υψηλό ισχυρισμό όπως "Louisa είναι ένας λαμπρός συγγραφέας", από μόνη της είναι επικίνδυνη.Θα πρέπει να είστε σε θέση να την υποστηρίξετε με εξωτερική αναγνώριση ή με βραβείο που έλαβε η δουλειά της. Αν δεν μπορείτε, μπορείτε να πείτε, "η Λουίζα παρήγαγε σταθερά μεγάλο περιεχόμενο για εμάς".

Στο ίδιο πνεύμα, αποφύγετε υπερβολικές και υπερβολικά θετικές δηλώσεις. Αν χτίσετε κάποιον πάρα πολύ, η επιστολή μπορεί να μην έχει βάρος με μελλοντικούς πελάτες ή εργοδότες.

Πώς να δομήσετε μια επιστολή αναφοράς

1. Εισαγάγετε τον εαυτό σας στην αρχική παράγραφο για να ρυθμίσετε τη θέση σας και τη σχέση σας με τον υποψήφιο. Αφήστε τον αναγνώστη να μάθει γιατί δικαιούστε να ετοιμάσετε μια τέτοια επιστολή.

2. Επιβεβαιώστε τα στοιχεία σχετικά με τον υποψήφιο και πού είναι επί του παρόντος απασχολούμενο (αν είναι):

• Ο τίτλος θέσης και η εταιρεία του ατόμου
• Πόσο καιρό συνεργαστήκατε με το άτομο
• Όταν συνεργαστήκατε με το άτομο, αν δεν το χρησιμοποιείτε σήμερα
• Η φύση της επιχειρηματικής σχέσης σας ή η ικανότητα στην οποία εργάστηκε με τον υποψήφιο.
• Προσφέρετε την κρίση σας για τις δεξιότητες και τις ιδιότητες του υποψηφίου σχετικά με τις επαγγελματικές υπηρεσίες τους. Δώστε έμφαση στα πιο πολύτιμα χαρακτηριστικά τους, όπως οι δεξιότητες γραφής, η επίλυση προβλημάτων ή η διαχείριση του χρόνου. Μπορείτε να αντλήσετε τυχόν εξαιρετικές ικανότητες, να δηλώσετε ότι θα τους αποκαταστήσετε ευτυχώς και να σημειώσετε συγκεκριμένα πώς οι επαγγελματικές υπηρεσίες τους ωφελήθηκαν εσείς και ο οργανισμός σας.

4. Χρησιμοποιήστε την τελευταία παράγραφο για να προσθέσετε τυχόν επιπλέον παραδείγματα ή ανέκδοτα όπως κρίνετε κατάλληλο.

5. Τέλος, κλείστε προσφέροντας απαντήσεις σε τυχόν περαιτέρω ερωτήσεις ή παροχή πληροφοριών παρακολούθησης.

Απαντήστε σε οποιεσδήποτε επόμενες ερωτήσεις

Η αποστολή μιας συσταλτικής επιστολής είναι ζωτικής σημασίας για έναν δυνητικό υποψήφιο ή έναν παροχέα υπηρεσιών και ακολουθώντας αυτή τη μορφή, θα δώσετε χρήσιμες πληροφορίες στον υποψήφιο πελάτη ή τον εργοδότη. Μπορεί να λάβετε μια απλή απάντηση "ευχαριστώ" ή μπορεί να ζητήσετε πιο λεπτομερείς ερωτήσεις σχετικά με τον αιτούντα. Σε κάθε περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι έχετε ανταποκριθεί αμέσως.