Τι είναι το έντυπο IRS W-9 και πώς να το συμπληρώσετε

Το έντυπο W-9 δεν είναι κάτι που πρέπει γενικά να ανησυχείτε αν δεν είστε ανεξάρτητος εργολάβος, σύμβουλος ή άλλος αυτοαπασχολούμενος εργαζόμενος. Ενδέχεται να σας ζητηθεί να συμπληρώσετε το έντυπο IRS W-9 αν εσείς ή η επιχείρησή σας έχετε συμβληθεί για να παρέχετε υπηρεσίες σε άλλη εταιρεία. Στη συνέχεια, η εταιρεία χρησιμοποιεί τις πληροφορίες που παρέχετε στο έντυπο για να ετοιμάσει το Έντυπο 1099-MISC, αναφέροντας στην Υπηρεσία Εσωτερικών Εισοδήματος το ποσό του εισοδήματος που καταβάλλεται σε εσάς ή την εταιρεία σας.

Μπορεί επίσης να σας ζητηθεί από την τράπεζά σας ή άλλα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα να συμπληρώσετε το Έντυπο W-9 έτσι ώστε να μπορούν να προετοιμάσουν διάφορους τύπους 1099 εντύπων για την αναφορά τόκων, μερισμάτων και άλλων εσόδων που έχετε κερδίσει στο IRS. Μπορεί να σας ζητηθεί καν όταν ανοίξετε ένα λογαριασμό.

Και, φυσικά, αν εσείς ή η εταιρεία σας πληρώνετε ανεξάρτητους εργολάβους ή συμβούλους, θα πρέπει να ασχοληθείτε και με τις περιπλοκές του Έντυπου W-9. Ευτυχώς, δεν είναι περίπλοκα.

Πού να πάρετε το έντυπο W-9;

Στις περισσότερες περιπτώσεις, το επιχειρηματικό ή χρηματοπιστωτικό ίδρυμα θα σας δώσει ένα κενό έντυπο W-9 και θα σας ζητήσει να το συμπληρώσετε. Διαφορετικά, αν εσείς ή η επιχείρησή σας είστε σε θέση να εκδώσετε το Έντυπο W-9 σε ανεξάρτητους εργολάβους, μπορείτε να κάνετε λήψη του εντύπου από την ιστοσελίδα του IRS.

Συμπλήρωση της φόρμας W-9

Η συμπλήρωση του εντύπου W-9 είναι αρκετά απλή. Απλά δώστε το όνομά σας και τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να αναφέρουν το όνομά τους και τον αναγνωριστικό αριθμό εργοδότη τους εκεί. Όταν υποβάλετε τη φόρμα W-9, πιστοποιείτε στο IRS ότι ο αριθμός φορολογικού μητρώου που παρέχετε είναι σωστός και ακριβής.

Προειδοποιητικά σημεία που πρέπει να γνωρίζετε

Το έντυπο W-9 είναι ένα τυποποιημένο φορολογικό έγγραφο. Από μόνη της, δεν δημιουργεί πολλά προβλήματα, αλλά υπάρχουν μερικές καταστάσεις που μπορεί να κηλιδώσουν μια κόκκινη σημαία:

• Δεν γνωρίζετε το άτομο ή την επιχείρηση που σας ζητά να συμπληρώσετε το W-9. Θα πρέπει πάντα να είστε προσεκτικοί κατά την παροχή ευαίσθητων πληροφοριών όπως το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης ή τον αριθμό αναγνώρισης του εργοδότη. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιος σας ζητά να συμπληρώσετε τη φόρμα, γιατί το κάνετε και πώς θα χρησιμοποιηθούν οι φορολογικές πληροφορίες που παρέχετε.
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε στείλει το W-9 με ασφάλεια. Μην στείλετε το ολοκληρωμένο σας W-9 ως μη ασφαλές ή μη κρυπτογραφημένο συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Χρησιμοποιήστε μια ασφαλή μέθοδο παράδοσης, όπως η παράδοση με το χέρι, το ταχυδρομείο ή ένα συνημμένο κρυπτογραφημένο αρχείο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Ρωτήστε ποια είδη φορολογικών εγγράφων σκοπεύει να σας παράσχει ο αιτών. Εάν δεν είστε βέβαιοι για το ποια σας ζητείται να ολοκληρώσετε ένα W-9, ρωτήστε ποια είδη φορολογικών εγγράφων μπορείτε να περιμένετε να λάβετε όταν χρησιμοποιούνται οι πληροφορίες.
• Αναμείνατε ένα αντίτυπο W-4. Εάν ξεκινάτε μια νέα δουλειά και ο νέος εργοδότης σας σας δίνει ένα W-9 για να συμπληρώσετε, ρωτήστε εάν θα εργαστείτε ως ανεξάρτητος εργολάβος ή ως υπάλληλος. Οι υπάλληλοι ολοκληρώνουν τα έντυπα W-4 για να καθορίσουν τις παρακρατήσεις φόρου τους. Οι αυτοαπασχολούμενοι δεν έχουν παρακρατούμενους φόρους από την αμοιβή τους - είναι υπεύθυνοι για την πραγματοποίηση πληρωμών στο IRS από μόνοι τους.

Συμβουλές για την συμπλήρωση του εντύπου W-9 Εάν είστε εταιρεία περιορισμένης ευθύνης

• Εάν η LLC είναι δική της ξεχωριστή φορολογική οντότητα, όπως η εταιρική σχέση, η εταιρεία C ή η S-corporation, αναφέρετε το όνομα της LLC και του ομοσπονδιακού αριθμού αναγνώρισης εργοδότη στο έντυπο W-9. Ελέγξτε το κατάλληλο πλαίσιο φορολογικής κατάταξης, αναφέροντας εάν είστε εταιρική σχέση, C-corporation ή S-corporation. Κάνω δεν ελέγξτε το πλαίσιο της εταιρείας περιορισμένης ευθύνης.Αυτό ακούγεται αντιφατικό, αλλά αυτό που λέει η IRS στις οδηγίες της.
• Εάν η LLC ανήκει σε άλλη LLC, τότε θα ελέγξετε το πλαίσιο της εταιρείας περιορισμένης ευθύνης. Πρέπει επίσης να αναφέρετε τη φορολογική ταξινόμηση της μητρικής εταιρείας LLC.
• Εάν η LLC ανήκει σε ένα μόνο μέλος, να αναφερθεί η φορολογική κατάταξη του ιδιοκτήτη.
• Εάν η LLC ανήκει σε ένα μόνο μέλος που είναι άτομο, το IRS δηλώνει ότι πρέπει να δηλώσετε το όνομα του κατόχου στη γραμμή "όνομα" και το όνομα της LLC στη γραμμή "όνομα επιχείρησης". Το IRS προτιμά να αναφέρετε τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης του κατόχου αντί του ομοσπονδιακού εργοδότη της LLC αριθμός αναγνώρισης.

Συμβουλές Εάν υπόκεισθε σε υποχρεωτική παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας

Επίσης, πρέπει να πιστοποιήσετε στο Έντυπο W-9 εάν υποβάλλονται σε παρακράτηση παρακράτησης. Αυτό παρακρατείται με κατ 'αποκοπή ποσοστό 28% για τις πληρωμές που πραγματοποιούνται σε εσάς ή την επιχείρησή σας υπό ορισμένες συνθήκες. Υπάρχουν δύο συνηθισμένοι λόγοι για την παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας: Το όνομά σας και το SSN δεν ταιριάζουν με τα αρχεία IRS ή έχετε ένα ή περισσότερα εκκρεμή φορολογικά χρέη και το IRS σας έχει ειδοποιήσει ότι υπόκεισθε σε υποχρεωτική παρακράτηση παρακράτησης έως ότου οι φόροι αυτοί πληρωθούν πλήρως .

Οι περισσότεροι φορολογούμενοι απαλλάσσονται από την παρακράτηση παρακράτησης, αλλά εάν το IRS σας έχει ειδοποιήσει ότι υποβάλατε αυτό, πρέπει να διαγράψετε τη γλώσσα με τη σφραγίδα # 2 στην περιοχή πιστοποίησης. Αυτή η ενότητα αναφέρει:

"2. Δεν υπόκεινται σε παρακράτηση υπόσχεσης επειδή: (α) είμαι απαλλαγμένος από την παρακράτηση παρακράτησης ή (β) δεν έχω ειδοποιηθεί από την Υπηρεσία Εσωτερικών Φορολογιών (IRS) ότι είμαι υποχρεωμένος να παρακρατήσω αντίγραφα ασφαλείας ως αποτέλεσμα η μη αναφορά όλων των τόκων ή των μερισμάτων ή (γ) η IRS με πληροφόρησε ότι δεν υπόκειμαι πλέον σε παρακράτηση.

Απαντήσεις σε συνήθεις ερωτήσεις

Πόσο συχνά πρέπει να ενημερώσω μια φόρμα W-9;

Θα πρέπει να υποβάλετε ένα νέο έντυπο W-9 κάθε φορά που αλλάζουν οι πληροφορίες σας. Συμπληρώστε ένα νέο W-9 εάν το όνομά σας, το όνομα επιχείρησης, η διεύθυνση, ο αριθμός κοινωνικής ασφάλισης ή ο αριθμός ταυτοποίησης του εργοδότη σας έχουν αλλάξει.

Έλαβα ένα W-9 από μια απίθανη πηγή. Τι πρέπει να κάνω?

Μερικοί άνθρωποι έχουν λάβει αιτήσεις για Έντυπο W-9 από ιδιοκτήτες και άλλους ανθρώπους ή επιχειρήσεις. Το έντυπο W-9 χρησιμοποιείται για να ζητήσει επισήμως από ένα άτομο ή από μια επιχείρηση να δώσει το όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό φορολογικού μητρώου του, έτσι ώστε ο αιτών να μπορέσει να εκδώσει φορολογικά έγγραφα στο IRS. Σε γενικές γραμμές, οποιαδήποτε επιχείρηση που σας καταβάλλει τόκους, μερίσματα, αποζημίωση μη μισθωτού ή άλλα είδη εισοδήματος που θα ανακοινωθούν θα ζητήσει πιθανώς το Έντυπο W-9, επομένως φαίνεται απίθανο ότι ένας ιδιοκτήτης θα σας ζητήσει να συμπληρώσετε ένα.

Εάν λάβετε ένα W-9 από μια απίθανη πηγή που δεν περιμένετε θα σας πληρώνουν χρήματα για οποιοδήποτε λόγο, ρωτήστε γιατί είναι απαραίτητο. Μην το συμπληρώσετε και να το υποβάλετε εάν έχετε αμφιβολίες, τουλάχιστον όχι χωρίς να συμβουλευτείτε πρώτα έναν φοροτεχνικό.

Έλαβα ένα W-9 από τον εργοδότη μου. Τι πρέπει να κάνω?

Εάν είστε ή αντιμετωπίζατε ως υπάλληλος με κανονικό paycheck και ο εργοδότης σας ξαφνικά σας ζητά να συμπληρώσετε ένα έντυπο W-9, αυτό σημαίνει ότι ο εργοδότης σας τώρα θέλει να σας χειριστεί ως ανεξάρτητο ανάδοχο. Αυτό μπορεί να είναι μια μάλλον κολλητική κατάσταση. Από τη μια πλευρά, υπάρχουν ορισμένοι νόμιμοι λόγοι για τους οποίους μπορεί να γίνετε ανεξάρτητος εργολάβος αντί για υπάλληλο. Από την άλλη πλευρά, οι εργοδότες αντιμετωπίζουν μερικές φορές οικονομικές δυσκολίες και δεν μπορούν πλέον να πληρώσουν τους μισούς μισθούς τους.

Εάν αποκτήσετε ένα W-9 από τον εργοδότη σας, αναρωτηθείτε πρώτα αν είστε εργαζόμενος ή ανεξάρτητος εργολάβος.Αν νομίζετε ότι είστε υπάλληλος και δεν μπορείτε να καταλήξετε σε συναίνεση μετά από να μιλήσετε με τον εργοδότη σας, μπορείτε να ζητήσετε από το IRS να προσδιορίσει την κατάσταση εργασίας σας. Φυσικά, ο εργοδότης σας μπορεί να μην το εκτιμήσει αυτό, αλλά είναι καλύτερα να είσαι ασφαλής από το συγγνώμη. Εάν ο εργοδότης σας ανακατηγοριοποιήσει ως ανεξάρτητο ανάδοχο, θα είστε υπεύθυνοι για την καταβολή του μισού του φόρου μισθωτών υπηρεσιών ως φόρος αυτοαπασχόλησης.