Βήματα για μια πιο παραγωγική μέρα εργασίας

Στον σημερινό ενθουσιώδη χώρο εργασίας, η μείωση του μεγέθους και η αύξηση του φόρτου εργασίας μας ανάγκασαν να δουλέψουμε πιο έξυπνα. Ο Tim Kehl, ειδικός εξισορρόπησης εργασίας-προσωπικής ζωής που εδρεύει στο Madison του Wisconsin, προσφέρει αυτές τις συμβουλές για το πώς να εργάζεται έξυπνα και να είναι πιο αποτελεσματική.

Η υιοθέτηση του σωστού συνδυασμού πρακτικών διαχείρισης χρόνου μπορεί να μειώσει το άγχος και να σας εξοικονομήσει μέχρι μια ώρα την ημέρα, σύμφωνα με τον Kehl. Ακολουθούν οι συμβουλές του για το πώς θα φτάσετε εκεί.

Χρησιμοποιήστε τεχνολογία

Δεν μπορείτε να είστε πιο παραγωγικοί εάν είστε αποδιοργανωμένοι και περιστοιχισμένοι από ακαταστασία. Ξεφορτωθείτε αυτούς τους τυχαίους σωρούς χαρτιών και αυτοκόλλητων σημειώσεων και αντί αυτού χρησιμοποιήστε ένα απλό ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης.

Πολλά προγράμματα λογισμικού μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανώσετε ένα ευρύ φάσμα στοιχείων πελατών και προϊόντων, επιτρέποντας γρήγορη και εύκολη πρόσβαση. Επίσης, σκεφτείτε να υιοθετήσετε ένα προσωπικό πρόγραμμα προγραμματισμού που σας επιτρέπει να διατηρείτε ένα ημερολόγιο, λίστες υποχρεώσεων, σχέδια εργασίας και έναν κατάλογο επαφών.

Ομαδοποιήστε τα εισερχόμενα μηνύματα

Ο συνεχής έλεγχος και η απάντηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, του τηλεφωνητή σας και άλλων μηνυμάτων διακόπτει μόνο το μυαλό σας. Μπορεί να παρεμποδίσει την παραγωγικότητα, ειδικά σε θέσεις εργασίας που απαιτούν δημιουργική, καινοτόμο ή στρατηγική σκέψη.

Μάθετε να απαντάτε στα εισερχόμενα μηνύματα σε παρτίδες και να εξετάζετε τις εξετάσεις τους μόνο τρεις ή τέσσερις φορές την ημέρα - εκτός αν, βεβαίως, η διατήρηση πάνω τους είναι αναπόσπαστο μέρος της δουλειάς και της παραγωγικότητάς σας. Ακόμα και τότε, προσπαθήστε να προγραμματίσετε τους χρόνους για να κάνετε check in και να παραμείνετε σαφής διαφορετικά.

Χρησιμοποιήστε την αρχή "Do, Delegate, Delete, or File" για την αντιμετώπιση ηλεκτρονικών μηνυμάτων, επιστολών, λογαριασμών, μηνυμάτων κειμένου, φωνητικών μηνυμάτων και άλλων αιτημάτων.

Χρόνος πτώσης-Πλύσιμο

Ο μεγάλος χρόνος χάνεται από την αναβολή, την "πολυάσχολη δουλειά", την επίσκεψη σε ιστοσελίδες που αποσπούν την προσοχή - ειδικά σε δικτυακούς τόπους κοινωνικών μέσων - στην περιττή συζήτηση, την υπερβολική επεξεργασία των αναφορών και την αλληλεπίδραση με συνηθισμένους συναδέλφους.

Επικεντρωθείτε στα καθήκοντα και τις δραστηριότητες που πραγματικά "μετακινούν τη βελόνα" της επιχείρησης και μειώστε ή εξαλείψτε εκείνους που δεν το κάνουν.

Πάρτε συχνές μίνι-διακοπές

Ακόμη και οι πιο πολυάσχολοι άνθρωποι πρέπει να καθαρίσουν το μυαλό τους και να τεντώσουν τα πόδια τους ξανά και ξανά. Πάρτε πέντε με 10 λεπτά μακριά από το γραφείο σας ή εργάζεστε περιοδικά. Πάρτε μια βιαστική βόλτα έξω, αν μπορείτε. Κάντε μερικές ασκήσεις stretching ή περπατήστε πάνω και κάτω τις σκάλες μερικές φορές. Πίνουν νερό. Φάτε ένα υγιεινό σνακ.

Βγαίνοντας από τη δουλειά σας σύντομα θα χαλαρώσετε το σώμα σας και θα αναζωογονήσετε το μυαλό σας. Ίσως ακόμη και να διαπιστώσετε ότι είστε λιγότερο χαλασμένοι όταν επιστρέψετε σπίτι μετά από ώρες.

Αντιπρόσωπος, Αντιπρόσωπος, Αντιπρόσωπος

Δεν χρειάζεται να τα κάνετε όλα. Πραγματικά. Άλλοι άνθρωποι είναι αρκετά ικανοί να χειριστούν μερικά από τα καθήκοντα που γενικά διατηρείτε για τον εαυτό σας.

Εξετάστε ποια καθήκοντα θα μπορούσατε να μοιραστείτε με άλλους, στη συνέχεια ξεκινήστε σιγά-σιγά να χωρίσετε μερικές από αυτές τις ευθύνες. Θα σας επιτρέψει να εστιάσετε στα στοιχεία υψηλής προτεραιότητάς σας παρέχοντας παράλληλα στους συνεργάτες σας την ευκαιρία να αναπτυχθούν και να λάμπουν.

Μάθετε να λέτε όχι

Είναι τόσο μικρή λέξη που είναι τόσο δύσκολο να το πω. Όταν κάποιος σας ζητάει να κάνετε κάτι που δεν είναι το πάθος ή η προτεραιότητά σας, παραβλέψτε ευγενικά αλλά σταθερά. Θυμηθείτε ότι η λέξη όχι σε ένα πράγμα σας δίνει την ελευθερία να πείτε ναι σε κάτι άλλο που είναι πιο ικανοποιητικό και αξίζει τον χρόνο και τις δεξιότητές σας.

Σταματήστε να επιδιώξετε την τελειότητα

Θα το πάτε σπάνια ούτως ή άλλως και είναι σχεδόν πάντα περιττό.Ο τελειοφιλία μπορεί να οδηγήσει σε μικροδιαχείριση, φτωχές σχέσεις με συναδέλφους, αργοπορία, χαμηλή παραγωγικότητα, κατάθλιψη, άγχος και άγχος.

Οι πιο επιτυχημένοι άνθρωποι είναι εκείνοι που είναι ικανοποιημένοι όταν μια δουλειά γίνεται καλά. Εξασφαλίζουν την ανάγκη τους για τελειότητα για τα λίγα πραγματικά σημαντικά πράγματα.

Να γνωρίζετε πότε να ζητήσετε βοήθεια

Αν είστε συγκλονισμένοι στη δουλειά και σας προκαλεί αδικαιολόγητο άγχος, μην υποφέρετε σιωπηλά. Βάλτε την εικόνα Superwoman / Superman και εξηγήστε την κατάστασή σας στο αφεντικό ή τον προϊστάμενό σας. Ανεπιθύμητες καταστάσεις εργασίας μπορεί συνήθως να μετριαστούν, αλλά θα χρειαστεί κάποια βεβαιότητα από μέρους σας.

Εάν μια ισορροπημένη ζωή συνεχίζει να σας ξεφεύγει ή αντιμετωπίζετε χρόνιο άγχος, μιλήστε με έναν επαγγελματία όπως ένας σύμβουλος, ένας εργαζόμενος ψυχικής υγείας ή ένας κληρικός. Επωφεληθείτε από τις υπηρεσίες που προσφέρει το Πρόγραμμα Υποστήριξης Εργαζομένων (Employee Assistance Programme) (ΕΑΠ) εάν είναι διαθέσιμο σε εσάς.

Επιτρέποντας τη ζωή σας να συντρίψει την εβδομάδα μετά την εβδομάδα, μήνα μετά το μήνα, μπορεί να οδηγήσει σε σοβαρά σωματικά, ψυχικά και κοινωνικά προβλήματα. Να είστε θετικοί και να γνωρίζετε ότι υπάρχουν λύσεις στα προβλήματά σας, αλλά πρέπει να ζητήσετε βοήθεια.