Τι είναι το έντυπο I9; Πληροφορίες για εργοδότες

Οι εργοδότες που προσλαμβάνουν εργαζόμενους έχουν αρκετούς νόμους για να συμμορφωθούν, συμπεριλαμβανομένων των νόμων περί μετανάστευσης. Ένας νόμος, ο νόμος για τη μεταρρύθμιση και τον έλεγχο της μετανάστευσης (1986), απαιτεί από τους εργοδότες να επαληθεύουν την επιλεξιμότητα για εργασία όλων των μισθωτών. Ο εργαζόμενος ορκίζεται στην εγκυρότητα των πληροφοριών με την προσκόμιση εγγράφων και ο εργοδότης επιβεβαιώνει την εξέταση των εγγράφων του υπαλλήλου. Οι εργοδότες υποχρεούνται να τηρούν το έντυπο σε περίπτωση επιθεώρησης.

Όλες οι νέες προσλήψεις πρέπει να συμπληρώσουν αυτήν τη φόρμα, συμπεριλαμβανομένων των πολιτών των ΗΠΑ. Κάθε νέα μίσθωση πρέπει να παρέχει κατάλληλη τεκμηρίωση (1) ταυτότητας και (2) επιλεξιμότητας για την απασχόληση.

Το έντυπο I-9 είναι επίσης η βάση για περαιτέρω επαλήθευση από τον εργοδότη, χρησιμοποιώντας το σύστημα E-Verify.

Πώς λειτουργεί η διαδικασία φόρμας I-9

Ο νέος υπάλληλος βεβαιώνει ότι είναι νόμιμα επιλέξιμος για εργασία στις Η.Π.Α. και ότι τα έγγραφα που είναι αποδεκτά για την επαλήθευση της επιλεξιμότητας για την απασχόληση είναι έγκυρα. Πρέπει να εξετάσετε τα έγγραφα και να βεβαιώσετε την πεποίθησή σας ότι είναι έγκυρα. Το πρόσωπο πρέπει να παράσχει είτε: 1) έγγραφο που να αποδεικνύει την ταυτότητα και την επιλεξιμότητα, όπως ένα δελτίο διαβατηρίου ή μόνιμης κατοικίας ("πράσινο") ή 2) ένα έγγραφο που πιστοποιεί την ταυτότητα (π.χ. άδεια οδήγησης) (κάρτα κοινωνικής ασφάλισης).

Όλες οι πληροφορίες εξηγούνται στο έγγραφο I-9.

Πώς να ολοκληρώσετε τη φόρμα I-9

Έχετε στο χέρι αντίγραφα του εντύπου I-9 πριν αρχίσετε να προσλαμβάνετε τον πρώτο υπάλληλό σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε την πιο πρόσφατη έκδοση της φόρμας I-9. Η τρέχουσα μορφή, με ημερομηνία λήξης 31/3/2016, πρέπει να χρησιμοποιείται από τους εργοδότες για να επαληθεύσει την απασχόληση μετά τις 7 Μαΐου 2013.

Αντίγραφα του εντύπου I-9 (μορφή PDF) διατίθενται από την ιστοσελίδα της US Customs and Immigration Services (USCIS). Αυτή η φόρμα μπορεί να συμπληρωθεί στο διαδίκτυο και στη συνέχεια να εκτυπωθεί για υπογραφές.

Το έντυπο I-9 πρέπει να ολοκληρωθεί κατά τη στιγμή της μίσθωσης και εσείς (ο εργοδότης) πρέπει να τηρείτε όλα τα έντυπα I-9 για όλους τους υπαλλήλους. Αν το έντυπο συμπληρωθεί εντελώς και έχετε αποδεχθεί έγγραφα που παρουσιάζονται από τον υπάλληλο, μπορείτε να πυροβολήσετε τον εργαζόμενο αν διαπιστώσετε ότι ο υπάλληλος παρέπεμψε εσφαλμένα την κατάθεσή του ή εάν τα έντυπα που υποβλήθηκαν από τον υπάλληλο διαπιστώθηκε ότι δεν είναι έγκυρα .

Ολοκλήρωση του Τμήματος 1 - Πληροφορίες και βεβαίωση υπαλλήλων

Τμήμα 1 συμπληρώνεται από τον εργαζόμενο. Ο υπάλληλος πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα, το πατρικό όνομα, τη διεύθυνση και την ημερομηνία γέννησης. Ο υπάλληλος θα πρέπει να περιλαμβάνει τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης, αλλά ο αριθμός αυτός είναι προαιρετικός εκτός εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί το σύστημα E-Verify.

Ο υπάλληλος τότε βεβαιώνει το καθεστώς του - ένα από τα ακόλουθα:

• Πολίτης των Ηνωμένων Πολιτειών
• Μη υπήκοος υπήκοος των Ηνωμένων Πολιτειών
• Νόμιμος μόνιμος κάτοικος (συμπεριλαμβανομένου του αλλοδαπού #)
• Αλλοδαπός εξουσιοδοτημένος να εργάζεται (συμπεριλαμβανομένου του αλλοδαπού # ή της εισδοχής #) έως (συμπεριλάβετε την ημερομηνία λήξης, εάν ισχύει)

Κάποιος μπορεί να βοηθήσει τον υπάλληλο για την ολοκλήρωση του Τμήματος 1 του Εντύπου I-9. ο Πιστοποίηση Preparer ή / και Μεταφραστή θα πρέπει να συμπληρωθεί από τον βοηθό. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εκτυπώσει το όνομα και τη διεύθυνση του βοηθού.

Ολοκλήρωση της ενότητας 2: Ανασκόπηση και επαλήθευση εργοδότη

Τομέας 2συμπληρώνεται από τον εργοδότη. Πρέπει να ελέγξετε τα έγγραφα που είναι απαραίτητα για να επαληθεύσετε τόσο την ταυτότητα όσο και την επαγγελματική επιλεξιμότητα του εργαζομένου. Σημειώστε ότι τα έγγραφα της λίστας Α, όπως το διαβατήριο των Η.Π.Α., επαληθεύουν ταυτόχρονα την ταυτότητα και την εργασιακή επιλεξιμότητα. Τα έγγραφα στον κατάλογο Β επαληθεύουν την ταυτότητα και τα έγγραφα στον κατάλογο Γ επαληθεύουν την επιλεξιμότητα εργασίας.Πρέπει να έχετε ένα έγγραφο από ΚΑΘΕ από τη λίστα B και τη λίστα C αν δεν έχετε ένα έγγραφο από τη λίστα Α.

Αποδεκτά έγγραφα

Στο έντυπο I-9 περιλαμβάνεται κατάλογος αποδεκτών εγγράφων. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αποδεκτά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των παραδειγμάτων εγγράφων, στο εγχειρίδιο USCIS για τους εργοδότες.

Μια σημείωση σχετικά με τις κάρτες κοινωνικής ασφάλισης: Δεν μπορείτε να δεχτείτε μια πλαστικοποιημένη κάρτα κοινωνικής ασφάλισης ή μια κάρτα κοινωνικής ασφάλισης που δηλώνει ότι "δεν ισχύει για λόγους απασχόλησης". Οι εκτυπώσεις από τη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης που δείχνουν πληροφορίες κοινωνικής ασφάλισης για έναν υπάλληλο δεν είναι αποδεκτές αντικαταστάσεις για μια Κάρτα Κοινωνικής Ασφάλισης.

Τα έγγραφα που υποβάλλονται σε εσάς για επαλήθευση πρέπει να συμφωνούν με την κατάσταση επιλεξιμότητας που πιστοποιείται από τον υπάλληλο. Αν τα έγγραφα που σας παρουσιάζονται δεν συμφωνούν με την κατάσταση που πιστοποιείται από τον εργαζόμενο, δεν μπορείτε να τα δεχτείτε. Για παράδειγμα, εάν ένας υπάλληλος βεβαιώσει ότι είναι πολίτης των ΗΠΑ, αλλά σας δείχνει μια "πράσινη κάρτα", δεν μπορείτε να αποδεχτείτε το έγγραφο.

Ημερομηνίες λήξης των εγγράφων

Ορισμένα έγγραφα, όπως ένα διαβατήριο ή άδεια εργασίας, έχουν ημερομηνίες λήξης. Τα έγγραφα που έχουν λήξει δεν είναι αποδεκτά για επαλήθευση. Εάν ένα έγγραφο λήξει στο μέλλον, θα πρέπει να το δεχτείτε, αλλά σημειώστε την ημερομηνία λήξης στο σύστημα φύλαξης αρχείων των υπαλλήλων σας. Εάν ένα έγγραφο λήξει και ο υπάλληλος δεν προσκομίσει νέο έγγραφο που να δείχνει μια μελλοντική ημερομηνία λήξης, ο εν λόγω υπάλληλος δεν μπορεί πλέον να εργαστεί στις ΗΠΑ. Εάν η εταιρεία σας επιθεωρηθεί, ενδέχεται να σας επιβληθούν πρόστιμα και κυρώσεις για τη συνέχιση της απασχόλησής του .

Μόνο πρωτότυπα έγγραφα

Όλα τα έγγραφα που υποβάλλονται πρέπει να είναι πρωτότυπα. Φωτοτυπίες δεν είναι αποδεκτές. Εάν έχετε μια ερώτηση σχετικά με το αν ένα έγγραφο είναι αντίγραφο, αναζητήστε σφραγίδα ή σφραγίδα από κυβερνητική υπηρεσία των ΗΠΑ ή από κρατική, νομαρχιακή ή δημοτική οντότητα.

Αν ένα έγγραφο έχει διαφορετικό όνομα από το όνομα που δίνεται από τον υπάλληλο στο I-9, υποβάλτε ερωτήσεις. Ελαφρές διαφορές ορθογραφίας των ονομάτων είναι αποδεκτές εφόσον το έγγραφο φαίνεται να είναι γνήσιο και σχετίζεται με το άτομο.

Αφού ελέγξετε τα έγγραφα και κάνετε εύλογο προσδιορισμό ότι είναι και τα δύο (α) γνήσια (όχι αντίγραφα ή αμφισβητήσιμα με άλλο τρόπο) και (β) αφορούν τον υπάλληλο που ονομάζεται, πρέπει να βεβαιώσετε με ποινή ψευδορκίας ότι από όσα γνωρίζετε , ο εργαζόμενος είναι εξουσιοδοτημένος να εργάζεται στις ΗΠΑ Συμπεριλάβετε την ημερομηνία που ο υπάλληλος άρχισε να εργάζεται για την εταιρεία σας. Σημειώστε, ημερομηνία, εκτυπώστε το όνομα και τον τίτλο σας και συμπεριλάβετε τη διεύθυνση της εταιρείας.

Ενότητα 3 Ενημέρωση και επανεξέταση

Η ενότητα 3 χρησιμοποιείται για την ενημέρωση πληροφοριών σχετικά με έγγραφα που έχουν λήξει και επιτρέπει την προσθήκη νέας ημερομηνίας λήξης εγγράφου στη φόρμα.

Κρατώντας αντίγραφα των εγγράφων

Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί το σύστημα E-Verify, κρατήστε φωτοαντίγραφα όλων των εγγράφων. Αν δεν χρησιμοποιείτε το E-Verify, δεν χρειάζεται να φυλάσσετε αντίγραφα των εγγράφων. Εάν κρατάτε αντίγραφα, κάντε αυτό για ΟΛΟΥΣ τους υπαλλήλους.

Πού να πάρετε τα έντυπα I-9

Μπορείτε να λάβετε τα έντυπα από την ιστοσελίδα της Υπηρεσίας Τελωνείων και Μετανάστευσης των ΗΠΑ. Μπορείτε επίσης να στείλετε ηλεκτρονικά το αίτημά σας στο [email protected].

Ανακοίνωση κατά των διακρίσεων στο έντυπο I-9

Το έντυπο I-9 περιέχει αυτή τη δήλωση κατά των διακρίσεων:

Είναι παράνομο να γίνεται διάκριση σε άτομα που έχουν εξουσιοδοτηθεί για εργασία. Οι εργοδότες ΔΕΝ επιτρέπουν να προσδιορίσουν τα έγγραφα που θα δεχθούν από έναν υπάλληλο. Η άρνηση να προσληφθεί ένας ιδιώτης επειδή τα έγγραφα έχουν μελλοντική ημερομηνία λήξης μπορεί επίσης να αποτελεί παράνομη διάκριση.