Γνωρίστε τους κανόνες της εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιχείρησής σας

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει τόσο δημοφιλές ώστε, σε ορισμένες περιπτώσεις, οι χρήστες το χρησιμοποιούν συχνότερα από το τηλέφωνο. Επειδή η γραπτή λέξη μπορεί τόσο εύκολα να παρανοηθεί, η κατανόηση της κατάλληλης εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι απαραίτητη στο επιχειρηματικό περιβάλλον.

Δυστυχώς, πολλοί άνθρωποι δεν καταλαβαίνουν πώς να χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προς όφελός τους και τα οφέλη που μπορεί να προσφέρει σε μια επιχείρηση συχνά χάνονται. Οι ακόλουθοι κανόνες εθιμοτυπίας για επαγγελματικούς ηλεκτρονικούς λογαριασμούς μπορούν να βοηθήσουν τους υπαλλήλους σας να συνθέτουν αποτελεσματικά και αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

01 Αποστολή μόνο σαφών και συνοπτικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ο πρώτος κανόνας της καλής εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να αποφύγετε τα μακροχρόνια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν εξωγενείς πληροφορίες και άσχετα γεγονότα. Προσέχετε στο θέμα που επικοινωνείτε και χρησιμοποιήστε όσο το δυνατόν λιγότερες λέξεις. Εάν χρειάζεστε μια απόφαση, ζητήστε το. Εάν χρειάζεστε πληροφορίες, ζητήστε το. Αν θέλετε κάποιον να κάνει κάποια ενέργεια, ζητήστε το. Μην κάνετε τους αναγνώστες σας να αναρωτιούνται γιατί τους επικοινωνείτε. Όταν συνθέτετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε το ως έργο άτυπου. Μην το καταστήσετε μυστήριο.

02 Χρησιμοποιείτε πάντα μια λογική γραμμή θεμάτων

Ποτέ μην αφήνετε τη γραμμή θέματος ενός μηνύματος κενή. Μια κενή γραμμή θέματος ενδέχεται να επισημάνει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία και ποτέ δεν θα φτάσει στον προορισμό του. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κενές γραμμές υποκειμένων συχνά συχνά παραβλέπονται, ιδιαίτερα εάν ο αποδέκτης που προορίζεται συνήθως λαμβάνει πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οποιαδήποτε δεδομένη ημέρα. Χρησιμοποιείτε πάντα μια γραμμή θέματος που αντικατοπτρίζει επαρκώς τα περιεχόμενα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Θα βοηθήσει τους παραλήπτες σας να ταξινομήσουν τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία τους πιο αποτελεσματικά και θα ενθαρρύνει την ταχύτερη απάντηση στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο.

03 Αποφύγετε τα εξαγόμενα μορφοποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Στείλτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε επαγγελματικές μορφές. Αποφύγετε πολύχρωμες γραμματοσειρές και εικόνες για φόντο. Αυτά τα ακουστικά μπορούν να αποσπούν την προσοχή του αναγνώστη ή να δυσκολεύουν να διαβάζουν το μήνυμα. Οποιεσδήποτε εικόνες φόντου προσθέτετε μπορεί να φουσκώσει το μέγεθος του αρχείου του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Αυτό μπορεί να αναγκάσει τους παραλήπτες με αργές συνδέσεις να περιμένουν ένα αγωνιώδη μεγάλο χρονικό διάστημα για να κατεβάσετε το μήνυμά σας. Οι εικόνες φόντου που προσθέτετε μπορεί να φουσκώσουν το μέγεθος του αρχείου του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Αυτό μπορεί να αναγκάσει τους παραλήπτες με αργές συνδέσεις να περιμένουν ένα αγωνιώδη πολύ χρόνο για να κατεβάσετε το μήνυμά σας.

Αν η επιχείρησή σας επιμένει ότι χρησιμοποιείτε συγκεκριμένο χαρτοπωλείο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να προβάλλετε συνεπή εμφάνιση και αίσθηση, επωφεληθείτε από αυτό. Το λογότυπο της εταιρείας και η γραμμή υπογραφής μπορούν να προβάλλουν μια επαγγελματική εικόνα στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας.

04 Αποστολή έγκαιρων απαντήσεων

Μην κάνετε τους ανθρώπους να περιμένουν έγκαιρες απαντήσεις στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους. Απαντήστε αμέσως με ένα σαφές, συνοπτικό μήνυμα. Εάν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για να ερευνήσετε μια απάντηση ή να συγκεντρώσετε περισσότερες πληροφορίες, ενημερώστε τον αποστολέα του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου όταν μπορεί να περιμένει μια απάντηση.

05 Χρησιμοποιήστε Εργαλεία Απάντησης Out-of-Office

Εάν πρόκειται να βρίσκεστε μακριά από το γραφείο και δεν μπορείτε να διαβάσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, χρησιμοποιήστε το εργαλείο εκτός γραφείου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να απαντήσετε αυτόματα σε όποιον προσπαθεί να επικοινωνήσει μαζί σας. Βεβαιωθείτε ότι η αυτόματη απάντησή σας επιτρέπει στους αποστολείς να γνωρίζουν πότε μπορούν να αναμένουν να λάβουν απάντηση.

06 Μην φωνάξετε τον λύκο με σημαίες υψηλής προτεραιότητας

Τα περισσότερα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σάς επιτρέπουν να επισημάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως "Υψηλή προτεραιότητα" ή "Rush". Μην κάνετε αυτήν την προεπιλεγμένη σας σημαία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Χρησιμοποιήστε το με φειδώ ή οι παραλήπτες σας θα αγνοήσουν τη σημαία προτεραιότητας. Όταν στέλνετε τελικά ένα πραγματικά σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν θα πάρει την προσοχή που του αξίζει.

07 Εξετάστε εάν είναι απαραίτητη η "Απάντηση όλων"

Μην κάνετε ενστικτώδη κλικ στο κουμπί "Απάντηση σε όλους" για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει πολλούς αποστολείς ή παραλήπτες. Εξετάστε το θέμα και αποφασίστε ποιος πρέπει να διαβάσει την απάντησή σας. Η συνεχής ανταπόκριση σε όλους χωρίς λόγο θα σας κερδίσει γρήγορα μια φήμη ως "επιχειρηματικό spammer", και οι άνθρωποι ενδέχεται να αρχίσουν να αγνοούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας εντελώς.

08 Ξεχωριστοί λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις και προσωπικό

Εκτός εάν πρόκειται για κατάσταση έκτακτης ανάγκης, μην χρησιμοποιείτε ποτέ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της επιχείρησής σας για προσωπική αλληλογραφία. Ακόμη και αν έχετε την δική σας επιχείρηση, είναι καλή ιδέα να έχετε δύο ξεχωριστούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα σας επιτρέψει να δώσετε προτεραιότητα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να διατηρείτε μη συνδεδεμένα προσωπικά μηνύματα έξω από το επιχειρηματικό δίκτυο.

09 Χρήση επαγγελματικών ονομάτων λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Χρησιμοποιήστε το δικό σας όνομα ως μέρος οποιασδήποτε επιχειρησιακής διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα [email protected] ή [email protected]. Αποφύγετε τα ψευδώνυμα, τις λαβές, τα μόνιμα ή τις σκοτεινές αναφορές. Για παράδειγμα, μην χρησιμοποιείτε [email protected] ή [email protected].

10 Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το καλύτερο για αυτή την απάντηση;

Μην χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως το μοναδικό σας εργαλείο επικοινωνίας. Δεν είναι όλα τα μηνύματα κατάλληλα για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και θα υπάρξουν στιγμές κατά τις οποίες ένα σύντομο τηλεφώνημα ή μια σύντομη επίσκεψη γραφείου μπορεί να είναι ένας πιο αποτελεσματικός τρόπος για τη μετάδοση ενός μηνύματος. Συνάντηση ή ομιλία μέσω του τηλεφώνου μπορεί να εισαγάγει ένα ανθρώπινο στοιχείο στις αλληλεπιδράσεις και αυτό μπορεί να κάνει όλη τη διαφορά όταν προσπαθείτε να εξηγήσετε κάτι ή θέλετε να πείσετε κάποιον να αναλάβει δράση.

11 Να είστε ευαίσθητοι και προσβάσιμοι

Ποτέ μην χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να τερματίσετε μια σχέση ή μια σύμβαση. Στην επαγγελματική επαγγελματική αλληλογραφία, συμπεριλάβετε πάντα μια γραμμή υπογραφής που παρέχει εναλλακτικούς τρόπους επικοινωνίας μαζί σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να συμπεριλάβετε τον αριθμό γραφείου, φαξ και κινητού τηλεφώνου σας και τη διεύθυνση αλληλογραφίας του γραφείου σας.

12 Αποφύγετε την αποστολή μαζικών συνημμένων στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Ποτέ δεν γνωρίζετε πώς ή πού ο παραλήπτης σας θα έχει πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τους. Οι κινητές συσκευές ενδέχεται να ξεκινήσουν τη λήψη του αρχείου πριν ζητήσουν από τον χρήστη να επιβεβαιώσει τη λήψη. Θα μπορούσε να διαρκέσει πολύ και να καταναλώσει το εύρος ζώνης που πρέπει να πληρώσει ο παραλήπτης. Διατηρήστε το συνδυασμένο μέγεθος των συνημμένων κάτω από 50MB.

Αν πρέπει να στείλετε ένα μεγάλο αρχείο, επικοινωνήστε πρώτα με τους παραλήπτες και ρωτήστε πώς θα ήθελαν να λάβουν το αρχείο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία μεταφοράς αρχείων για να στείλετε το αρχείο.

13 Σκέψου πριν στείλεις αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τέλος, αφιερώστε μια στιγμή και σκεφτείτε τι έχετε γράψει πριν πιέσετε το κουμπί "αποστολή". Είναι κάτι που δεν πρέπει να σταλεί σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Είναι προσωπικής φύσης και δεν είναι κατάλληλη η χρήση του συστήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας; Μήπως γράψατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ ήταν θυμωμένος και περιελάμβανε αποσπάσματα που μπορεί να λυπηθείτε αργότερα; Αν ναι, πατήστε το πλήκτρο "διαγραφή".