Σχέδιο εναντίον διαχείρισης ανθρώπων

Η διαχείριση έργων και η διαχείριση / εποπτεία απαιτούν πολλές από τις ίδιες δεξιότητες και ικανότητες. Ωστόσο, οι θέσεις εργασίας είναι ανόμοιες με την εξουσία και την τεχνική τους πείρα. Και οι δύο παρουσιάζουν ενδιαφέροντα και προκλητικά μονοπάτια σταδιοδρομίας για όσους έχουν ηγετικές, επικοινωνιακές και οργανωτικές ικανότητες.

Δεξιότητες που απαιτούνται για αποτελεσματική διαχείριση

Και οι δύο κλάδοι απαιτούν ισχυρές ηγετικές ικανότητες. Οι υπεύθυνοι του έργου και οι εποπτικές αρχές οδηγούν τις ομάδες να επιτύχουν κοινούς στόχους και, για να είναι ηγέτης, οι άνθρωποι πρέπει να ακολουθήσουν. Οι εργασίες δεν γίνονται όταν τα μέλη της ομάδας δεν γεμίζουν τους ρόλους τους και όλοι απογοητεύονται και ενώ τα άτομα μπορεί να αντιμετωπίσουν πειθαρχικές ενέργειες, οι ηγέτες είναι εκείνοι των οποίων οι θέσεις εργασίας κινδυνεύουν περισσότερο όταν χάνονται οι στόχοι.

Ένας συνηθισμένος συγγραφέας σχετικά με τους διαχειριστές του έργου είναι ότι δαπανούν το 90% του χρόνου τους επικοινωνώντας. Ο έλεγχος της κατάστασης μιας εργασίας που ένα μέλος έχει δεσμευτεί να ολοκληρώσει, να γράψει εκθέσεις κατάστασης και να πραγματοποιήσει συναντήσεις είναι μόνο μερικές από τις ευθύνες που έχουν οι διαχειριστές. Οι επόπτες ορίζουν επίσης τις προσδοκίες με το προσωπικό τους, συλλέγουν πληροφορίες και αναφέρουν το έργο της ομάδας

Οι οργανωτικές δεξιότητες είναι σημαντικές για τους διαχειριστές και τους επιβλέποντες του έργου. Οι διαχειριστές του έργου τείνουν να είναι σχεδιαστές από τη φύση που ευδοκιμούν για την κατάρτιση ενός σχεδίου και την εκτέλεση του. Έχουν ακόμη σχέδια στο πλαίσιο σχεδίων όπως ένα σχέδιο επικοινωνίας στο πλαίσιο της δομής κατανομής εργασιών ενός έργου. Οι επόπτες πρέπει να παρακολουθούν τι κάνουν τα μέλη του προσωπικού τους. Οι υπεύθυνοι εποπτείας εξασφαλίζουν ότι όλοι εργάζονται για τα σωστά πράγματα την κατάλληλη στιγμή. Αντιμετωπίζουν το έργο των μεμονωμένων συντελεστών για να βοηθήσουν τις προσπάθειές τους να είναι πιο χρήσιμες για την απασχόληση των επιχειρήσεων, μη κερδοσκοπικού ή κυβερνητικού οργανισμού.

Χρησιμοποιώντας την κατάλληλη μόχλευση για την ολοκλήρωση των εργασιών

Εξουσία - Οι διαχειριστές του έργου δεν έχουν διαχειριστική εξουσία στα μέλη της ομάδας τους, ενώ οι επόπτες μπορούν να μισθώνουν, να πυροβολούν, να πειθαρχούν και να υποχρεώνουν το προσωπικό τους να ακολουθεί εντολές. Χωρίς την απειλή της δράσης του προσωπικού στην πίσω τσέπη τους, Αυτή η δυναμική απαιτεί από τους ηγέτες του έργου να έχουν άριστες διαχειριστικές δεξιότητες. Χορηγηθεί, οι επόπτες θα πρέπει σπάνια να απειλούν τη δράση του προσωπικού, αλλά έχουν την ικανότητα και πολλές φορές αυτό είναι αρκετό για να απειλήσει.

Ενώ οι διαχειριστές έργων δεν μπορούν να πυροδοτήσουν τα μέλη της ομάδας του έργου για κακή απόδοση, έχουν τρόπους να κρατούν τα μέλη της ομάδας υπεύθυνα. Στο μπροστινό μέρος ενός έργου, ένας υπεύθυνος έργου συνεργάζεται με τους επόπτες για να κερδίσουν τη δέσμευση από αυτούς για το πόσο χρόνο και προσπάθεια αναμένεται από το προσωπικό τους που θα συμμετάσχει στο έργο. Όταν οι διαχειριστές και οι επόπτες του έργου βρίσκονται στην ίδια σελίδα από αυτή την άποψη, είναι ευκολότερο για τους διαχειριστές έργων να περιγράψουν πώς ένα μέλος της ομάδας του έργου δεν συμβάλλει κατάλληλα.

Το πρώτο ένστικτο ενός διευθυντή του έργου δεν είναι να μεταβεί στον επόπτη ενός μέλους της ομάδας όταν παρουσιαστεί κάποιο πρόβλημα. Οι διαχειριστές του έργου δημιουργούν μηχανισμούς για την ανάληψη ευθύνης από τα μέλη της ομάδας. Οι τακτικές συνεδριάσεις κατάστασης, στις οποίες τα μέλη της ομάδας δεσμεύονται να εκτελούν καθήκοντα εντός συγκεκριμένων χρονικών πλαισίων, βοηθούν τα μέλη της ομάδας να κρατούν το ένα το άλλο υπεύθυνο. Ένας διαχειριστής έργου δεν θέλει να είναι ο μόνος που καλεί τους ανθρώπους σε χαμένες προθεσμίες και κακή ποιότητα παραδόσεων.

Όταν αποτύχουν όλα τα υπόλοιπα, ένας υπεύθυνος έργου λαμβάνει βοήθεια από έναν ανάδοχο του έργου. Αυτό το άτομο έχει την οργανωτική επιρροή για να κάνει πράγματα που ούτε ένας διευθυντής έργου ούτε ένας συνηθισμένος επιβλέπων μπορεί να κάνει. Ένας χορηγός του έργου μπορεί να πάει πάνω από έναν επόπτη για να αφαιρέσει ένα μέλος της ομάδας του έργου ή να εκπαιδεύσει για καλύτερη απόδοση.

Εξειδίκευση - Κάτι που κάνει τους διαχειριστές του έργου να προσεγγίσουν το έργο τους διαφορετικά από τους επόπτες είναι ότι ένας διαχειριστής έργου δεν είναι αναγκαστικά ειδικός στο αντικείμενο ενός έργου, ενώ οι επόπτες είναι ειδικοί σε θέματα προσωπικού. Ένας διαχειριστής έργου είναι ένας εμπειρογνώμονας σε διαδικασίες διαχείρισης έργων που συγκεντρώνει ειδικούς με διαφορετικό προσόντα για την επίτευξη των στόχων ενός έργου.

Η ομάδα του έργου επιλύει τα προβλήματα και τα θέματα ενός έργου. Ο διαχειριστής του έργου παρέχει δομή στην ομάδα για να το πράξει. Ένας προϊστάμενος είναι πιο συμμετοχικός στη διαμόρφωση επιχειρηματικών λύσεων, διότι συχνά διαθέτει παρόμοιο βαθμό εμπειρογνωμοσύνης στο θέμα όπως το προσωπικό του / της.