Παρακολούθηση του έργου σας χωρίς χάρτες Gantt

Τα διαγράμματα Gantt είναι ένα φανταστικό και πολύ χρήσιμο εργαλείο για την παρακολούθηση και το συντονισμό όλων των μικρών βημάτων που περνούν σε ένα μεγάλο έργο, αλλά μπορούν γρήγορα να γίνουν συντριπτικά και ακατάστατα, ειδικά για ανθρώπους που δεν ξέρουν πώς να τις διαβάσουν. Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε ένα γράφημα Gantt για να εξηγήσετε την πρόοδό σας σε έναν πελάτη ή έναν συνάδελφό του σε ένα άλλο τμήμα και ίσως έχετε την πρόκληση στα χέρια σας.

Αυτή δεν είναι η μόνη πρόκληση που παρουσιάζουν τα διαγράμματα Gantt. Τα δεδομένα σε ένα διάγραμμα Gantt συνήθως απαιτούν ειδικό λογισμικό για προβολή και επεξεργασία και η εκτύπωση τους είναι σχεδόν πάντα μια πρόκληση. Επιπλέον, μερικές φορές θέλετε μόνο να επικεντρωθείτε σε ένα μικρό μέρος ενός έργου χωρίς να έχετε κατακλυστεί από όλες τις πρόσθετες πληροφορίες.

Ενώ τα γραφήματα Gantt είναι μια μεγάλη λύση, δεν είναι τα μόνα. Όταν πρέπει να εξετάσετε ένα μικρότερο δείγμα των πληροφοριών ή πρέπει να παρουσιάσετε μια απλοποιημένη έκδοση ή μέρος των πληροφοριών σε μια κατάσταση όπου ένα γράφημα Gantt δεν θα ήταν πρακτικό, υπάρχουν πέντε εναλλακτικές λύσεις που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε αντ 'αυτού.

Λίστες εργασιών

Όλοι στην επιχειρηματική κοινότητα πρέπει να είναι εξοικειωμένοι και άνετοι με μια βασική λίστα εργασιών. Στην πραγματικότητα, η οργάνωση είναι μια από τις κορυφαίες δεξιότητες για έναν υπεύθυνο έργου.

Μια λίστα εργασιών μεταφέρει τη λίστα υποχρεώσεων στο επόμενο επίπεδο. Με μια λίστα εργασιών, μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον στήλες για να δείξετε ποιος θα ολοκληρώσει κάθε εργασία, την κατάσταση της εργασίας, τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης και την πιθανότητα η εργασία να ολοκληρωθεί έγκαιρα. Μπορείτε ακόμη να προσθέσετε πλαίσια ελέγχου για τα μέλη της ομάδας σας για να ελέγξετε την ολοκλήρωση των στοιχείων.

ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΦΥΛΛΑ

Ένα απλοποιημένο γράφημα σε ένα υπολογιστικό φύλλο είναι μια άλλη εναλλακτική λύση. Μπορείτε ακόμα να ορίσετε εργασίες στην αριστερή πλευρά και μπορείτε ακόμα να σκιάσετε τις γραμμές για να δείξετε το επίπεδο προόδου και τις εκτιμώμενες ημερομηνίες έναρξης και λήξης των εργασιών.

Τα υπολογιστικά φύλλα μπορεί να χρονοβόρα να κάνουν και να απαιτούν χρόνο για ενημέρωση, έτσι ώστε να μην θέλετε να τα χρησιμοποιήσετε ως συνολική λύση διαχείρισης έργου. Για μια απλή αναφορά μιας φορά για έναν πελάτη ή έναν διαχειριστή, ωστόσο, ένα απλοποιημένο υπολογιστικό φύλλο μπορεί να παρουσιάσει οπτικά το έργο με τρόπο που είναιεύκολο να εξηγήσει και να καταλάβει. Είναι επίσης μια καλή επιλογή για την παρακολούθηση της προόδου του έργου.

Διάγραμμα ροής

Τα διαγράμματα ροής ή τα διαγράμματα δικτύου δείχνουν τις εργασίες του έργου με τη σειρά που πρέπει να ολοκληρωθούν. Τα διαγράμματα ροής μπορούν να είναι τόσο απλά όσο και σύνθετα όπως θα θέλατε. Για παράδειγμα, μπορείτε ή όχι να θέλετε να καταχωρίσετε πληροφορίες όπως η ημερομηνία έναρξης και λήξης κάθε βήματος, ο αριθμός αναγνώρισης εργασιών ήη τοποθεσία. Λάβετε υπόψη ότι η προσθήκη πάρα πολλών πληροφοριών μπορεί να καταστήσει δύσκολο να διαβάσει αυτά τα διαγράμματα.

Ενώ πολλοί άνθρωποι βρίσκουν διαγράμματα ροής πιο εύκολο να διαβαστούν και να κατανοήσουν από τα διαγράμματα Gantt, κάνοντας τους μπορεί να είναι μια ταλαιπωρία. Επιπλέον, είναι συχνά ακατάλληλα για μεγάλα και σύνθετα προβλήματα. Τα γραφήματα ροής είναι τα καλύτερα για την παρουσίαση απλών έργων με εργασίες που φυσικά προχωρούν από το ένα στο άλλοτο επόμενο, αλλά δεν πρέπει να χρησιμοποιείται ως μακροπρόθεσμο εργαλείο ή για υπερβολικά πολύπλοκα έργα.

Kanban Boards

Έχει το έργο σας ένα μεγάλο αριθμό βημάτων που δεν πρέπει απαραίτητα να γίνουν με διαδοχική σειρά; Έχετε πολλούς ανθρώπους που εργάζονται στο ίδιο έργο ή οι εργασίες ενημερώνονται συχνά; Εάν ναι, η Kanban μπορεί να προσφέρει την ιδανική λύση για εσάς. (Μάθετε περισσότερα για το πώς λειτουργεί η Kanban στη διαχείριση έργου.)

Με ένα διοικητικό συμβούλιο Kanban, κάθε εργασία έργου είναι γραμμένο σε μια κολλώδη σημείωση και τοποθετείται στην κατάλληλη στήλη, όπως "να κάνει", "σε εξέλιξη" ή "έτοιμο". Καθώς ολοκληρώνεται κάθε εργασία, η αντίστοιχη κολλώδη σημείωση μετακινείται σε όλη τη γραμμή, μέχρις ότου όλες οι σημειώσεις βρίσκονται στη στήλη "Done".

Αυτό το οργανωτικό σύστημα είναι πολύ εύκολο να κατανοηθεί και να τροποποιηθεί γρήγορα, αλλά δεν είναι πολύ φορητό και θα πρέπει να είστε προσεκτικοί ώστε να μην πέσει και να χαθεί καμία από τις σημειώσεις.

Αναφορές κατάστασης

Τα γραφήματα Gantt είναι εξαιρετικά εργαλεία για την παρακολούθηση των έργων σας, όχι απαραίτητα για την επικοινωνία τους. Αν το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να γνωστοποιήσετε την πρόοδό σας με έναν πελάτη, τον χορηγό του έργου σας ή με άλλα μέλη της ομάδας, η αναφορά κατάστασης μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή σας. Επιπλέον, πολλά προγράμματα λογισμικού διαχείρισης έργου θα δημιουργήσουν απλοποιημένες αναφορές κατάστασης με εύκολη κατανόηση με μερικά μόνο κλικ του ποντικιού, εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο και ενέργεια.

Τα γραφήματα Gantt είναι ιδιαίτερα πρακτικά για την παρακολούθηση όλων των καθηκόντων που εμπλέκονται σε ένα μεγάλο έργο, αλλά δεν είναι πάντα τα καλύτερα για την επικοινωνία αυτών των πληροφοριών με άλλους, ιδιαίτερα εκείνους που δεν είναι συνηθισμένοι στην ανάγνωσή τους.

Έχετε αρκετές άλλες εναλλακτικές λύσεις. Δοκιμάστε μόνοι σας μία από αυτές τις πέντε εναλλακτικές λύσεις Gantt chart. Μπορεί να εκπλαγείτε ευχάριστα από το πόσο χρόνο μπορείτε να αποθηκεύσετε.