Πώς να γράψετε αιτήματα για RFP και RFQs

Τώρα που έχετε αναλύσει τις επιχειρηματικές σας απαιτήσεις και ολοκληρώσετε την αναζήτηση προμηθευτή σας, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε το κρέας και τις πατάτες της διαδικασίας επιλογής προμηθευτή. Μια καλά γραπτή αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP) ή αίτηση υποβολής προσφοράς (RFQ) είναι το κλειδί για την επιλογή του καλύτερου προμηθευτή στην καλύτερη τιμή για την εταιρεία σας. Η γραφή είτε δεν είναι δύσκολη αν κατανοήσετε τους στόχους και τη λειτουργία του εγγράφου.

Αποφασίστε ποιο να γράψετε

Ενα RFP χρησιμοποιείται εάν η ποιότητα, η εξυπηρέτηση ή το τελικό προϊόν θα είναι διαφορετικά από κάθε πωλητή που ανταποκρίνεται.

Ενα RFQ χρησιμοποιείται για εμπορεύματα, απλές υπηρεσίες ή απλά / απλά κομμάτια με ελάχιστο ή καθόλου περιθώριο για διαφοροποίηση προϊόντων ή υπηρεσιών μεταξύ ανταποκριτών προμηθευτών. Τα σημεία διαπραγμάτευσης θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν χρονοδιαγράμματα παράδοσης, επιλογές συσκευασίας κ.λπ.

Οι στόχοι κάθε εγγράφου πρέπει να περιλαμβάνουν:

• Λάβετε λεπτομερείς προτάσεις για να αξιολογήσετε την ανταπόκριση κάθε προμηθευτή, έτσι ώστε να ικανοποιούνται τα καλύτερα συμφέροντα της εταιρείας σας σε όλα τα μέτωπα.
• Αξιοποιώντας τον ανταγωνιστικό χαρακτήρα της διαδικασίας επιλογής προμηθευτή για να διαπραγματευτεί την καλύτερη δυνατή συμφωνία.
• Εξασφαλίζοντας ότι θα επιτευχθούν τα συμφέροντα όλων των ενδιαφερόμενων μερών στην εταιρεία σας και θα επιτευχθεί συναίνεση.
• Βάζοντας την εταιρεία σας στον έλεγχο ολόκληρης της διαδικασίας επιλογής προμηθευτή και καθορίζοντας τους κανόνες επιλογής μπροστά.
• Οικοδομώντας την εταιρική σχέση μεταξύ εσάς και του πωλητή από την αρχή.

Δομή της RFP ή RFQ

Το RFP ή RFQ θα πρέπει να είναι δομημένο με τρόπο που να παρουσιάζει σαφώς και συνοπτικά τις ανάγκες σας στον πωλητή. Κάθε έγγραφο θα είναι διαφορετικό ανάλογα με τον τύπο της εταιρείας και του προϊόντος που αναζητάτε, αλλά υπάρχουν μερικά τυποποιημένα τμήματα που πρέπει να περιλαμβάνονται σε οποιοδήποτε τυπικό RFP ή RFQ. Προσαρμόστε κάθε τμήμα για τις προσωπικές σας ανάγκες:

1. Λεπτομέρειες υποβολής πρέπει να συμπεριλάβετε τις προθεσμίες, τη διεύθυνση αλληλογραφίας της εταιρείας σας και ένα πρόσωπο επικοινωνίας για ερωτήσεις και διευκρινίσεις.
2. Ενα εισαγωγή και συνοπτική παρουσίαση θα πρέπει να είναι η τελευταία ενότητα που γράφεται αφού ολοκληρωθεί ολόκληρο το έγγραφο. Παρέχει στους υποψήφιους προμηθευτές μια σύντομη επισκόπηση της εταιρείας σας και τις απαιτήσεις για το προϊόν ή την υπηρεσία σας.
3. ΕΝΑ επισκόπηση επιχειρήσεων και υπόβαθρο πρέπει να περιγράψει την επιχείρησή σας, τα προϊόντα και τον τομέα της αγοράς. Αυτό θα βοηθήσει τους υποψήφιους πωλητές να κατανοήσουν τις ανάγκες που προσπαθείτε να καλύψετε.
4. ο λεπτομερείς προδιαγραφές πρέπει να είναι το μεγαλύτερο τμήμα του εγγράφου. Για μια RFP, θα περιέχει τα ποιοτικά μέτρα και τις απαιτήσεις που θα καθοδηγούν την απόφαση επιλογής. Για μια RFQ αυτή η ενότητα θα πρέπει να παρέχει τα ποσοτικά μέτρα που αναζητάτε στην απάντηση του πωλητή. Παράδειγμα κριτηρίων μπορεί να είναι τα σχέδια προϊόντων, οι τεχνικές ανοχές, τα επίπεδα υπηρεσιών, τα ορόσημα, τα παραδοτέα και τα χρονοδιαγράμματα, οι τεχνικές ή επιχειρηματικές απαιτήσεις, η λειτουργικότητα του λογισμικού και οι απαιτήσεις υλικού.
5. Υποθέσεις και περιορισμοί οι πωλητές που πρέπει να ενημερωθούν πρέπει να αναφέρονται σε αυτή την ενότητα. Η αποτυχία να είναι άμεσα και εκ των προτέρων με τον πωλητή θα ανοίξει την πόρτα για την επαναδιαπραγμάτευση της συμφωνίας σε μεταγενέστερη ημερομηνία και τη δυνατότητα να στραγγίξει τη σχέση που έχετε με τον πωλητή σας. Πιθανά θέματα περιλαμβάνουν έξοδα ταξιδίου, κόστος αναβάθμισης / τροποποίησης, δικαιώματα αδειοδότησης κ.λπ.
6. Οποιος όροι και Προϋποθέσεις της σύμβασης πρέπει να αναγράφονται προκειμένου ο πωλητής να κάνει μια δίκαιη και έντιμη απάντηση. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν επιλογές χρηματοδότησης, διάρκεια συμβάσεων, επιλογές ανανέωσης, εγγυήσεις, κυρώσεις παράδοσης, επίπεδα εξυπηρέτησης κ.λπ.
7. Το τελευταίο τμήμα θα πρέπει να είναι μια επισκόπηση του κριτήρια επιλογής θα χρησιμοποιήσετε για να λάβετε την απόφασή σας. Ορισμένες εταιρείες προτιμούν να διατηρούν αυτές τις πληροφορίες απόλυτα εμπιστευτικές, ενώ άλλες εταιρείες πιστεύουν ότι αυτό θα βοηθήσει τους υποψήφιους πωλητές να επικεντρωθούν σε αυτό που είναι σημαντικό για την εταιρεία σας.

Διανομή στους προμηθευτές

Τέλος, συνθέστε μια συνοδευτική επιστολή και στείλτε αντίγραφα του RFP ή του RFQ σε κάθε έναν από τους προμηθευτές που επιλέξατε κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αναζήτησης. Βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνονται τα κατάλληλα στοιχεία επικοινωνίας για να παρέχετε βοήθεια σε οποιονδήποτε προμηθευτή που την χρειάζεται.