Βοηθός διοίκησης ή εκτελεστικός γραμματέας

Τόσο οι εκτελεστικοί γραμματείς όσο και οι διοικητικοί βοηθοί παρέχουν προηγμένη διοικητική υποστήριξη σε ένα ή δύο στελέχη ή διαχειριστές. Αυτό που χωρίζει αυτές τις θέσεις από άλλες γραφειοκρατικές και συνήθεις εργασίες γραφείου είναι το επίπεδο ευθύνης και εμπιστευτικότητας που συνδέονται με αυτές.

Εκτός από τις βασικές λειτουργίες γραφείου, ο εκτελεστικός γραμματέας ή ο βοηθός διοίκησης είναι επίσης υπεύθυνος για τη σύνταξη ή την προετοιμασία εκθέσεων, την οργάνωση και τον προγραμματισμό συνεδριάσεων, την επισκόπηση των εισερχόμενων μηνυμάτων για τον προσδιορισμό της σημασίας τους, την προετοιμασία των ημερησίων συνεδριάσεων, την έρευνα, την προετοιμασία αλληλογραφίας και την επίβλεψη και την κατάρτιση των υπαλλήλων γραφείου κατώτερου επιπέδου.

Αυτοί οι ρόλοι μπορεί να απαιτούν διαφορετικά επίπεδα εμπειρίας και να έχουν οποιονδήποτε από αυτούς τους παρόμοιους τίτλους εργασίας:

• Βοηθός διαχειριστή εισαγωγής
• Διοικητική Βοηθός
• Ανώτερος διοικητικός βοηθός
• Εκτελεστικός Γραμματέας
• Ανώτερος εκτελεστικός γραμματέας
• Διευθυντής γραφείου
• Ανώτερος Διευθυντής Γραφείου

Σημείωση: Οι θέσεις νομικού και ιατρικού βοηθού είναι εντελώς διαφορετικές και απαιτούν ειδική εκπαίδευση που απαιτείται στο επάγγελμα στο οποίο εργάζονται.

Διαφορές μεταξύ εκτελεστικών γραμματέων και διοικητικών βοηθών

Οι ρόλοι των εκτελεστικών γραμματέων και των διοικητικών βοηθών έχουν σημαντικές αλληλεπικαλύψεις και οι διαφορές στους ρόλους ποικίλλουν ανάλογα με τον οργανισμό.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο εκτελεστικός γραμματέας επικεντρώνεται σε περισσότερα διοικητικά καθήκοντα στην υπηρεσία μιας συγκεκριμένης, μικρής ομάδας στελεχών ή στελεχών, όπως προγραμματισμός συναντήσεων, προγραμματισμός ταξιδιών, χειρισμός γραπτών επικοινωνιών και ακόμη και λογιστικής.

Ένας βοηθός διοίκησης μπορεί να επικεντρωθεί περισσότερο σε εργασίες επιχειρησιακών λειτουργιών και να αναλάβει περισσότερο έναν ηγετικό ρόλο γραφείου σε ορισμένες δυνατότητες, δημιουργώντας ατζέντες για συναντήσεις ή συνέδρια, διαχειρίζοντας τους προϋπολογισμούς και χειρίζοντας τις χρεώσεις του πωλητή. Οι διοικητικοί βοηθοί ενδέχεται να υποχρεωθούν να έχουν μια πιο εξειδικευμένη εκπαίδευση σε ορισμένες περιπτώσεις όπου η διαχείριση των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων είναι κρίσιμη.

Βασικές Δεξιότητες Εργασίας

Τόσο οι εκτελεστικοί γραμματείς όσο και οι διοικητικοί βοηθοί έχουν ένα βασικό σύνολο δεξιοτήτων εργασίας που είναι απαραίτητες για τους αντίστοιχους ρόλους τους. Αυτά περιλαμβάνουν εξαιρετικές οργανωτικές δεξιότητες, άριστες ικανότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας, καθώς και μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια και τον επαγγελματισμό. Πρέπει να διαθέτουν τεχνική επάρκεια με εργαλεία αυτοματισμού γραφείου, όπως τα βασικά λογισμικά όπως το Microsoft Word, το Excel και το PowerPoint, καθώς και εργαλεία λογιστικής όπως το QuickBooks.

Εκτελεστικός γραμματέας ή βοηθός διοίκησης σε ένα μικρό γραφείο

Σε ένα μικρό γραφείο, οι ευθύνες ενός εκτελεστικού γραμματέα ή ενός διοικητικού βοηθού συνήθως εκτελούνται από μια ποικιλία υπαλλήλων γραφείου. Κάποια δουλειά μπορεί πράγματι να γίνει από τα στελέχη της ίδιας της εταιρείας και οι ρόλοι του διοικητικού βοηθού ή του εκτελεστικού γραμματέα μπορεί να περιλαμβάνουν μεγαλύτερη ποικιλία ευθυνών όπως απαιτείται στον μικρότερο οργανισμό.

Εκτελεστικό Γραμματέα ή Διοικητικό Βοηθό σε Μεσαίο Γραφείο

Καθώς αυξάνεται το μέγεθος μιας επιχείρησης, αυξάνεται η ανάγκη για ένα ιδιαίτερα οργανωμένο άτομο που μπορεί να εκτελέσει μια μεγάλη ποικιλία εργασιών. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για στελέχη που εκτελούν εταιρίες που απαιτούν υψηλά επίπεδα εμπιστευτικότητας και ακεραιότητας για την επιχείρηση που διεξάγεται.

Εκτελεστικός Γραμματέας ή Διοικητικός Βοηθός σε Μεγάλο Γραφείο

Είναι κοινό για ένα μεγάλο γραφείο να έχει αρκετούς εκτελεστικούς γραμματείς ή / και διοικητικούς βοηθούς. Σε αυτό το μέγεθος της εταιρείας, είναι συνήθως απαραίτητο να έχει κάποιος διευθυντής γραφείου να συντονίζει το προσωπικό που εξυπηρετεί τα στελέχη της εταιρείας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας διοικητικός βοηθός θα συνοδεύει το διοικητικό συμβούλιο σε επαγγελματικά ταξίδια, προκειμένου να βοηθήσει με τις ρυθμίσεις των συναντήσεων, τον προγραμματισμό και άλλα σημαντικά οργανωτικά καθήκοντα.