Αφήστε ένα επαγγελματικό μήνυμα φωνής

01 Σκεφτείτε πρώτα

Πριν σηκώσετε το τηλέφωνο, πατήστε για ένα δευτερόλεπτο και κάντε μια μικρή πρόβα της κλήσης στο κεφάλι σας. Περιορίστε τον σκοπό του σε μία ή δύο προτάσεις. Περισσότερο από το 50 τοις εκατό των κλήσεων πηγαίνουν στο τηλεφωνητή, οπότε να είστε προετοιμασμένοι για αυτό που θα πείτε αν το άτομο που καλείτε δεν παίρνει. Αφήστε ένα συνοπτικό μήνυμα φωνητικού μηνύματος που δηλώνει το σκοπό σας και δεν σπαταλάει κανέναν χρόνο.

02 Εισάγετε τον εαυτό σας

Ξεκινήστε κάθε μήνυμα τηλεφωνητή εισάγοντας τον εαυτό σας, οπότε ο παραλήπτης γνωρίζει ποιος καλεί αμέσως. Θα πρέπει να περιλαμβάνει το ονοματεπώνυμό σας και το όνομα της εταιρείας σας: "Suzy Jones, αυτή είναι η Jane Doe που καλεί από την εταιρεία X για το λογαριασμό σας".

Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πώς να προφέρετε το όνομα του ατόμου που καλείτε. Δεν θέλετε να προσβάλλετε ακούσια προτού δημιουργήσετε μάλιστα αγωνία.

03 Μιλήστε αργά

Μιλήστε αρκετά αργά και προσεκτικά ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να ακούει και να κατανοεί κάθε λέξη. Ακούγοντας τα μηνύματα στα οποία ο ομιλητής μιλάει πολύ γρήγορα για να γίνει κατανοητό, είναι πολύ απογοητευτικό. Βεβαιωθείτε ότι αν αφήσετε έναν αριθμό επανάκλησης, επαναλάβετε το δύο φορές, έτσι ώστε το άτομο να μπορεί να το σημειώσει και να το ελέγξει.

04 Μιλήστε ξεκάθαρα

Μιλήστε απευθείας στο ακροστόμιο του τηλεφώνου σας με σαφή και κατάλληλα διαμορφωμένο τόνο φωνής. Μην κρατάτε το τηλέφωνο ανάμεσα στο μάγουλο και τον ώμο σας έτσι ώστε το επιστόμιο να τοποθετείται από το λαιμό σας. αυτό είναι ωραίο όσο καλείτε ή όταν το τηλέφωνο κουδουνίζει στο άλλο άκρο, αλλά όχι όταν είστε συνδεδεμένοι, καθώς σβήνει τον ήχο.

05 Κρατήστε το Σύντομο

Δεν χρειάζεται να αφήσετε κάθε λεπτομέρεια στο μήνυμα του τηλεφωνητή σας. Τα περισσότερα τηλεφωνικά συστήματα των επιχειρήσεων έχουν προθεσμία ενός έως δύο λεπτών για τα μηνύματα πριν τα κόψουν. Αφήστε μια σύντομη περίληψη του λόγου για την κλήση σας και κλείστε με ένα αίτημα για επανάκληση.

06 Τέλος Επαγγελματικά

Ακριβώς όπως μια επαγγελματική επιστολή επιχειρήσεων, τέλος με τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Αν το άτομο δεν είναι εξοικειωμένο με εσάς ή μπορεί να σας δυσκολευτεί να το τοποθετήσετε, επαναλάβετε το όνομά σας και την εταιρεία μαζί με τον καλύτερο τρόπο για να φτάσετε σε εσάς. Αν έχετε ήδη μια σχέση, μπορείτε να παραλείψετε να επαναλάβετε το όνομά σας, αλλά βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει τον καλύτερο αριθμό για να σας καλέσουμε και πότε θα είστε διαθέσιμοι.

07 Δοκιμάστε ξανά

Αντί να κρεμάσετε μετά το τέλος, χτυπήστε το σύμβολο της λίβρας (το πλήκτρο #). σε πολλά συστήματα, αυτό σας δίνει διάφορες επιλογές, συμπεριλαμβανομένης της επανάληψης του μηνύματος. Δοκιμάστε να το κάνετε αυτό και αν δεν σας αρέσει αυτό που ακούτε, ξαναγράψτε το.

Αν πιστεύετε ότι το μήνυμα του φωνητικού ταχυδρομείου σας έπεσε από το σύστημα πριν τελειώσετε, καλέστε ξανά. Ξεκλειδώστε λέγοντας στο άτομο ότι πιστεύετε ότι το προηγούμενο μήνυμα σας μπορεί να έχει πέσει ή να αποκοπεί και, στη συνέχεια, να επανέλθει γρήγορα. Κρατήστε το σύντομο? δεν θέλετε να συναντήσετε ως παράσιτο.

08 Πρακτική και δοκιμάστε τον εαυτό σας

Εάν δεν είστε σίγουροι ή αισθάνεστε νευρικοί για να αφήσετε επιχειρησιακά μηνύματα, εξασκηθείτε με έναν φίλο ή συνάδελφο.Αφήστε το δείγμα μηνύματος φωνητικού ταχυδρομείου και ζητήστε μια κριτική: Μιλάτε πολύ γρήγορα; Η φωνή σας είναι πολύ χαμηλή; Είστε δύσκολο να καταλάβετε με οποιονδήποτε τρόπο; Ίσως αξίζει να αφήσετε τον εαυτό σας ένα τηλεφωνητή για να ακούσετε από πρώτο χέρι πώς ακούγεται.