Συμβουλές για την πρόσληψη του Best Planner Event ή του Παραγωγού

Η πρόσληψη ενός σχεδιαστή ή παραγωγού εξωτερικών εκδηλώσεων δεν χρειάζεται να είναι ένα αποθαρρυντικό έργο, αλλά θα πρέπει να σιγουρευτείτε ότι περνάτε το χρόνο προμηθεύοντας τους καλύτερους σχεδιαστές γεγονότων και εξετάζοντάς τους προσεκτικά προτού δεσμευθείτε σε ένα για την εκδήλωση της εταιρείας σας.

Υπάρχουν μεταβλητές που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν κάνετε την επιλογή σας. Αυτά περιλαμβάνουν τον στόχο της εκδήλωσής σας, τον προϋπολογισμό με τον οποίο εργάζεστε, τον λόγο για εξωτερική πρόσληψη και τους διαθέσιμους υποψηφίους για την εργασία και ευτυχώς υπάρχουν μερικοί εξαιρετικοί πόροι που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι εταιρείες για να επιλέξουν τον καλύτερο προγραμματιστή ή παραγωγό γεγονότων συμβάλλουν στη δημιουργία της εταιρικής τους εκδήλωσης.

Χρησιμοποιήστε τον παρακάτω οδηγό για να προσδιορίσετε αν χρειάζεστε ή όχι ένα πρόγραμμα σχεδιασμού συμβάντων για το επόμενο συμβάν της εταιρείας σας και αν το κάνετε, πώς να επιλέξετε τον καλύτερο υποψήφιο για την εργασία.

Προσδιορίστε τον στόχο του συμβάντος σας και την ανάγκη σχεδιασμού συμβάντων

Οι περισσότεροι άνθρωποι πιστεύουν ότι η πρόσληψη ενός εξωτερικού προγραμματιστή εκδηλώσεων ή του καταστήματος αρχίζει με τον καθορισμό του προϋπολογισμού του γεγονότος, αλλά η αλήθεια είναι ότι είναι πιο σημαντικό να ξεκινήσετε με τον ορισμό του γιατί θέλετε να πραγματοποιήσετε ένα γεγονός στην πρώτη θέση. Πριν προσεγγίσετε έναν εξωτερικό ή εσωτερικό πόρο που θα σας βοηθήσει να σχεδιάσετε το συμβάν αυτό, θέλετε να είστε σε θέση να μοιραστείτε τους σημαντικούς στόχους του γεγονότος. Απαντήστε στις σχετικές σας ερωτήσεις σχετικά με το ποιος, τι, πού, πότε, γιατί και πώς - θα υπάρχει αρκετός χρόνος για να γίνουν προσαρμογές αργότερα.

Μόλις ορίσετε τους στόχους σας, θα αρχίσουν να εμφανίζονται μερικές σαφείς ιδέες σχετικά με το θέμα και το μήνυμα που θέλετε να μεταφέρετε στην εκδήλωσή σας, αλλά το πιο σημαντικό είναι ότι θα θέλετε να καθορίσετε ποιες δραστηριότητες και υπηρεσίες χρειάζεστε για να χειριστείτε τον εξωτερικό πόρο εκ μέρους σου.

Θα θελήσετε να καθορίσετε ποιος προϋπολογισμός έχετε για έναν προγραμματιστή και αν θα σας βοηθήσει να επιλέξετε τον τόπο, να δημιουργήσετε τα μενού και να κάνετε συστάσεις σχετικά με τις επιλογές τροφίμων και ποτών, τα ηχεία πηγής και την ψυχαγωγία, να είστε επιτόπια για τις ανάγκες της ημέρας παραγωγής, και / ή να βοηθήσετε στη δημιουργία σημαντικών εγγράφων επικοινωνίας όπως προσκλήσεις και λίστα προσκεκλημένων. Αν σχεδιάζετε μόνοι σας την εκδήλωση και εξακολουθείτε να έχετε κάποια από αυτές τις ανάγκες μη ικανοποιημένες, πιθανότατα θα θελήσετε να προσλάβετε έναν προγραμματιστή εκδηλώσεων για να διαχειριστείτε αυτά τα καθήκοντα και ευθύνες.

Χρησιμοποιήστε τις Τοπικές πηγές για να βρείτε ένα πιστοποιημένο πρόγραμμα συμβάντων

Συχνά, οι άνθρωποι πιστεύουν ότι από στόμα σε στόμα είναι ο καλύτερος τρόπος για να προσλάβετε έναν προγραμματιστή εκδηλώσεων για το πάρτι επετείου, την επαγγελματική συνάντηση πρωινού, την υποχώρηση του Σαββατοκύριακου ή άλλο τύπο εκδήλωσης και, ενώ σίγουρα βοηθάει, αυτό πιθανώς δεν είναι η πιο αποτελεσματική προσέγγιση.

Αν προσπαθείτε να βρείτε τον καλύτερο προγραμματιστή εκδηλώσεων για την εκδήλωσή σας, είναι καλύτερο να διερευνήσετε κάποιον που έχει εμπειρία και έχει ισχυρή φήμη στην κοινότητα σχεδιαστών εκδηλώσεων. Από στόμα σε στόμα παρέχει μια ευκαιρία για εύκολη πώληση για έναν προγραμματιστή που θέλει να βρει νέους πελάτες, αλλά η φήμη των ομοτίμων είναι πολύ αποτελεσματική.

Ανεξάρτητα από το αν πρόκειται για κοινωνική εκδήλωση ή εταιρική συνάντηση, γενικά, οι κανόνες της πρόσληψης ενός σχεδιαστή εκδηλώσεων ή ενός καταστήματος παραμένουν οι ίδιοι: θέλετε να προσλάβετε κάποιον που έχει πείρα στη δημιουργία του τύπου εκδήλωσής σας.

Εξετάστε τα κεφάλαια των επαγγελματικών ομάδων μελών ή ελέγξτε με το εθνικό ή το τοπικό κεφάλαιο του συνεδρίου Professional Professionals International, της Διεθνούς Εταιρείας Ειδικών Εκδηλώσεων, του Εθνικού Συνδέσμου Διευθυντών Catering. Είναι επίσης σημαντικό να μάθετε ποιος δημοσιεύει άρθρα στον κλάδο του.

Εάν θέλετε να μάθετε ποιος έχει φήμη για την παροχή υπηρεσιών ή εμπειρογνωμοσύνης σε μια συγκεκριμένη αγορά, επικοινωνήστε με το τοπικό συνέδριο και το γραφείο επισκεπτών, καθώς πολλοί σχεδιαστές εκδηλώσεων είναι ενεργά μέλη και διατηρούν επίσης σχέσεις με τοπικά εμπορικά επιμελητήρια. Ένας άλλος τρόπος για να πηγή εμπειρογνώμονες είναι να φτάσετε στο τμήμα πωλήσεων συμβάσεων ξενοδοχείων-θα μοιραστώ μαζί σας που εμπιστεύονται.

Συνεντεύξεις και συζητήσεις για τις ανάγκες των εκδηλώσεων με τους αιτούντες

Οι περισσότεροι σχεδιαστές εκδηλώσεων θα είναι πρόθυμοι να ακούσουν για το συγκεκριμένο γεγονός, αλλά θα τους δώσουν σύντομες λεπτομέρειες και θα επικεντρωθούν λίγο περισσότερο στην εμπειρία τους στον αρχικό γύρο συνεντεύξεων, κατά τη διάρκεια του οποίου θα πρέπει να μειώσετε τον αριθμό των υποψηφίων μέχρι το τρεις ισχυρότεροι υποψήφιοι.

Στη συνέχεια, θα πρέπει να ζητήσετε από κάθε υπεύθυνο διοργάνωσης εκδηλώσεων ή από την επιχείρησή του να μοιραστούν πληροφορίες σχετικά με την επιχείρησή τους, την εμπειρία τους με παρελθόντα γεγονότα και τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζουν ενδεχόμενες περιστάσεις, δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή στον τρόπο ανταπόκρισης του αιτούντος και σε τυχόν επακόλουθες ερωτήσεις για την εταιρεία σας, την εκδήλωση ή τους στόχους της.

Οι καλοί σχεδιαστές θα σας οδηγήσουν σε μια συζήτηση για να μάθετε τους γενικούς στόχους, το χρονοδιάγραμμα, τον προϋπολογισμό, τον αριθμό των επισκεπτών και τις προσωπικές σας προτιμήσεις. Οι καλοί σχεδιαστές θα σας κάνουν ερωτήσεις σχετικά με τον οργανισμό σας και θα μάθετε τους στόχους σας και το συγκεκριμένο γεγονός σας - αναζητήστε αυτά τα σημάδια κατά τη συνέντευξη για να βρείτε υποψηφίους που ξεχωρίζουν από τα υπόλοιπα.

Παρόλο που δεν είναι πάντα δυνατό να συναντήσετε κάποιον προσωπικά κατά τον πρώτο γύρο συνεντεύξεων, ειδικά εάν το πρόγραμμά σας είναι εκτός πόλης, αυτό μπορεί να είναι ένα κρίσιμο βήμα στην επιλογή του σωστού σχεδιαστή ή παραγωγού για την εκδήλωση και την εταιρεία σας.

Οι συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο προσφέρουν γνώση πέρα ​​από την εμπειρία ή την εμπειρία ενός σχεδιαστή στην αναφορά του / της με την ομάδα της εταιρείας σας που θα βοηθήσει στη δημιουργία αυτού του γεγονότος - θα θελήσετε να επιλέξετε έναν υποψήφιο που όχι μόνο έχει ένα πολύ καλό ιστορικό δημιουργώντας ποιοτικά γεγονότα, αλλά και κάποιον που παίρνει μαζί με την ομάδα σας.

Προσαρμογή των επιλογών και πραγματοποίηση μιας επιλογής

Δεν είναι αρκετά καλό να ακολουθήσετε το ένστικτό σας, τις συμβουλές των φίλων σας ή ακόμη και τους συναδέλφους και τους συναδέλφους σας ή την προσωπική συνάντηση μόνο - αυτή είναι η εκδήλωσή σας και το όνομα σου και τη φήμη σας θα συσχετιστεί με αυτό - θα πρέπει επίσης να ελέγξετε τις αναφορές των υποψηφίων σας. Να είστε βέβαιος να ρωτήσετε για τα ονόματα των πελατών με τους οποίους έχουν ήδη εργαστεί οι υποψήφιοι, αλλά και να ανακαλύψετε την ιστορία κάθε σχεδιαστή για να βρείτε γεγονότα που ενδεχομένως δεν έχει αναφέρει - ίσως να μάθετε ότι έσπασε μερικά γεγονότα με έναν συγκεκριμένο πελάτη που δεν έκανε να μην κάνει το βιογραφικό του.

Αφού επαληθεύσετε ότι ένας υποψήφιος συνεργάστηκε καλά με την εταιρεία σας, επιδεικνύει εμπειρογνωμοσύνη στον τομέα και έχει αρκετά καλή κατανόηση του γεγονότος που θέλετε να παράγετε μαζί του, ήρθε η ώρα να περιορίσετε την επιλογή σας σε μία και να ακούσετε τις ιδέες του / της σχετικά με την εκδήλωση. Με βάση τους στόχους και τις ιδέες σας, ένας καλός σχεδιασμός εκδηλώσεων θα σας παρουσιάσει ένα σχέδιο που θα σας βοηθήσει να επιτύχετε το θέμα σας - εάν είναι μια ιδιωτική βραδιά και δείπνο για μια οικεία ομάδα ανθρώπων, ο σχεδιαστής θα πρέπει να έρχεται σε σας με ιδέες που περιλαμβάνουν πολλά τις λεπτομέρειες για το πρόγραμμά σας.

Σε αυτό το σημείο, ο προγραμματιστής εκδηλώσεων θα πρέπει να σας παρουσιάσει ιδέες που θα σας κάνουν να αισθανθείτε σαν να έχετε πάρει τον προϋπολογισμό σας και να διπλασιάσετε την αξία του. Θα πρέπει να είναι εμφανές με τον τρόπο που βάζουν το όραμά τους για το γεγονός σας.

Συγκρίνοντας τον προϋπολογισμό σας με το πρόγραμμα σχεδιασμού συμβάντος

Με βάση τους στόχους της εκδήλωσής σας, είναι δυνατό να δημιουργήσετε μια γενική αίσθηση του ποσού που θα κοστίσει για διάφορα στοιχεία του προγράμματος σας, τα οποία θα διαφέρουν ανάλογα με το είδος της εκδήλωσης που φιλοξενείτε και τι περιλαμβάνει. Πολλοί άνθρωποι που διοργανώνουν μια εκδήλωση για πρώτη φορά τείνουν να πέσουν στην παγίδα της θέλησης να σχεδιάσουν ένα γεγονός σαμπάνιας σε έναν προϋπολογισμό για την μπύρα, γι 'αυτό πολλοί άνθρωποι θα στραφούν προς τον σχεδιασμό εκδηλώσεων για βοήθεια.

Ένας ιδανικός υποψήφιος θα πάρει τον προϋπολογισμό που τους παρουσιάζετε και θα το μετατρέψετε σε κάτι μαγικό, αλλά αυτές οι ιδέες θα έρθουν σε τιμή και είναι σημαντικό να ζητήσετε από τον αρμόδιο για το σχεδιασμό να αποκαλύψει όλα τα έξοδα του και τις πιθανές πηγές του πώς αυτές οι αμοιβές θα καλυφθούν και θα ενσωματωθούν στο συνολικό προϋπολογισμό - οι χρεώσεις για τον προγραμματιστή εκδηλώσεων θα διαφέρουν από τον προγραμματιστή στον προγραμματιστή ή την εταιρεία εκδηλώσεων στην εταιρεία εκδηλώσεων.

Ανάλογα με τη φύση της εκδήλωσής σας, θα σας ζητηθεί να παράσχετε καταθέσεις, γραφειοκρατία και συμβόλαια στον προγραμματιστή εκδηλώσεων και στους χώρους και τις υπηρεσίες που προσφέρουν. Είναι ένας απόλυτα αποδεκτός τρόπος χειρισμού των επιχειρήσεων, αλλά η καλύτερη συμβουλή σε αυτό το σημείο είναι να αναζητήσετε επαγγελματικές συμβουλές και να μην υπογράψετε ποτέ σύμβαση που δεν έχει εξεταστεί από τον δικό σας νομικό σύμβουλο - ειδικά όταν πρόκειται για ιδιώτες οι οποίοι ενδέχεται να μην έχουν ίδιους πόρους μιας μεγάλης επιχείρησης.

Μείνετε με τον προγραμματιστή σας και είστε έτοιμοι να πυρπολήσετε και να ξανακάνετε

Οι περισσότερες κακές ιστορίες που συμβαίνουν σχετικά με τον προγραμματισμό εκδηλώσεων είναι συνήθως αποτέλεσμα της έλλειψης παρακολούθησης. Ο προγραμματισμός εκδηλώσεων απαιτεί τον αποτελεσματικό συντονισμό της εφοδιαστικής και την αναβολή αυτής σε ένα τρίτο πρόσωπο μπορεί να αντισταθεί αν ο διοργανωτής εκδηλώσεων που έχετε προσλάβει δεν είναι πλήρως υπεύθυνος για τους στόχους και τους στόχους της εταιρείας σας για το γεγονός.

Για το λόγο αυτό, εσείς ως διαχειριστής προσλήψεων θα πρέπει να συνεργαστείτε στενά με το σχεδιαστή ή παραγωγό για να διασφαλίσετε ότι όλα τα στοιχεία της παραγωγής θα σβήσουν χωρίς να ανατραπεί - από το να βεβαιωθείτε ότι οι χώροι και οι προμηθευτές είναι έτοιμοι για την εκδήλωση, πωλητή πριν και μετά. Δεν πρέπει να πούμε ότι οι περισσότεροι σχεδιαστές εκδηλώσεων δεν εκπληρώνουν τις υποσχεμένες υπηρεσίες τους. αυτό σημαίνει απλώς ότι πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η εφοδιαστική έχει επιβεβαιωθεί.

Εάν όλα πάνε όπως έχει προγραμματιστεί, θα έχετε ένα επιτυχημένο γεγονός και έναν εξαιρετικό πόρο σχεδιασμού εκδηλώσεων για το μέλλον, αλλά εάν η διαδικασία σχεδιασμού δεν εκτελείται ομαλά για τις γραπτώς συμφωνημένες υπηρεσίες, τότε είναι σημαντικό να ελέγξετε εάν το έργο είναι μια καλή προσαρμογή με το σχεδιαστή.

Ενώ είναι λογικό να είστε υπομονετικοί και να εργάζεστε μέσω της εφοδιαστικής και τυχόν παρεξηγήσεις κατά μήκος του τρόπου, αν δεν λαμβάνετε τις υπηρεσίες που θέλετε, τότε θα πρέπει να είστε έτοιμοι να πραγματοποιήσετε κάποιες σοβαρές συζητήσεις. Εάν πρέπει, να είστε έτοιμοι να πυροβολήσετε έναν κακό σχεδιασμό και να έχετε μια επιλογή δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ανά πάσα στιγμή.