Ποια επιχειρηματικά έξοδα φορολογούνται;

Κάθε επιχείρηση έχει έξοδα. Ανεξάρτητοι εργολάβοι, σύμβουλοι και ελεύθεροι επαγγελματίες πληρώνουν για λογισμικό, υπολογιστές ή ταξιδεύουν από την τσέπη τους για να διευκολύνουν τη δουλειά τους. Για τις ενσωματωμένες επιχειρήσεις, η δυνατότητα έκπτωσης των εξόδων θα μειώσει τους φόρους των επιχειρήσεων. Για τους μοναδικούς ιδιοκτήτες, η δυνατότητα έκπτωσης των εξόδων μειώνει τόσο τον κανονικό φόρο εισοδήματος όσο και τον φόρο αυτοαπασχόλησης. Η κατώτατη γραμμή? Η παρακολούθηση όλων των εξόδων της επιχείρησής σας θα οδηγήσει σε μεγάλο βαθμό στη μείωση των φορολογικών σας υποχρεώσεων.

Τι είναι νόμιμη δαπάνη;

Ο βασικός ορισμός είναι ότι ένα έξοδο πρέπει να είναι «συνηθισμένο και απαραίτητο» για το εμπόριο ή το επάγγελμά σας. Αυτός ο ορισμός έρχεται κατευθείαν από τον φορολογικό κώδικα (Κώδικας Εσωτερικού Φορολογικού Κώδικα 162 · βλέπε επίσης τον Κανονισμό του Υπουργείου Οικονομικών 1.162-1). "Μια συνηθισμένη δαπάνη", λέει η IRS στην έκδοση 535, "Επιχειρηματικά Έξοδα" είναι αυτή που είναι κοινή και αποδεκτή στη βιομηχανία σας. Μια απαραίτητη δαπάνη είναι αυτή που είναι χρήσιμη και κατάλληλη για το εμπόριο ή την επιχείρησή σας.

Κάνουμε πέντε διακρίσεις κατά την ανάλυση των εξόδων. Διαχωρίζουμε τα προσωπικά έξοδα από τα επαγγελματικά έξοδα. Διαχωρίζουμε τις επιχειρηματικές δαπάνες σε τρεις ευρείες κατηγορίες: το κόστος των πωληθέντων αγαθών, τις κεφαλαιουχικές δαπάνες και τις εκπεστέες δαπάνες. Ορισμένες δαπάνες ενδέχεται να εκπίπτουν μόνο εν μέρει ή να μην εκπίπτουν καθόλου. Έτσι, οι πέντε διακρίσεις είναι:

1. Προσωπικά έξοδα
2. Επιχειρηματικά έξοδα
3. Κόστος των αγαθών που πουλήθηκαν
4. Κεφαλαιουχικά έξοδα
5. Εκπτώσιμα έξοδα

Διαχωρισμός προσωπικών εξόδων

Προβλήματα προκύπτουν όταν μια δαπάνη μπορεί να είναι εν μέρει προσωπική και εν μέρει επιχειρηματική. Ένα κοινό παράδειγμα: ένας ελεύθερος επαγγελματίας μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα δωμάτιο στο σπίτι της ως γραφείο. Σε αυτή την περίπτωση, θα μετρήσουμε τα τετραγωνικά μεγέθη του γραφείου και ολόκληρου του σπιτιού και θα βρούμε το ποσοστό. Το ποσοστό αυτό θα χρησιμοποιηθεί στη συνέχεια για τη μέτρηση του επιχειρηματικού μέρους των κοινών εξόδων, όπως είναι το μίσθωμα, η ασφάλεια και οι υπηρεσίες κοινής ωφέλειας. Το επιχειρηματικό μέρος αυτών των εξόδων θα γίνει μέρος της έκπτωσης στο γραφείο, ενώ τα υπόλοιπα έξοδα θα είναι προσωπικού χαρακτήρα.

Ο γενικός κανόνας: "Σε γενικές γραμμές, δεν μπορείτε να αφαιρέσετε τα προσωπικά, τα οικογενειακά και τα οικογενειακά σας έξοδα. Ωστόσο, αν έχετε δαπάνη για κάτι που χρησιμοποιείται εν μέρει για επαγγελματικούς και εν μέρει για προσωπικούς σκοπούς, διαιρέστε το συνολικό κόστος μεταξύ των επιχειρήσεων και των προσωπικών τμημάτων. Μπορείτε να αφαιρέσετε το επιχειρηματικό μέρος "(IRS, Δημοσίευση 535, Επιχειρηματικά Έξοδα, ενότητα για τα προσωπικά έξοδα έναντι των επιχειρήσεων).

Λογιστική συμβουλή: να παρακολουθείτε όλα τα έξοδά σας. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να ελέγξετε τα έξοδά σας και να ζητήσετε από τον λογιστή σας, εάν κάποιο από αυτά μπορεί να εκπέσει από το φόρο.

Κόστος των αγαθών που πουλήθηκαν

Το κόστος των αγαθών που πωλούνται είναι έξοδα για απογραφή και πράγματα που σχετίζονται με την απογραφή. Οι κατασκευαστές, οι χονδρέμποροι και οι λιανοπωλητές παρακολουθούν το κόστος των προϊόντων που παράγουν ή αγοράζουν για μεταπώληση.

Ο γενικός κανόνας: "Εάν η επιχείρησή σας κατασκευάζει προϊόντα ή τα αγοράζει για μεταπώληση, πρέπει γενικά να αποτιμάτε το απόθεμα στην αρχή και στο τέλος κάθε φορολογικού έτους για να καθορίσετε το κόστος των πωληθέντων αγαθών. πωληθέντα αγαθά "(IRS, Δημοσίευση 535, Επιχειρηματικά Έξοδα, τμήμα για το κόστος πωληθέντων αγαθών).

Για λεπτομερείς εξηγήσεις, βλέπω Δημοσίευση 334, Οδηγός Φορολογίας για τις Μικρές Επιχειρήσεις, Κεφάλαιο 6, Πώς να υπολογίσετε το κόστος πωληθέντων προϊόντων. Δείτε επίσης την ενότητα απογραφών της δημοσίευσης 538, Λογιστικές περιόδους και μέθοδοι.

Κεφαλαιουχικά έξοδα

Ορισμένες δαπάνες καταγράφονται ως περιουσιακά στοιχεία και το κόστος τους ανακτάται με την πάροδο του χρόνου μέσω αποσβέσεων.Αυτά τα έξοδα καλούνται κεφαλαιουχικά περιουσιακά στοιχεία επειδή το κόστος τους κεφαλαιοποιείται ως περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης και το κόστος αφαιρείται για μια χρονική περίοδο μέσω της απόσβεσης. Παραδείγματα κεφαλαιουχικών εξόδων περιλαμβάνουν υπολογιστές, έπιπλα, εξοπλισμό και ακίνητα.

Ο γενικός κανόνας: "πρέπει να κεφαλαιοποιήσετε τρία είδη δαπανών: κόστος εκκίνησης επιχειρήσεων, περιουσιακά στοιχεία επιχειρήσεων και βελτιώσεις". (Δημοσίευση 535).

Παρακολούθηση των εξόδων επιχειρήσεων

Προσωπικά, χρησιμοποιώ ένα πλήρες λογισμικό λογισμικού για την παρακολούθηση των εσόδων και εξόδων μου. Αλλά και πάλι είμαι λογιστής και αισθάνομαι άνετα χρησιμοποιώντας λογισμικό όπως το Quickbooks και το Sage Peachtree. Συστήνω ιδιαίτερα αυτά τα προγράμματα στις μικρές επιχειρήσεις. Χρησιμοποιώντας ένα πλήρες λογισμικό λογισμικού θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε την υγεία της εταιρείας σας.

Τα προγράμματα λογιστικής πλήρους λειτουργίας μπορεί να χρειαστούν λίγο χρόνο για να συνηθίσετε. Και είναι εύκολο να απογοητευτείτε με όλα τα χαρακτηριστικά και τα βοηθητικά προγράμματα.

Ως πρόσθετο πλεονέκτημα, τα καλύτερα προγράμματα λογισμικού φορολογίας επιτρέπουν την εισαγωγή δεδομένων από το Quicken ή το Money. Για να κάνετε τη διαδικασία φορολογικής σας προετοιμασίας όσο το δυνατόν πιο ομαλή, σας προτείνω να ξοδέψετε λίγο χρόνο για να βεβαιωθείτε ότι οι κατηγορίες δαπανών σας έχουν ρυθμιστεί σωστά. Μπορείτε να προσθέσετε, να διαγράψετε και να τροποποιήσετε κατηγορίες σε όλα τα προγράμματα προσωπικής χρηματοδότησης και λογιστικής. Έχοντας διαισθητικές, εύχρηστες κατηγορίες, θα είστε σε θέση να δημιουργήσετε σημαντικές αναφορές. Και τα περισσότερα προγράμματα θα σας επιτρέψουν να συνδέσετε τις κατηγορίες με συγκεκριμένα στοιχεία γραμμής στα φορολογικά έντυπα.

Η ρύθμιση αυτή μπορεί να οδηγήσει σε μεγάλο χρονικό διάστημα στη μείωση του χρόνου που δαπανάτε για την προετοιμασία των φόρων σας.

Όλα τα λογιστικά προγράμματα που ανέφερα μπορούν να δημιουργήσουν αναφορές κερδών και ζημιών (που ονομάζονται λογαριασμοί αποτελεσμάτων από λογιστές). Αυτές οι αναφορές σας βοηθούν να αναλύσετε τον τρόπο με τον οποίο εργάζονται οι ελεύθεροι επαγγελματίες σας, αν είστε κερδοφόροι και πώς ξοδεύετε τα χρήματά σας. Εάν αποφασίσετε να προσλάβετε έναν φορολογικό λογιστή, έχοντας αυτές τις αναφορές για να επισπεύσετε την προετοιμασία των φορολογικών σας δηλώσεων.