Αποφυγή κακών ελέγχων: Κανόνες για την αποδοχή πληρωμών

Οι έλεγχοι είναι λιγότερο συνηθισμένοι από τους προηγούμενους, αλλά ορισμένες επιχειρήσεις εξακολουθούν να έχουν πολλά να κερδίσουν αποδεχόμενοι ελέγχους. Το Διοικητικό Συμβούλιο της Ομοσπονδιακής Τράπεζας αναφέρει ότι το 2012 έχουν εγγραφεί περίπου 18 δισεκατομμύρια επιταγές, οπότε εξακολουθούν να υπάρχουν πολλοί άνθρωποι που επιμένουν να πληρώσουν με επιταγή.

Η πρόκληση για τις επιχειρήσεις αποφεύγεται κακό ελέγχους. Ποτέ δεν γνωρίζετε με βεβαιότητα εάν οι πελάτες έχουν χρήματα στους λογαριασμούς ελέγχου τους και είναι ακριβό και χρονοβόρο όταν οι έλεγχοι αναπηδήσουν.

Λοιπόν, τι μπορείτε να κάνετε για να μειώσετε τις πιθανότητες αποδοχής κακής επιταγής;

Ελέγξτε την ταυτότητα

Πιθανώς να το κάνετε αυτό ούτως ή άλλως, αλλά αν δεν το κάνετε, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε. Η επαλήθευση της ταυτότητας του συγγραφέα ελέγχου σας βοηθά να βεβαιωθείτε ότι το άτομο που σας παραδίδει τον έλεγχο είναι το ίδιο άτομο που κατέχει το λογαριασμό. Θα πρέπει επίσης να ελέγξετε (και να αντιγράψετε) τη διεύθυνση στο αναγνωριστικό, για να δείτε αν αντιστοιχεί στη διεύθυνση του ελέγχου. Αν οι διευθύνσεις δεν ταιριάζουν, αυτό δεν σημαίνει ότι παίρνετε μια κακή επιταγή, αλλά αξίζει να γνωρίζετε (αυτό, σε συνδυασμό με άλλες περίεργες ενδείξεις, μπορεί να δείχνει ένα πρόβλημα).

Παρακολουθήστε την υπογραφή

Επιμένετε ότι όλες οι επιταγές έχουν υπογραφεί στον τόπο της επιχείρησής σας (υποθέτοντας ότι οι πελάτες έρχονται στο χώρο της επιχείρησής σας). Συγκρίνετε αυτήν την υπογραφή με την υπογραφή στο αναγνωριστικό για να βεβαιωθείτε ότι έχετε να κάνετε με το ίδιο άτομο. Θέλετε πραγματικά βλέπω το πρόσωπο υπογράφει επειδή ένας κλέφτης μπορεί να αρπάξει μια νόμιμα υπογεγραμμένη επιταγή, να το αλλάξει και να το φέρει στην επιχείρησή σας.

Αποκτήστε πληροφορίες επικοινωνίας

Εάν τα στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη δεν εκτυπώνονται στην επιταγή ή δεν είναι ενημερωμένα, λάβετε μια τρέχουσα διεύθυνση και έναν αριθμό τηλεφώνου. Αν κάτι πάει στραβά με την πληρωμή, το πρώτο βήμα είναι να επικοινωνήσετε με τον πελάτη και να τον ενημερώσετε. Μπορεί να ήταν ένα τίμιο λάθος και ο πελάτης θα διορθώσει γρήγορα το πρόβλημα. αν όχι, ίσως χρειαστεί να ενημερώσετε γραπτώς τον πελάτη προτού προβείτε σε νομικές ενέργειες.

Κοιτάξτε προσεκτικά

Ήταν αυτή η επιταγή εκτυπωμένη από επαγγελματικό εκτυπωτή ελέγχου ή δημιουργήθηκε από επαγγελματία κλέφτη; Ελέγξτε αν τα άκρα είναι καθαρά κομμένα και τετράγωνα και αναζητήστε χαρακτηριστικά ασφαλείας στον έλεγχο. Ψάξτε για τυχόν σημάδια παραποίησης, όπως μουντζούρες και φθορά σε ύποπτες θέσεις.

Ελέγξτε τον αριθμό ελέγχου

Να είστε προσεκτικοί εάν η επιταγή είναι από νέο λογαριασμό. Πώς μπορείς να λες? Κοιτάξτε τον αριθμό ελέγχου. Ένας μικρός αριθμός (101 ή κάτι παρόμοιος) σημαίνει συνήθως ότι είναι το πρώτο βιβλίο επιταγών που εκδόθηκε για αυτόν το λογαριασμό. Τούτου λεχθέντος, ο καθένας μπορεί να ζητήσει να ξεκινήσει τους ελέγχους τους σε μεγαλύτερο αριθμό, οπότε ελέγξτε 9900 δεν είναι κατ 'ανάγκη από έναν έμπειρο λογαριασμό.

Μόνο τρέχουσα ημερομηνία

Επιμένουν ότι οι επιταγές γράφονται μόνο με τη σημερινή ημερομηνία. Εάν χρησιμοποιείται μια ημερομηνία στο μέλλον, προσέξτε.

Μόνο τοπικά

Εάν είναι δυνατόν, επιμείνετε σε ελέγχους που προέρχονται από πελάτες που ζουν στην ίδια κατάσταση με την επιχείρησή σας. Σίγουρα, οι άνθρωποι κινούνται και η πελατειακή σας βάση μπορεί να είναι σε διακοπές, αλλά οι κίνδυνοι είναι υψηλότεροι με την επιτόπια επιταγή.

Επαληθεύστε τα κεφάλαια

Σε περίπτωση αμφιβολίας, επικοινωνήστε με την τράπεζα του συγγραφέα και ζητήστε να επαληθεύσετε τα κεφάλαια πριν δεχτείτε την επιταγή. Η τράπεζα μπορεί να αρνηθεί το αίτημά σας και δεν υπάρχει καμία εγγύηση ότι τα κεφάλαια θα υπάρχουν ακόμη και αν η τράπεζα ελέγξει τα κεφάλαια, αλλά αξίζει τον κόπο. Θα μπορούσατε επίσης να εγγραφείτε για κάποια υπηρεσία ελέγχου επαλήθευσης για να βοηθήσετε την ύποπτη επιθεώρηση σημάτων.

Μην το ξοδεύετε αμέσως

Θυμηθείτε ότι ένας έλεγχος μπορεί πάντα να επιστραφεί και μπορεί να διαρκέσει περισσότερο από ό, τι περιμένετε. Η διαδικασία εκκαθάρισης των επιταγών προκαλεί σύγχυση, επειδή η τράπεζά σας μπορεί να σας επιτρέψει να αποσύρετε ή να ξοδέψετε κάποια (ή όλα) τα χρήματα από μια επιταγή πριν διαπιστώνοντας εάν ο έλεγχος είναι καλός. Εάν αποδειχθεί ότι η επιταγή αναπηδά αφού έχετε ξοδέψει τα χρήματα, θα πρέπει να επιστρέψετε την τράπεζα. Πόσο καιρό πρέπει να περιμένεις; 30 ημέρες θα πρέπει να καλύπτουν τα πιο συνηθισμένα προβλήματα, αλλά περιμένετε περισσότερο εάν έχετε οποιαδήποτε αμφιβολία. Συζητήστε με την τράπεζά σας και μάθετε πότε θα ξέρετε αν τα χρήματα πράγματι έφτασε.