Λίστα συντονιστών εγκατάστασης συντονιστών εγκατάστασης

Οι περισσότεροι χώροι είναι εξοικειωμένοι με τις πιέσεις που προκύπτουν από το συντονισμό πολλαπλών γεγονότων σε σύντομο χρονικό διάστημα. Εξάλλου, η επιχείρησή τους εξαρτάται από την παροχή ποιοτικών υπηρεσιών και κάθε εκδήλωση είναι μια ευκαιρία να παρουσιάσουν τις δεξιότητές τους τόσο σε προγραμματιστές εκδηλώσεων όσο και σε συμμετέχοντες. Η πιο κρίσιμη στιγμή όμως έρχεται πριν από την παράσταση αρχίζει ακόμα, όταν ο πελάτης περπατάει στο αίθουσα συμποσίων για την οργάνωση. Αυτή τη στιγμή ο τόνος θα οριστεί για το υπόλοιπο της ημέρας. Αυτό είναι ένα μάθημα που έμαθα γρήγορα ως συντονιστής του χώρου, και αργότερα ανέπτυξα τη δική μου λίστα ελέγχου για να διατηρήσω τους πελάτες ικανοποιημένους (και κατειλημμένους) κατά τη διάρκεια της περιόδου ρύθμισης που ήταν γεμάτος άγχος.

Έχετε τα κάρρα σας έτοιμα

Το πρώτο πράγμα που θα θέλει ο πελάτης σας είναι να αποσυσκευάσει όλα τα αναλώσιμα συμβάντων του από το όχημά του. Αυτό μπορεί να είναι ένα δύσκολο έργο, ειδικά εάν η κατάσταση στάθμευσης είναι δύσκολο να πλοηγηθεί. Φανταστείτε κάποιον που περπατάει στο χώρο σας με ένα φορτίο βαριών κιβωτίων - ποιο είναι το πρώτο πράγμα που θα αναζητήσουν; Η απάντηση είναι βέβαια ένα καροτσάκι ή οτιδήποτε άλλο που θα ελαφρύνει το φορτίο τους και θα καταστήσει πολύ πιο εύκολη τη δυσοίωνη εργασία εκφόρτωσης. Έχοντας τα καροτσάκια σωστά όταν περπατούν στον χώρο είναι ένας εύκολος τρόπος για να τους κάνουν να νιώσουν, «παραμένουν» μόλις εμφανίζονται.

Προετοιμάστε τους πίνακες εγγραφής

Στη συνέχεια, στη λίστα με τα πράγματα που πρέπει να κάνετε για τους περισσότερους πελάτες, γίνεται η διαδικασία εγγραφής. Αυτό σημαίνει ότι ο χώρος σας πρέπει να διαθέτει όλα τα στοιχεία καταχώρισης πριν από την άφιξή τους. Αυτό περιλαμβάνει όλα τα τραπέζια, τις καρέκλες, τα ηλεκτρικά και τα πλαϊνά. Η οργάνωση ετικετών ονομάτων και υλικών check-in θα καταναλώνει πολύ χρόνο για τους υπεύθυνους σχεδιασμού εκδηλώσεων και δεν θα πρέπει να περιμένουν να λάβετε αυτά τα απλά πράγματα για να ξεκινήσουν.

Έχουν όλα τα δωμάτια και τα σεντόνια

Ο καθορισμός όλων των τραπεζιών και καρέκλες στο χώρο της εκδήλωσης μπορεί προφανώς να πάρει κάποιο χρόνο. Ας ελπίσουμε ότι, αν έρχεστε από ένα προηγούμενο συμβάν, έχετε πει στον πελάτη εκ των προτέρων πότε πρέπει να περιμένετε να ρυθμιστούν όλα τα στοιχεία του δωματίου. Αν ο πελάτης σας περπατήσει σε ένα δωμάτιο με δεκάδες εργαζόμενους που προσπαθούν να αποθέσουν τραπέζια και καρέκλες, πιθανότατα θα πανικοβληθούν. Στην ιδανική περίπτωση, η ομάδα λειτουργιών σας θα έχει τα πάντα σετ με τα σεντόνια, ώστε οι σχεδιαστές να μπορούν να ξεκινήσουν να τοποθετούν κεντρικά στοιχεία, στοιχεία δημοπρασίας κ.λπ.

Αποκτήστε όλα τα σήματα νωρίς

Ακριβώς επειδή ο επικεφαλής προγραμματιστής ξέρει πώς να πλοηγηθεί στο κτίριο δεν σημαίνει ότι το συνεργείο υποστήριξής του. Μπορείτε να εξοικονομήσετε πολλούς περιττές ταλαιπωρίες ενημερώνοντας την σήμανση εντός του κτιρίου σας μόλις αρχίσει η περίοδος ρύθμισης. Λάβετε υπόψη ότι οι πωλητές όπως οι ανθοπωλεία και οι DJ πρέπει επίσης να γνωρίζουν πού να πάνε. Αυτά είναι όλα τα πράγματα για να αναθεωρήσετε με τον πελάτη σας πριν από την εκδήλωση ημέρα, αλλά είναι επίσης απαραίτητο να κοιτάξει έξω για την μεγάλη ημέρα.

Αναθεωρήστε τα BEO και τα τιμολόγια

Και πάλι, πιθανότατα έχετε στείλει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτά τα έγγραφα αρκετές φορές κατά τη διάρκεια των ημερών που προηγήθηκαν της εκδήλωσης, αλλά ποτέ δεν πονάει να τις αναθεωρήσετε μια τελευταία φορά. Παρόλο που ο χρόνος εγκατάστασης είναι ταραχώδης, πρέπει να χαράξετε 15 λεπτά για να δείτε τα έγγραφα αυτά μαζί. Οι συντονιστές του χώρου θα πρέπει να έχουν ένα πακέτο έτοιμο για τον πελάτη τους, το οποίο περιλαμβάνει το BEO, το διάγραμμα δωματίων και το μελλοντικό τιμολόγιο. Πολύ λίγοι έμπειροι σχεδιαστές θα μεταβιβάσουν την ευκαιρία να αναθεωρήσουν αυτές τις κρίσιμες εργασίες.

Εισαγωγές

Φροντίστε να φέρει τα μέλη-κλειδιά της ομάδας σας στον πελάτη σας για επίσημη εισαγωγή.Αυτός ο κατάλογος περιλαμβάνει τον υπεύθυνο τροφοδοσίας, τον καπετάνιο συμποσίου, τον υπεύθυνο λειτουργίας και τον συντονιστή ήχου / εικόνας. Σκεφτείτε εξ ονόματος του πελάτη σας κατά την παρουσίαση της ομάδας - υπάρχουν κάποιες λεπτομέρειες που πρέπει να συζητηθούν πρόσωπο με πρόσωπο με την ομάδα διαχείρισης; Η εκκίνηση μιας σύντομης συνομιλίας είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να επισημανθεί ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε περιοχή.

Αυτή η σύντομη λίστα ελέγχου των στοιχείων ρύθμισης συμβάντος θα προχωρήσει πολύ προς την κατεύθυνση της διατήρησης του πελάτη σας ευτυχής κατά την άφιξη. Ως κύριος εκπρόσωπος του χώρου σας, είναι πάντα καλύτερο να δώσετε στους πελάτες τον αριθμό κινητού σας τηλεφώνου σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά ενώ εργάζεστε στο γραφείο σας. Θυμηθείτε, θα μπορούσαν να απογοητευτούν αν χρειάζονται κάτι, αλλά θα είναι ακόμα πιο απογοητευμένοι αν δεν μπορούν να βρουν κανέναν να τους βοηθήσει!