Πώς να διαχειριστείτε την υπερωριακή εργασία πιο αποτελεσματικά

Οι υπερωρίες όχι μόνο κατατάσσονται ως ένα από τα μεγαλύτερα τρέχοντα έξοδα για τις περισσότερες επιχειρήσεις, αλλά η σωστή ή λανθασμένη διαχείριση των υπερωριών μπορεί να σημαίνει τη διαφορά μεταξύ δαπανηρών αγωγών, χαμηλού ηθικού και ευπάθειας στις αλλαγές των κανονισμών υπερωριών.

Κατά τα τελευταία χρόνια των δύσκολων οικονομικών περιόδων, πολλοί εργαζόμενοι ήταν πρόθυμοι να αποδείξουν ότι είναι σκληροί εργαζόμενοι που δεν διαμαρτύρονται για το γεγονός ότι εργάζονται λίγο περισσότερο χρόνο - χωρίς αναγκαστικά να συμπεριλαμβάνουν κάποιες ή όλες τις ώρες στα φύλλα εργασίας τους.

Πολλοί εργοδότες έχουν υιοθετήσει σιωπηρά, ή και ρητά, αυτή τη στάση. Ο Ashley Dinsdale, αγοραστής για Macy's που εργάζεται 50+ ώρες την εβδομάδα, λέει: "Απολύσεις συνέβησαν στο γραφείο του προηγούμενου εργοδότη μου. Τώρα, έρχομαι νωρίς και στέλνω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να ξέρουν ότι είμαι εκεί. "

Σκεφτείτε προληπτικά

Αν και οι υπερωρίες συχνά είναι γεμάτες από έξοδα και παγίδες, δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Η ενεργητική διαχείριση των υπερωριών των εργαζομένων σας, αποφυγή εκπλήξεων και προετοιμασία για το μέλλον μπορεί να μειώσει τα έξοδά σας, να προστατεύσει την εταιρεία σας από νομικές ενέργειες και να βελτιώσει την ηθική σε ολόκληρη την εταιρεία.

Οι ακόλουθες τέσσερις συμβουλές εμπειρογνωμόνων μπορούν να φωτίσουν μερικά από τα θέματα που αφορούν τις υπερωρίες και να σας βοηθήσουν να αποφύγετε μεγάλες παγίδες και εκπλήξεις όσον αφορά τη διαχείριση ενδεχόμενων προβλημάτων.

1. Παρακολούθηση χρόνου εργασίας. Ο μέσος Αμερικανός εργαζόμενος, σύμφωνα με το Γραφείο Στατιστικών Εργασίας, εργάζεται λίγο περισσότερο από τέσσερις ώρες υπερωριών ανά εβδομάδα. Αυτό είναι 208 ώρες το χρόνο. Υπολογίζοντας έναν μέσο μισθό ύψους $ 21 ανά ώρα, το συνολικό ποσό ανέρχεται σε $ 6.552 ανά εργαζόμενο ανά έτος. Με προσωπικό 20 ατόμων, αυτό είναι μόνο 131.040 δολάρια σε δαπάνες υπερωριών.

Τι μπορείτε να κάνετε για να αποφύγετε εκπλήξεις όταν πρόκειται για υπερωρίες; Ένας από τους μεγαλύτερους διαθέσιμους πόρους είναι η παρακολούθηση του χρόνου κινητής τηλεφωνίας που περιλαμβάνει ειδοποιήσεις για την ενημέρωση των υπαλλήλων και των διευθυντικών στελεχών όταν παραβιάζονται τα όρια υπερωριών. Η παρακολούθηση του χρόνου των εργαζομένων επιτρέπει επίσης στους διαχειριστές και τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να βλέπουν και να αντιμετωπίζουν τα πρότυπα σε επίπεδο εταιρείας και σε επίπεδο επιμέρους υπαλλήλων όταν πρόκειται για υπερωρίες. Είναι ένας υπάλληλος σταθερά συσσωρεύεται υπερωρίες κάθε εβδομάδα;

Οι υπερωρίες προέρχονται από έλλειψη στελεχών, βαρύ φορτίο έργου ή ένας υπάλληλος που έχει επιπλέον χρόνο στα χέρια του και θέλει την πρόσθετη αμοιβή; Με μια μεγάλη εικόνα του χρόνου που αφιερώνεται και του τρόπου με τον οποίο διατίθενται σε διαφορετικά προγράμματα, οι διαχειριστές μπορούν να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με τους πόρους και τις υπερωρίες.

Μην αποφεύγετε τις ώρες παρακολούθησης μόνο για τους ωρομίσθιους υπαλλήλους. Γνωρίζοντας ακριβώς πόσες ώρες συνεισφέρει ο καθένας είναι ζωτικής σημασίας για να γίνουν έξυπνες επιλογές και να αντιμετωπιστούν πιθανές επικείμενες ομοσπονδιακές αλλαγές στις ρυθμίσεις υπερωριών.

Η παρακολούθηση του χρόνου αποφεύγει επίσης την στρογγυλοποίηση του χρόνου φύλαξης, η οποία συνήθως συμβαίνει αρκετά αθώα αλλά συνήθως πέφτει υπέρ του υπαλλήλου. Η Αμερικανική Ένωση Μισθοδοσίας υπολογίζει 10 λεπτά στρογγυλοποίησης ανά shift ανά εργαζόμενο. Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα που επιλέγετε σας βοηθά με τη συμμόρφωση DCAA και DOL, για να προστατεύσετε τον εαυτό σας με εύχρηστα αρχεία σε περίπτωση κυβερνητικών ελέγχων ή εργασιακών διαφορών.

2. Πάρτε μια σκληρή ματιά στην ταξινόμηση των υπαλλήλων. Πρέπει να γνωρίζετε ότι αν ο εργαζόμενος σας είναι μισθωτός αλλά κάνει λιγότερα από 23.660 δολάρια ετησίως, εξακολουθείτε να είστε υποχρεωμένοι να πληρώσετε υπερωρίες και ότι αυτό το όριο βρίσκεται στα πρόθυρα της απότομης αύξησης.Για να μην αναφέρουμε, η ταξινόμηση ενός υπαλλήλου ως απαλλαγμένου από αμοιβή κάτω από 23.660 δολάρια ετησίως ή σε θέση που δεν πληροί τις προϋποθέσεις απαλλαγής, απλώς και μόνο για να αποφευχθεί η πληρωμή υπερωριών δεν είναι μια σωστή στρατηγική. Ένα σημαντικό μέρος των εργατικών αγωγών που έχουν αυξηθεί από το 2004 απορρέει από εσφαλμένη ταξινόμηση και επανόρθωση για τις καθυστερημένες πληρωμές που οφείλονται στις υπερωρίες για επιπλέον ώρες χωρίς αμοιβή.

Για λόγους καταδίκης, δεν έχει σημασία για τα δικαστήρια αν εσείς σκοπίμως εσφαλμένα ταξινομείτε ή αθώα εσφαλμένη ταξινόμηση των υπαλλήλων. είναι η δουλειά σας ως εργοδότης για να βεβαιωθείτε ότι η ταξινόμηση είναι σωστή για τους υπαλλήλους σας και ότι δεν έχετε χειραγωγηθεί σε μια προσπάθεια να μειώσετε το κόστος. Οι κυρώσεις για εσφαλμένη ταξινόμηση περιλαμβάνουν έως και δύο χρόνια αχρεωστήτως καταβληθέντες υπερωρίες και αν θεωρήσετε εσφαλμένα τον υπάλληλο σκόπιμα, θα οφείλετε πίσω την αμοιβή τριών ετών.

Για να διασφαλίσετε ότι οι ταξινομήσεις σας είναι μέχρι το ταμπλό, αξιολογήστε τακτικά τα καθήκοντα και τη σχέση των υπαλλήλων σας με την εταιρεία και συμβουλευτείτε έναν πληρεξούσιο σε γκρίζες περιοχές. Μπορεί να τσιμπήσει λίγο για να πληρώσει το νόμιμο τέλος, αλλά είναι μια μικρή τσίμπημα σε σύγκριση με τις πιθανές συνέπειες.

3. Επικοινωνήστε με τις προσδοκίες. Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να πάρετε μια λαβή για τις υπερωρίες είναι να βελτιωθεί η επικοινωνία γύρω από το θέμα. Καθορίστε τις προσδοκίες σαφείς στους υπαλλήλους, εκπαιδεύστε τους διευθυντές και τους υπαλλήλους σχετικά με τις προσδοκίες και αποκλείστε τυχόν συνήθειες των εργαζομένων που δεν καταγράφουν υπερωρίες "από την καλοσύνη των καρδιών τους".

Μπορεί να υπάρχουν πολλοί ανύπαρκτοι κανόνες σχετικά με το πότε θα καταγραφεί η εργασία για ωρομίσθιοι εργαζόμενους από ό, τι οι διαχειριστές ή οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αλλά η εργασία χωρίς αμοιβή εξακολουθεί να αποτελεί λόγο για νομική ενέργεια, ακόμη και αν η έγκριση είναι σιωπηρή. Και ανεξάρτητα από το πόσο καλοί είναι οι καρδιές του υπαλλήλου σας, η εργασία χωρίς αμοιβή τελικά εξαντλεί το ηθικό και τη διαφάνεια μέσα στην εταιρεία.

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να διευκρινίσετε τις προσδοκίες σας γύρω από την τεχνολογία. Ο έλεγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η αναμονή των υπαλλήλων να ανταποκριθούν στις ώρες εκτός λειτουργίας μπορεί να φανεί αρκετά αβλαβές, αλλά τα λεπτά προστίθενται. Πολλές εταιρείες αναμένουν ότι οι εργαζόμενοι θα είναι διαθέσιμοι εκτός ωρών για την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά αυτό έχει γίνει δεκτό στο δικαστήριο ως εργασία. Μπορεί να είστε σοκαρισμένοι για να βρείτε πόσα "ώρες" οι εργαζόμενοι σας καταγράφουν εκτός ωρών σε αυτό το μόνο έργο.

Η Katharine C. Giovanni, πρόεδρος του Congressional Triangle, λέει: "Όλοι προσπαθούν να συμπιέσουν 36 ώρες σε μια 24ωρη μέρα. Η κατώτατη γραμμή, η τεχνολογία δεν βοηθά γιατί μπορείτε να πάρετε το γραφείο σας μαζί σας. "Αποσαφηνίστε τις προσδοκίες σας γύρω από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι κρατάτε όλους, τους διαχειριστές και τους υπαλλήλους σας, στα πρότυπα που καθορίζετε.

4. Δώστε έμφαση στη διασταύρωση. Σε ορισμένες εταιρείες, τα έξοδα υπερωριών αυξάνονται γρήγορα για ορισμένα άτομα απλώς και μόνο επειδή κανείς άλλος δεν μπορεί να κάνει τις δουλειές τους. Όχι μόνο οι υπερωρίες συσσωρεύονται, αλλά δημιουργούνται σημεία συμφόρησης και το εύρος ζώνης κάποιων εργαζομένων καταλήγει να μεγιστοποιείται, ενώ άλλοι καταλήγουν να μην αξιοποιούνται.

Υπογραμμίστε τη διασταυρούμενη κατάρτιση όσο το δυνατόν περισσότερο για να διαδώσετε το βάρος και να δώσετε τη δυνατότητα σε διαφορετικούς υπαλλήλους να συμμετάσχουν σε έργα με αύξηση του φόρτου εργασίας ή με καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Η αποτελεσματική διατομεακή κατάρτιση μπορεί επίσης να βελτιώσει το ηθικό, να εξουσιοδοτήσει περισσότερα μέλη του προσωπικού να συμβάλουν σε βασικά έργα και να ανακουφίσει μέρος του βάρους που επιβαρύνει τα άλλα μέλη του προσωπικού.

Η διασταυρούμενη εκπαίδευση μπορεί επίσης να σας επιτρέψει να είστε πιο ευέλικτοι με τον προγραμματισμό. Πολύ συχνά οι εταιρείες αναγκάζονται να προγραμματίζουν περίπου άτομα με εξειδικευμένες γνώσεις εις βάρος σημαντικών υπερωριών.Παρόλο που δεν είναι δυνατό ή ιδανικό να διερχόμαστε σε όλα τα καθήκοντα ή τα σύνολα δεξιοτήτων, ο εντοπισμός των καθηκόντων που μπορούν εύκολα να αντληθούν από πολλούς υπαλλήλους μπορεί να μειώσει δραστικά τις υπερωρίες αυξάνοντας παράλληλα την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα.

Νόμιμη ενέργεια

Οι εργαζόμενοι που ανησυχούν για τη δουλειά ή την απόδοση τους μπορεί να θέλουν να καταγράφουν ώρες χωρίς να χρεώνουν το χρόνο. Ωστόσο, οι επιχειρήσεις δεν πρέπει να θεωρούν αυτό το είδος συμπεριφοράς ως καλό πράγμα. Το κλείσιμο των οφθαλμών ή η ενθάρρυνση αυτού του τύπου συμπεριφοράς στο εμπρόσθιο τμήμα μπορεί να έχει καταστροφικές οικονομικές επιπτώσεις αργότερα, εάν αυτοί οι ίδιοι υπάλληλοι αποφασίσουν να ασκήσουν ένδικα μέσα για εσφαλμένη ταξινόμηση ή χρόνο χωρίς αμοιβή.

Σύμφωνα με τον Εθνικό Σύνδεσμο Εργατών Εργατικού Δυναμικού, οι μισθολογικές και μισθολογικές διαφορές αυξήθηκαν κατά 77% από το 2004 και δεν είναι συμπτωματικό, το 2004 ήταν η τελευταία φορά που το DOL αναθεώρησε το νόμο για τα δίκαια εργατικά πρότυπα. Με τη συνεχή συζήτηση των αλλαγών στους κανονισμούς υπερωριών, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ενδέχεται να αναμένουν να δουν περισσότερα κύματα εργασιακών και μισθολογικών διαφορών.

Μόνο το 2014, το Υπουργείο Εργασίας διέταξε επιχειρήσεις σε ολόκληρη τη χώρα να πληρώσουν σχεδόν 241 εκατομμύρια δολάρια σε πίσω μισθούς λόγω εσφαλμένης ταξινόμησης των εργαζομένων ως προσπάθεια αποφυγής της υπερωριακής αμοιβής, ζητώντας ή ενθαρρύνοντας τους υπαλλήλους να εργάζονται πάνω από 40 ώρες την εβδομάδα χωρίς αμοιβή οι υπάλληλοι να ανταποκρίνονται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα κείμενα και τις τηλεφωνικές κλήσεις χωρίς χρέωση. Από τους υπαλλήλους του EMS στο Τσάρλεστον στους εργαζόμενους στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης στη Σάντα Μπάρμπαρα και τους διευθυντές στα καταστήματα αθλητικών ειδών, νέες αγωγές συνεχίζουν να εμφανίζονται καθημερινά.

Σχετικά με την Amy Bailey

Η Amy επιβλέπει όλους τους τομείς χρηματοδότησης, ανθρώπινου δυναμικού και οικοδόμησης στα TSheets. Είναι ένας περήφανος Idaho Vandal που πέρασε οκτώ χρόνια στον τομέα της δημόσιας λογιστικής με την Coopers & Lybrand και περισσότερα από 20 χρόνια με δημόσιες και ιδιωτικές εταιρίες υψηλής τεχνολογίας όπως τα Extended Systems, ProClarity, Microsoft και Silverback. Έχει δύο παιδιά και ζει μαζί με τον σύζυγό της και έναν αγγλικό μαστίχο που ονομάζεται Προσκόπτης.