Επιλογή ενός περιοδικού ή διαρκούς συστήματος απογραφής

Οι εταιρείες υπολογίζουν το κόστος τερματισμού του αποθέματος χρησιμοποιώντας τις μεθόδους λογιστικής απογραφής LIFO ή FIFO ή άλλες λιγότερο συνήθεις μεθόδους. Το αρχικό απόθεμα απλώς ισοδυναμεί με το τέλος απογραφής από την προηγούμενη χρονική περίοδο.

Οι τύποι επιχειρήσεων που χρησιμοποιούν το σύστημα περιοδικών απογραφών περιλαμβάνουν εταιρείες που πωλούν σχετικά λίγες μονάδες απογραφής κάθε μήνα, όπως γκαλερί τέχνης και αντιπροσωπείες αυτοκινήτων. Επιπλέον, οι μικρότερες εταιρείες που δεν έχουν το προσωπικό για να εργάζονται με ένα διαρκή σύστημα χρησιμοποιούν συχνά το σύστημα περιοδικών απογραφών μέχρι να φτάσουν σε ένα σημείο όπου τα οφέλη ενός συστήματος διαρκούς αποθέματος υπερτερούν των δαπανών εγκατάστασης του συστήματος.

Σύστημα διαρκούς απογραφής

Ένα διαρκές σύστημα καταγραφής απογραφής καταγράφει τις προσαρμογές των υπολοίπων αποθέματος μετά από κάθε συναλλαγή μέσω συστημάτων απογραφής στο σημείο πώλησης.

Αυτό εξαλείφει την ανάγκη κλεισίματος του καταστήματος για απογραφή υλικών αποθεμάτων, καθώς τα συστήματα διαρκούς απογραφής επιτρέπουν τη συνεχή αποθεματοποίηση. Τα συστήματα διαρκούς απογραφής διατηρούν έναν τρέχοντα λογαριασμό του αποθέματος της εταιρείας που ενημερώνεται μετά από κάθε πώληση ή επιστροφή στοιχείου.

Τα συστήματα διαρκούς απογραφής συνεπάγονται μεγαλύτερη τήρηση αρχείων από τα συστήματα περιοδικών απογραφών, τα οποία πραγματοποιούνται με εξειδικευμένο αυτοματοποιημένο λογισμικό. Κάθε στοιχείο αποθέματος φυλάσσεται σε ξεχωριστό βιβλίο.

Αυτά τα βιβλία απογραφής περιέχουν πληροφορίες σχετικά με το κόστος των αγαθών που πωλούνται, τις αγορές και τα αποθέματα στο χέρι. Τα συστήματα διαρκούς διαχείρισης αποθεμάτων επιτρέπουν υψηλό βαθμό ελέγχου της απογραφής της εταιρείας από τη διοίκηση.

Τα συστήματα διαρκούς απογραφής παρέχουν στον ιδιοκτήτη της επιχείρησης αρχείο των λεπτομερών συναλλαγών πώλησης ανά τεμάχιο, συμπεριλαμβανομένου του πότε, πότε και σε ποια τιμολόγια πωλήθηκαν. Ως αποτέλεσμα, οι επιχειρήσεις μπορούν να κατατάσσουν το απόθεμα σε περισσότερες από μία φυσικές τοποθεσίες διατηρώντας παράλληλα ένα κεντρικό σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων.

Ακόμη και με ένα σύστημα διαρκούς διαχείρισης αποθεμάτων, η εταιρεία πρέπει να κλείσει τουλάχιστον μια φορά το χρόνο για να πραγματοποιήσει μια περιοδική, μη αυτόματη καταμέτρηση των αποθεμάτων.

Τα δεδομένα σαρωμένων πωλήσεων γραμμωτού κώδικα λένε στον ιδιοκτήτη της επιχείρησης τι ακριβώς πρέπει να είναι διαθέσιμο το απόθεμα. Στη συνέχεια, η εταιρεία συγκρίνει τα μη αυτόματα αποτελέσματα περιοδικών απογραφών αποθεμάτων με τα περιοδικά δεδομένα για να καθορίσει πόσα αποθέματα έχουν χαθεί, κλαπεί, καταστραφούν ή υποστεί αλλοίωση.

Διαχρονική και Περιοδική Διαχείριση Αποθέματος

Εάν η επιχείρησή σας είναι μικρή, η χρήση μιας περιοδικής διαχείρισης αποθεμάτων μπορεί να λειτουργήσει για εσάς επειδή μπορείτε να λειτουργήσετε μόνο με ταμειακή μηχανή και απλές λογιστικές διαδικασίες.

Αν πωλίζετε υπηρεσίες και όχι προϊόντα, ίσως δεν χρειάζεστε καθόλου σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων, εκτός αν έχετε επίσης αποθέματα όπως είδη διατροφής, εστιατόριο ή είστε στην επιχείρηση φιλοξενίας.

Καθώς μεγαλώνει η επιχείρησή σας, ίσως θελήσετε να μεταβείτε σε ένα διαρκή σύστημα διαχείρισης απογραφής, καθώς σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση στο υπόλοιπο του λογαριασμού αποθέματος σας ανά πάσα στιγμή.

Οι μεγάλες επιχειρήσεις διαθέτουν συνήθως συστήματα διαρκούς απογραφής και όχι συστήματα περιοδικών απογραφών λόγω του μεγάλου όγκου συναλλαγών απογραφής και της μηχανογραφημένης φύσης των υπόλοιπων χρηματοοικονομικών και λογιστικών συστημάτων τους.