Πώς μπορώ να αφαιρέσω το κινητό μου τηλέφωνο ως επιχειρηματικό έξοδο;

Για αρκετά χρόνια, το IRS αντιμετώπισε τα έξοδα κινητής τηλεφωνίας για επιχειρήσεις και εργαζομένους ως μέρος μιας κατηγορίας περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης που ονομάζεται εισηγμένη περιουσία. Αυτή η κατηγορία περιουσιακών στοιχείων περιλαμβάνει περιουσιακά στοιχεία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν τόσο για προσωπικούς όσο και για επιχειρηματικούς σκοπούς, οπότε το IRS απαιτούσε λεπτομερέστερη τήρηση αρχείων εκ μέρους των επιχειρήσεων προκειμένου να διαχωριστεί η χρήση των κινητών τηλεφώνων ως έκπτωση των επιχειρηματικών εξόδων από προσωπική χρήση.

Μια διάταξη του Small Business Jobs Act του 2010 αφαίρεσε τα κινητά τηλέφωνα από την κατηγορία των εισηγμένων ακινήτων.

Τα κινητά τηλέφωνα είναι ένα ωφέλιμο περιθώριο

Παρόλο που το IRS αφαιρούσε κινητά τηλέφωνα από την αναφερόμενη κατηγορία ιδιοκτησίας, δεν απέβλεπε το κόστος κινητού τηλεφώνου από την κατηγορία των περιθωριακών παροχών. Οι περισσότερες επιχειρήσεις αυτές τις μέρες απαιτούν από τους εργαζόμενους που ταξιδεύουν ή που βρίσκονται σε διευθυντικές θέσεις να έχουν κινητά τηλέφωνα.

Αλλά πόσο από τη χρήση κινητού τηλεφώνου είναι προσωπική και είναι αυτή η προσωπική χρήση φορολογητέο όφελος για τον εργαζόμενο; Το IRS λέει ότι ένα κινητό τηλέφωνο που παρέχεται από τον εργοδότη είναι ένα ωφέλιμο πλεονέκτημα για τον εργαζόμενο και η αξία του τηλεφώνου, συμπεριλαμβανομένου τόσο του κόστους τηλεφώνου όσο και των μηνιαίων τελών, φορολογείται στον υπάλληλο, εκτός εάν μπορεί να αποδειχθεί ότι το τηλέφωνο είναι χρησιμοποιείται κυρίως για επιχειρηματικούς σκοπούς. (Εσωτερικό Δελτίο Εσόδων 2011-38)

Αλλά το IRS λέει επίσης ότι "όταν ένας εργοδότης παρέχει έναν υπάλληλο με ένα κινητό τηλέφωνο κυρίως για … επιχειρηματικούς λόγους, η επιχειρηματική και προσωπική χρήση του κινητού τηλεφώνου είναι γενικά μη προσβάσιμη στον υπάλληλο. Το IRS δεν θα απαιτεί την τήρηση αρχείων για επαγγελματική χρήση για να λάβει αυτή τη φορολογική απαλλαγή. "

Τα κινητά τηλέφωνα ως κατάσταση εργασίας ωφελούνται

Το IRS καλεί τα κινητά τηλέφωνα ως "λειτουργική προϋπόθεση", δηλαδή "οποιαδήποτε περιουσία ή υπηρεσίες που παρέχονται σε υπάλληλο του εργοδότη στο βαθμό που, αν ο εργαζόμενος πληρώσει για τέτοια περιουσία ή υπηρεσίες, η πληρωμή αυτή θα ήταν επιτρεπτή ως αφαίρεση "ως τακτικό και αναγκαίο επιχειρηματικό έξοδο. Ως ωφέλιμη προϋπόθεση για εργασία, η προσωπική χρήση των εργαζομένων δεν επηρεάζει την ικανότητα της επιχείρησης να αφαιρεί το κόστος κινητής τηλεφωνίας που σχετίζεται με τις επιχειρήσεις, ούτε φορολογείται στον εργαζόμενο ως ωφέλιμο περιθώριο.

Πρώτον, πρέπει να καθιερωθεί ο κύριος επιχειρηματικός σκοπός, προκειμένου τα έξοδα που σχετίζονται με την επιχείρηση να εκπέσουν στην επιχείρηση και να αποφευχθεί η φορολόγηση της προσωπικής χρήσης του τηλεφώνου που έχει χορηγηθεί από τον εργοδότη στον εργαζόμενο. Η μη επαγγελματική χρήση του κινητού τηλεφώνου είναι δεν εκπίπτουν ως επιχειρηματικό έξοδο της εταιρείας.

Εάν ζητάτε από τους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν κινητά τηλέφωνα για επαγγελματικούς σκοπούς, η προσωπική χρήση του υπαλλήλου αντιμετωπίζεται για φορολογικούς σκοπούς ως ελάχιστη παροχή, όπως ορίζεται από το IRS. Αυτή η διάταξη IRS ισχύει για τη χρήση κινητού τηλεφώνου που έχει παραχωρηθεί από τον εργοδότη μετά τις 31 Δεκεμβρίου 2009.

Επιχειρηματικούς σκοπούς για κινητά τηλέφωνα

Το "απλό και απαραίτητο" καθορίζεται από το IRS και ισχύει για κινητά τηλέφωνα με συγκεκριμένους τρόπους. Ένα παράδειγμα που χρησιμοποιεί το IRS για να περιγράψει τους "επιχειρηματικούς σκοπούς" είναι η απαίτηση από τον εργοδότη για επικοινωνία με τον υπάλληλο κατά τις μη εργάσιμες ώρες. Το IRS λέει ότι η παροχή του κινητού τηλεφώνου για λόγους "ηθικής ή καλής θέλησης", η προσέλκυση νέου υπαλλήλου ή η παροχή πρόσθετης αποζημίωσης σε έναν υπάλληλο δεν θεωρείται "επιχειρηματικός σκοπός" και δεν αποκλείει το κινητό τηλέφωνο από το να είναι ένα περιθώριο κέρδους.

Διατηρήστε τις καλές εγγραφές στη χρήση κινητού τηλεφώνου

Λαμβάνοντας τα κινητά τηλέφωνα από την απαριθμούμενη κατηγορία ιδιοκτησίας δεν σημαίνει ότι μπορείτε να αγνοήσετε το θέμα της διατήρησης καλών αρχείων για την προσωπική χρήση των κινητών τηλεφώνων. Πρέπει να είστε σε θέση να αποδείξετε ότι το τηλέφωνο χρησιμοποιήθηκε κυρίως για επιχειρηματικούς σκοπούς.

Τι να κάνω μετά

Για να αποφύγετε ζητήματα φορολογικού ελέγχου και να συμμορφώνεστε με τους νόμους σχετικά με τη χρήση κινητού τηλεφώνου σε επιχειρήσεις, συζητήστε το ζήτημα με τον φορολογικό σας σύμβουλο. Μερικά μέτρα που μπορεί να θέλετε να εξετάσετε:

• Περιορίστε τα κινητά τηλέφωνα μόνο σε εκείνους τους υπαλλήλους που πρέπει να τους έχουν να εκτελούν σωστά τα καθήκοντά τους, όπως εξωτερικοί αντιπρόσωποι πωλήσεων, διαχειριστές που ταξιδεύουν συχνά και στελέχη.
• Κρατήστε τα αρχεία καταγραφής κυττάρων εργαζομένων για να επαληθεύσετε τη χρήση της επιχείρησης Αν αυτό είναι δαπανηρό, βρείτε έναν τρόπο πρόσβασης σε ηλεκτρονικά αρχεία καταγραφής κινητών τηλεφώνων μέσω του φορέα σας, οπότε μπορείτε να τα ανακτήσετε εάν είναι απαραίτητο.
• Απαιτήστε ότι οι εργαζόμενοι με κινητά τηλέφωνα που παρέχονται από την εταιρεία να έχουν άλλο κινητό τηλέφωνο για προσωπική χρήση.