Λογαριασμός διπλής εισόδου καθορισμένος και εξηγμένος

Η λογιστική διαδικασία στηρίζεται στη χρήση της λογιστικής εξίσωσης, η οποία είναι τα Στοιχεία Ενεργητικού = (Υποχρεώσεις + Ίδια Κεφάλαια). Για να αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια την οικονομική θέση μιας εταιρείας, οι δύο πλευρές αυτής της εξίσωσης πρέπει πάντα να παραμείνουν σε ισορροπία. Για να επιτευχθεί αυτό, οι λογιστικές εγγραφές αποτελούνται από δύο πλευρές ή μια διπλή είσοδο.

Κάθε ένας από τους λογαριασμούς αυτής της εξίσωσης εμφανίζεται στον ισολογισμό μιας εταιρείας και οι λογιστές χρησιμοποιούν χρεωστικές και πιστωτικές εγγραφές για την καταγραφή συναλλαγών σε κάθε λογαριασμό. Η λογιστική διπλής εισόδου έχει χρησιμοποιηθεί για πάνω από 600 χρόνια και χρησιμοποιήθηκε για πρώτη φορά από τράπεζες και έμπορους στην Ιταλία.

Ορισμός λογιστικής διπλής εισόδου

Αληθινή με το όνομά του, η λογιστική διπλής εισόδου είναι μια τυποποιημένη μέθοδος υπολογισμού που περιλαμβάνει την καταγραφή κάθε συναλλαγής σε τουλάχιστον δύο λογαριασμούς, με συνέπεια τη χρέωση σε έναν ή περισσότερους λογαριασμούς και την πίστωση σε έναν ή περισσότερους λογαριασμούς.

Το συνολικό ποσό των συναλλαγών σε κάθε περίπτωση πρέπει να εξισορροπηθεί, εξασφαλίζοντας ότι όλα τα δολάρια λογίζονται. Οι χρεώσεις σημειώνονται συνήθως στην αριστερή πλευρά του ημερολογίου, ενώ οι πιστώσεις συνήθως σημειώνονται στη δεξιά πλευρά.

Οι δημόσιες επιχειρήσεις πρέπει να χρησιμοποιούν το λογιστικό σύστημα διπλής εισόδου, όπως απαιτείται από το νόμο. Οι δημόσιες εταιρείες πρέπει να ακολουθούν τους λογιστικούς κανόνες και μεθόδους που υπαγορεύονται από τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές (GAAP), οι οποίες ελέγχονται από την μη κυβερνητική οντότητα, το Συμβούλιο Δημοσιονομικών Λογιστικών Προτύπων (FASB).

Η λογιστική διπλής χρήσης χρησιμεύει επίσης ως ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για μια εταιρεία να παρακολουθεί την οικονομική της ανάπτυξη, ειδικά καθώς μεγαλώνει η κλίμακα των επιχειρήσεων.

Διατηρώντας ακριβή βιβλία

Καθώς μεγαλώνει η επιχείρηση μιας επιχείρησης, αυξάνεται η πιθανότητα γραφικών σφαλμάτων. Παρόλο που η λογιστική διπλής εισόδου δεν εμποδίζει πλήρως τα λάθη, περιορίζει την επίδραση τυχόν λαθών στους συνολικούς λογαριασμούς.

Επειδή οι λογαριασμοί έχουν ρυθμιστεί για να ελέγχουν κάθε συναλλαγή για να βεβαιωθούν ότι εξισορροπείται, τα σφάλματα θα επισημαίνονται στους λογιστές γρήγορα, προτού το σφάλμα δημιουργήσει επόμενα σφάλματα σε ένα φαινόμενο ντόμινο. Επιπλέον, η φύση της διάρθρωσης του λογαριασμού καθιστά ευκολότερο τον εντοπισμό των καταχωρίσεων για να διαπιστωθεί πού προέκυψε ένα σφάλμα.

Τύποι λογαριασμών

Όταν χρησιμοποιείτε λογιστική διπλής εισόδου, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε πολλούς τύπους λογαριασμών. Παρακάτω παρατίθενται ορισμένοι τύποι βασικών λογαριασμών.

• Οι λογαριασμοί περιουσιακών στοιχείων εμφανίζουν δολάρια που σχετίζονται με πράγματα που κατέχει μια επιχείρηση, όπως τα μετρητά στο λογαριασμό ελέγχου ή το τίμημα που καταβάλλεται για την αποθήκη της.
• Οι λογαριασμοί ευθυνών δείχνουν τι οφείλει η επιχείρηση, όπως υποθήκη κτιρίου, δάνειο εξοπλισμού ή υπόλοιπα πιστωτικών καρτών.
• Οι λογαριασμοί εισοδήματος αντιπροσωπεύουν χρήματα που εισπράχθηκαν, όπως έσοδα από πωλήσεις και έσοδα από τόκους
• Οι λογαριασμοί δαπανών δείχνουν χρήματα που δαπανώνται, συμπεριλαμβανομένων αγορασθέντων αγαθών προς πώληση, μισθοδοσίας, ενοικίου και διαφήμισης.

Το σύστημα διπλής εισόδου απαιτεί ένα λογιστικό διάγραμμα, το οποίο αποτελείται από όλους τους λογαριασμούς ισολογισμού και λογαριασμού αποτελεσμάτων στους οποίους οι λογιστές πραγματοποιούν εγγραφές. Μια δεδομένη εταιρεία μπορεί να προσθέσει λογαριασμούς και να τις προσαρμόσει ώστε να αντικατοπτρίζει πιο συγκεκριμένα τις λειτουργίες, τις λογιστικές και τις αναφορές της εταιρείας.

Χρησιμοποιώντας λογισμικό λογιστικής

Το μεγαλύτερο λογιστικό λογισμικό για επιχειρήσεις χρησιμοποιεί λογιστική διπλής εισόδου. χωρίς αυτό το χαρακτηριστικό, ένας λογιστής θα δυσκολευόταν να εντοπίζει πληροφορίες όπως καταγραφή και πληρωτέους λογαριασμούς και προετοιμασία του τέλους χρήσης και φορολογικά αρχεία. Η βασική λογιστική δομή διπλής εισόδου συνοδεύεται από λογιστικά πακέτα λογισμικού για επιχειρήσεις.Κατά τη ρύθμιση του λογισμικού, μια εταιρεία θα ρυθμίζει το γενικό χαρτοφυλάκιο λογαριασμών της ώστε να αντικατοπτρίζει τους πραγματικούς λογαριασμούς που ήδη χρησιμοποιεί η επιχείρηση.

Το λογιστικό λογισμικό παράγει συνήθως διάφορους τύπους οικονομικών και λογιστικών εκθέσεων πέραν του ισολογισμού, της κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων και της κατάστασης των ταμειακών ροών. Μια αναφορά που χρησιμοποιείται συνήθως, που ονομάζεται ισορροπία δοκιμής, απαριθμεί κάθε λογαριασμό στο γενικό μητρώο που έχει οποιαδήποτε δραστηριότητα.

Το υπόλοιπο δοκιμής επισημαίνει όλους τους λογαριασμούς που έχουν κανονικό χρεωστικό υπόλοιπο και εκείνους με κανονικό πιστωτικό υπόλοιπο. Το σύνολο του υπολοίπου δοκιμής θα πρέπει να είναι πάντα μηδενικό και οι συνολικές χρεώσεις θα πρέπει να είναι ακριβώς ίσες με τις συνολικές πιστώσεις.

Παραδείγματα λογιστικής διπλής εισόδου

Ως παράδειγμα λογιστικής διπλής εισόδου, εάν επρόκειτο να καταγράψετε έσοδα από πωλήσεις ύψους $ 500, θα χρειαστεί να κάνετε δύο καταχωρίσεις: μια χρεωστική εγγραφή ύψους $ 500 για την αύξηση του λογαριασμού ισολογισμού που ονομάζεται "Cash" και μια εγγραφή πίστωσης $ 500 για να αυξήσετε το λογαριασμό λογαριασμού αποτελεσμάτων που ονομάζεται "Έσοδα".

Ένα άλλο παράδειγμα μπορεί να είναι η αγορά ενός νέου υπολογιστή για $ 1.000. Σε αυτό το παράδειγμα, θα χρειαστεί να καταχωρίσετε μια χρέωση 1,000 δολαρίων για να αυξήσετε τον λογαριασμό εξόδων λογαριασμού "Τεχνολογία" και μια πίστωση 1,000 δολαρίων για να μειώσετε τον λογαριασμό "Cash" του ισολογισμού σας.

Το αντίθετο ισχύει επίσης: Εάν η εταιρεία σας δανειστεί χρήματα από μια τράπεζα, τα περιουσιακά σας στοιχεία θα αυξηθούν, αλλά οι υποχρεώσεις σας θα αυξηθούν επίσης κατά το ίδιο ποσό. Οι έλεγχοι λογιστικής διπλής εισόδου για την ακρίβεια διότι μετά τη συμπλήρωση των καταχωρίσεών σας, το άθροισμα των λογαριασμών με χρεωστικά υπόλοιπα θα πρέπει να ισούται με το άθροισμα των λογαριασμών πιστωτικού υπολοίπου, διασφαλίζοντας ότι έχετε καταγράψει και τα δύο μέρη της συναλλαγής.