5 Δεξιότητες Σχεδιασμού Εκδηλώσεων που χρειάζεστε για επιτυχία

Αν σχεδιάζετε μια καριέρα ως προγραμματιστής εκδηλώσεων, είτε πρόκειται για μια εταιρεία σχεδιασμού εκδηλώσεων, για μια θέση σχεδιασμού εκδηλώσεων σε μια εταιρική οργάνωση είτε για να ξεκινήσετε τη δική σας επιχείρηση σχεδιασμού εκδηλώσεων, είναι έξυπνο να βεβαιωθείτε ότι η δουλειά του σχεδιασμού εκδηλώσεων είναι μια καλή εφαρμογή. Εκτός από την εκμάθηση των ενσωματώσεων του σχεδιασμού εκδηλώσεων και του τι απαιτεί η δουλειά, είναι εξίσου σημαντικό να είστε βέβαιοι ότι έχετε τις δεξιότητες σχεδιασμού εκδηλώσεων που χρειάζεστε για επιτυχία.

Οι πιο επιτυχημένοι προγραμματιστές εκδηλώσεων έχουν μια εργαλειοθήκη γεμάτη με ένα εντυπωσιακό σύνολο δεξιοτήτων. Από αυτές, αυτές είναι οι κορυφαίες δεξιότητες προγραμματισμού εκδηλώσεων στις οποίες θα φτάσετε σε τακτική βάση και εκείνες που μπορούν να κάνουν ή να σπάσουν την επιτυχία σας.

5 Δεξιότητες Σχεδιασμού Εκδηλώσεων που Χρειάζεστε

Υψηλά οργανωμένηΣτον σχεδιασμό εκδηλώσεων, η επιτυχία είναι στις λεπτομέρειες. Και υπάρχουν πολλά από αυτά! Η παρακολούθηση πολλών εργασιών, πολλαπλών προμηθευτών και συνεχώς μεταβαλλόμενες λίστες υποχρεώσεων - διατηρώντας ταυτόχρονα τον πελάτη σας ευτυχισμένη - μπορεί να αποτελέσει πρόκληση για ορισμένους και να αποθαρρύνει τους άλλους. Η οργάνωσή σας είναι απαραίτητη για τον επιτυχημένο σχεδιασμό εκδηλώσεων. Για όσους κάνουν και διαχειρίζονται λίστες για να διατηρήσουν την ομαλή τους ζωή, η οργάνωση μπορεί να έρθει φυσικά. Για τους άλλους που αγωνίζονται να θυμηθούν τις προθεσμίες ή να πάρουν το στεγνό καθάρισμα, η οργάνωση μπορεί να απαιτήσει περισσότερη προσπάθεια.

Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού συμβάντων μπορούν να διαχειρίζονται ένα γεγονός κάθε φορά ή να βρίσκονται στα στάδια προγραμματισμού πολλαπλών συμβάντων ταυτόχρονα. Ορισμένες εκδηλώσεις, όπως τα ετήσια συνέδρια, χρειάζονται περισσότερο από ένα χρόνο προγραμματισμού, έτσι ώστε οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εκδηλώσεων να παραμείνουν οργανωμένοι για πολύ καιρό.

Οργανωτικά εργαλεία για προγραμματιστές εκδηλώσεων αφθονούν, από το λογισμικό που παρακολουθεί την εγγραφή σε πρότυπα για φόρμες και υπολογιστικά φύλλα. Μια λίστα ελέγχου συμβάντων που προσαρμόζεται για κάθε εκδήλωση είναι ένα από τα πιο πολύτιμα εργαλεία προγραμματισμού συμβάντων ανεξάρτητα από τη φυσική σας οργανωτική ικανότητα. Έτσι καταλάβετε ένα οργανωτικό σύστημα που λειτουργεί για σας, επειδή αυτή είναι μία από τις σημαντικότερες δεξιότητες προγραμματισμού εκδηλώσεων που μπορείτε να έχετε.

ΕυπαρουσίαστοςΤι κοινά έχουν όλα τα γεγονότα; Ανθρωποι! Με ποιον αλληλεπιδράτε και εργάζεστε μέσα στη διαδικασία προγραμματισμού των γεγονότων; Ανθρωποι! Οι επιτυχημένοι προγραμματιστές εκδηλώσεων είναι ευπρόσδεκτοι, ελκυστικοί, καλοί συνομιλητές και εξαιρετικοί ακροατές. Ο σχεδιασμός των εκδηλώσεων είναι ένα πολύ κοινωνικό επάγγελμα, καθώς το αποτέλεσμα - το ίδιο το γεγονός - είναι μια ομάδα ανθρώπων, μεγάλων ή μικρών. Η κατανόηση των ανθρώπων και η απόλαυση της ομιλίας τους είναι μέρος της δουλειάς. Αυτό δεν σημαίνει ότι, ως υπεύθυνος εκδηλώσεων, θα περάσετε το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας σας σε μερικούς πελάτες και έχοντας κοκτέιλ σε κοινωνικές εκδηλώσεις.

Καθόλου. Ο προγραμματισμός των εκδηλώσεων είναι σκληρή δουλειά και πολλά από αυτά δαπανώνται σε ένα γραφείο με τηλέφωνο ή υπολογιστή. Όμως η ευαισθησία είναι απαραίτητη όταν αντιμετωπίζετε ένα από αυτά τα κοινά καθήκοντα σχεδιασμού γεγονότων:

• Διαπραγμάτευση με ξενοδοχεία
• Συζητήσεις για μενού με διαχειριστές τροφοδοσίας
• Συνάντηση με προμηθευτές
• Τοποθετώντας τις ιδέες σας σε έναν υποψήφιο πελάτη
• Δικτύωση οποιαδήποτε στιγμή και οπουδήποτε
• Επιβλέπων προσωπικό συμβάντων
• Εργάζοντας την εκδήλωσή σας και αλληλεπιδράτε με τους επισκέπτες και τους εργάτες

Μετά από όλα, στην καθημερινή ζωή, οι περισσότεροι από εμάς θυμούνται τους ευχάριστους, εξυπηρετικούς ανθρώπους με τους οποίους αλληλεπιδράμε και αυτή η αλληλεπίδραση μπορεί να κάνει μια εμπειρία πολύ πιο ευχάριστη και για τα δύο μέρη. Γνωρίζοντας πώς να σχετίζονται με διαφορετικές προσωπικότητες, πώς να συνδεθείτε με κάποιον με τον οποίο θέλετε να συνεργαστείτε και να είστε κάποιος που κάνει μια θετική εντύπωση είναι κλειδιά για την επιτυχία, θεωρήστε αυτή τη μία από αυτές τις βασικές δεξιότητες σχεδιασμού γεγονότων. Κανείς δεν θέλει να δουλέψει ή να βοηθήσει κάποιον που είναι δύσκολο να μιλήσει, δύσκολο να καταλάβει ή να αγνοηθεί και αντιεπαγγελματική με οποιονδήποτε τρόπο.

Εξαιρετικός Communicator (ο οποίος περιλαμβάνει την ακρόαση!)Εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας είναι απαραίτητες σε πολλά επαγγέλματα. Στον προγραμματισμό εκδηλώσεων, η κακή επικοινωνία μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα πολλά προβλήματα τόσο για τον προγραμματιστή γεγονότων όσο και για τον πελάτη και μια απλή παρεξήγηση μπορεί να έχει καταστροφικά αποτελέσματα. Η ικανότητά σας να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με τις σκέψεις και τις ιδέες είναι μια πολύ πρακτική δεξιότητα που χρησιμοποιείται καθημερινά από τους σχεδιαστές γεγονότων όλων των επιπέδων εμπειρίας. Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται αυτές οι δεξιότητες σχεδιασμού εκδηλώσεων κατά τον προγραμματισμό των εκδηλώσεων:

Γραπτή επικοινωνία:

• να συντάσσουν προτάσεις συμβάντων για έναν υποψήφιο πελάτη
• δημιουργώντας υλικά για την εμπορία της επιχείρησής σας
• συνάπτοντας συμβάσεις με πελάτες και πωλητές
• συντάσσοντας τις ευχαριστίες σας στους προσκεκλημένους ομιλητές και VIPs

Προφορική επικοινωνία:

• ικανότητα να εξηγεί το πεδίο και το σκοπό ενός γεγονότος
• επικοινωνώντας αποτελεσματικά τις ιδέες σας με έναν επόπτη, πελάτη ή πωλητή
• την κατανόηση και την επεξεργασία των πληροφοριών που παρέχονται, όπως οι ανησυχίες ενός πελάτη ή ερωτήσεις από έναν υπεύθυνο διατροφής
• διαπραγματεύοντας επιδέξια τα τιμολόγια του ξενοδοχείου, τα στοιχεία της σύμβασης ή τα πρόσθετα από έναν πωλητή

ΔημιουργικόςΟι επιτυχημένοι προγραμματιστές εκδηλώσεων έχουν ιδέες, πολλά από αυτά. Και με αυτή τη δημιουργικότητα, την ικανότητα να μεταμορφώσει την ιδέα σε κάτι απτό. Μπορούν να πάρουν ένα όραμα και να το φέρουν στη ζωή. Από την ανάπτυξη ενός μοναδικού θέματος για ένα κόμμα να έρχεται με μια προσιτή λύση διακόσμησης που ικανοποιεί ένα μικρό προϋπολογισμό, η δημιουργικότητα είναι απαραίτητη κατά το σχεδιασμό ενός γεγονότος.

Η δημιουργικότητα μπαίνει επίσης στο παιχνίδι όταν αντιμετωπίζει τα αναπόφευκτα προβλήματα που προκύπτουν κατά τη διάρκεια ακόμη και του πιο επιμελώς, επαγγελματικά προγραμματισμένου γεγονότος. Σε αυτό το σενάριο, η δημιουργικότητα διαμορφώνεται με τη μορφή επίλυσης προβλημάτων. Η ικανότητα δημιουργικής σκέψης για την ανάπτυξη λύσεων σε προβλήματα μπορεί να επηρεάσει θετικά την επιτυχία της εκδήλωσής σας.

MultitaskerΣε διάφορα στάδια της διαδικασίας σχεδιασμού εκδηλώσεων, διαχειρίζονται πολλά καθήκοντα.Μπορείτε να διαπραγματευτείτε ένα συμβόλαιο ξενοδοχείου, να συναντήσετε τον πελάτη για να συζητήσετε δυνητικούς ομιλητές, να κλείσετε ένα εστιατόριο, να μιλήσετε με τους προμηθευτές ενοικίων και να εξερευνήσετε επιλογές διασκέδασης. Και αυτό είναι μόνο για ένα γεγονός. Προσθέστε πολλαπλά γεγονότα στα στάδια προγραμματισμού ταυτόχρονα. ένα τελικό αποτέλεσμα είναι μια πράξη juggling. Οι επιτυχημένοι προγραμματιστές εκδηλώσεων πρέπει να γνωρίζουν πώς μπορούν αποτελεσματικά να κάνουν πολλαπλές εργασίες και να διατηρούν πολλές πτυχές του γεγονότος που κινούνται ταυτόχρονα χωρίς να επιβαρύνουν τα καθήκοντα αυτά.

Η επιτυχία έγκειται στην ικανότητα να δοθεί προτεραιότητα και να επικεντρωθεί σε κάθε εργασία σε αυτή την προτεραιότητα χωρίς να αποστασιοποιηθεί από άλλα πράγματα που πρέπει να τείνουν ή να κατακλύζονται από τα πολυάριθμα πράγματα που χρειάζονται την προσοχή σας. Η διατήρηση της ηρεμίας, της εστίασης και της ευελιξίας είναι χαρακτηριστικά του επιτυχημένου multitasker.