Επαγγελματικά παραδείγματα ευχετήριων μηνυμάτων

Όταν εργάζεστε σε μια επιχείρηση, οι πελάτες, οι υπάλληλοι ή άλλα άτομα που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις μπορεί να προσπαθήσουν να έρθουν σε επαφή μαζί σας μέσω τηλεφώνου και έχοντας επαγγελματικό χαιρετισμό ομιλίας μπορούν να ορίσουν τον σωστό τόνο για την επιχείρησή σας και να ενημερώσουν τους καλούντες για το πότε θα είστε είναι σε θέση να τους επιστρέψει.

Χρησιμοποιήστε ένα χαιρετισμό φωνητικού ταχυδρομείου "Από το τηλέφωνο" ή "Απασχολημένος" για να ενημερώσετε τους καλούντες ότι βρίσκεστε στο γραφείο, αλλά δεν μπορείτε να πάρετε την κλήση τους αυτή τη στιγμή επειδή είστε ήδη στο τηλέφωνο ή συμμετέχετε σε άλλες επιχειρηματικές δραστηριότητες.

Εάν είστε εκτός πόλης ή θέλετε να αφήσετε τα στοιχεία επικοινωνίας για άλλο προσωπικό σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, για παράδειγμα, μπορείτε να το συμπεριλάβετε και στον χαιρετισμό του τηλεφωνητή σας.

Κάνει μια θετική διαφορά όταν καταγράφετε ένα μήνυμα χαιρετισμού που τηρεί τα βασικά στοιχεία των καλών χαιρετισμών του τηλεφωνητή. Ακολουθούν μερικά καλά παραδείγματα καλωσόρισμα "στο τηλέφωνο" ή "απασχολημένος":

• Γεια σας. Αυτός είναι ο Jim Bucki. Είμαι σήμερα στο τηλέφωνο που εξυπηρετεί έναν άλλο πελάτη. Αν παρακαλούσα να αφήσετε ένα μήνυμα μετά από τον τόνο και να συμπεριλάβετε το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου σας, θα σας επιστρέψω το συντομότερο δυνατόν. Ευχαριστούμε που καλέσατε.

Εάν έχετε έναν βοηθό που μπορεί να βοηθήσει τους καλούντες με κάποια καθήκοντα ή ποιος μπορεί να σας εντοπίσει εάν μια κλήση είναι επείγουσα, συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας του βοηθού σας στο χαιρετισμό σας:

• Έχετε φτάσει στον Jim Bucki, όπου η ανάγκη σας να γνωρίζετε είναι η πρώτη μας προτεραιότητα. Δυστυχώς, είμαι στο τηλέφωνο με έναν άλλο πελάτη. Αν θέλετε να αφήσετε ένα μήνυμα μετά από τον τόνο, θα σας τηλεφωνήσω όταν μπορώ. Εάν χρειάζεστε άμεση βοήθεια, παρακαλώ επικοινωνήστε με τη γραμματέα μου, Mary Jane, στην επέκταση 6338. Σας ευχαριστώ που τηλεφωνήσατε.

Εάν η επιχείρησή σας έχει πολυάσχολη σεζόν και θέλετε να ενημερώσετε τους πελάτες ότι είναι ακόμα σημαντικοί, αλλά μπορεί να σας χρειαστεί περισσότερος χρόνος για να επιστρέψετε την κλήση τους, μπορείτε να τις προσθέσετε στο χαιρετισμό σας ως εξής:

• Γεια σας. Έχετε φτάσει στο κουτί φωνητικού ταχυδρομείου του James Bucki. Είμαι σήμερα στο τηλέφωνο τώρα και δεν μπορώ να λάβω την κλήση σας. Αυτή είναι η αρχή του νέου έτους, ώστε ο όγκος κλήσεων είναι πολύ βαρύς. Εκτιμώ την υπομονή σας κατά τη διάρκεια αυτού του πολυάσχολου χρόνου. Παρακαλώ αφήστε μου ένα μήνυμα και θα σας επιστρέψω το συντομότερο δυνατόν. Εάν χρειάζεστε επιπλέον βοήθεια, καλέστε τον βοηθό μου Liz Downie στην επέκταση 6338 1-800-555-1212.

Μερικές φορές οι πελάτες δεν συνειδητοποιούν ότι έχουν άλλες επιλογές για να λάβουν απαντήσεις για μια παραγγελία ή άλλα θέματα. Μπορείτε να συμπεριλάβετε πληροφορίες στο χαιρετισμό σας για να τις ανακατευθύνετε σε κάποιον άλλο που μπορεί να τους βοηθήσει:

• Γεια σου, αυτό είναι ο Jim Bucki στην Τεχνολογία Επιχειρήσεων. Είμαι σήμερα στο τηλέφωνο που εξυπηρετεί έναν άλλο πελάτη. Εάν πρόκειται για πρόσφατη παραγγελία, καλέστε το Τμήμα Εξυπηρέτησης Πελατών στη διεύθυνση 1-800-555-1212. Διατίθενται από Δευτέρα έως Παρασκευή από τις 8 π.μ. έως τις 5 μ.μ. Ανατολική ώρα. Ή μπορείτε να συνδεθείτε στον ιστότοπό μας που είναι διαθέσιμος όλο το 24ωρο. Διαφορετικά, αφήστε ένα μήνυμα μετά το ηχητικό σήμα και θα σας επιστρέψω αμέσως την κλήση σας.

Εάν εργάζεστε σε μια επιχείρηση που απαιτεί να είστε άμεσα διαθέσιμοι σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, συμπεριλάβετε οδηγίες στο χαιρετισμό σας σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι καλούντες μπορούν να έρθουν σε επαφή μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης:

• Ευχαριστούμε που καλέσατε. Έχετε φτάσει στο γραφείο του Jim Bucki, Οδηγός για την Τεχνολογία Επιχειρήσεων. Επί του παρόντος, μιλάω με έναν άλλο πελάτη. Εάν πρόκειται για κατάσταση έκτακτης ανάγκης, πατήστε "αστέρι" και, στη συνέχεια, "μηδέν" για να μεταφερθείτε στο χειριστή που θα με σελίδα. Διαφορετικά, αφήστε ένα λεπτομερές, εμπιστευτικό μήνυμα μετά τον τόνο και θα σας επιστρέψω την κλήση όταν είμαι διαθέσιμος. Ευχαριστώ.