Βήματα για την προσαρμογή της επικοινωνίας σας για κάθε κοινό

Αν ελπίζετε να επικοινωνείτε με ανθρώπους με τρόπο που να μοιράζεται πληροφορίες και ειδικά να αλλάζει συμπεριφορά και να έχει σοβαρό αντίκτυπο, πρέπει να γνωρίζετε το κοινό σας. Είναι μια θεμελιώδης αρχή της μεγάλης επικοινωνίας. Η κατανόηση της προοπτικής των ανθρώπων που μιλάτε σας βοηθά να γίνετε καλύτερος παρουσιαστής και επαγγελματίας του ανθρώπινου δυναμικού.

Γνωρίστε το ακροατήριό σας. Ξέρεις τι τους νοιάζει. Ξέρτε τι θέλουν να ακούσουν. Και γνωρίζοντάς τους και εστιάζοντας το μήνυμά σας, μπορείτε να τους δείξετε ότι είστε πόρος. Συμμετέχετε στο κοινό σας και έχετε μεγαλύτερο αντίκτυπο.

Το πρόβλημα? Η γνώση του ακροατηρίου σας απαιτεί χρόνο και είναι πάντα πιο εύκολο να κάνετε ένα απόθεμα εγκεφάλου από όλα τα πράγματα που γνωρίζετε ή θέλετε να πείτε στο κοινό σας για ένα θέμα. Η κριτική σκέψη για το τι θέλει ή χρειάζεται να ακούσει το κοινό είναι πιο σκληρό.

Πολλοί επαγγελματίες ανθρωπίνων πόρων έχουν συλληφθεί για να δώσουν στο ακροατήριό τους όλα όσα πρέπει να γνωρίζουν ή να κάνουν σχετικά με μια παρουσίαση θέματος. Ξέρεις ότι έχεις πέσει σε αυτή την παγίδα όταν βρεθείς να βάζεις σημεία με σφαίρες στις διαφάνειες αντί να σκεφτόμαστε:

• τι το ακροατήριο πραγματικά ενδιαφέρεται,
• ποια είναι τα πιο σημαντικά σημεία σας, και
• πώς να τα χαρτογραφήσετε σε μια ξεκάθαρη ιστορία που δημιουργεί μια συναρπαστική ομιλία.

Η δεύτερη παγίδα πολλών επαγγελματιών HR ανήκει σε επαναλαμβάνει την ίδια ημέρα παρουσίασης καθημερινά σε διαφορετικά ακροατήρια. Το πρόβλημα είναι ότι διαφορετικά ακροατήρια ενδιαφέρονται και ανταποκρίνονται σε διαφορετικά πράγματα - οπότε αν θέλετε να συμμετέχετε, θα πρέπει να προσαρμόσετε το μήνυμά σας κάθε φορά που μιλάτε.

Είναι ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε το μήνυμά σας, να περικόψετε το θόρυβο και να κρατήσετε το κοινό σας σε επαφή με αυτό που τους λέτε - ανεξάρτητα από το ποιος ή πού βρίσκονται. Αυτές οι πέντε βασικές υπενθυμίσεις θα διασφαλίσουν ότι οι λέξεις σας θα επιτύχουν τον αντίκτυπο που αξίζουν - όταν κερδίζετε την πλήρη προσοχή και εμπλοκή του κοινού σας.

Γνωρίστε τι σας ενδιαφέρει το κοινό σας

Το κοινό σας δεν θα νοιάζεται για το τι λέτε μέχρι να αποδείξετε ότι σας ενδιαφέρει. Καθώς σχεδιάζετε την παρουσίασή σας, ρωτήστε ποιες είναι οι προκλήσεις και οι ανάγκες του αναμενόμενου ακροατηρίου σας; Ποιες είναι οι τρεις έως τέσσερις βασικές ερωτήσεις ή ζητήματα σχετικά με το θέμα σας;

Αν δεν ξέρετε, ρωτήστε μερικούς ανθρώπους που θα παρακολουθήσουν την παρουσίασή σας, ρωτήστε τον υπεύθυνο του τμήματος ή, αν δεν υπάρχουν διαθέσιμες πληροφορίες, κάντε την καλύτερη σας εικασία.

Στη συνέχεια, ξεκινήστε την παρουσίασή σας υπενθυμίζοντας στο ακροατήριο σας τις αναγνωρισμένες ανησυχίες. Πες: "Ξέρω ότι πολλοί από εσάς αναρωτιόσασταν τις επιλογές των παροχών μας ή" Φαντάζομαι ότι αυτά τα τρία πράγματα είναι αυτά που πραγματικά θέλετε να βγείτε από αυτό το εργαστήριο ".

Όταν μιλάτε πρώτα για το κοινό σας και για τα προβλήματα και τις ανάγκες που θα αντιμετωπίσετε στη συζήτησή σας, αποδεικνύετε ότι σας ενδιαφέρει. Αυτό κάνει τους ανθρώπους να θέλουν να ακούσουν.

Χαρτογραφήστε τα βασικά σας σημεία για το κοινό σας

Οι περισσότερες παρουσιάσεις HR αισθάνονται σαν μια χωματερή πληροφόρησης, όχι μια ξεκάθαρη ιστορία με μια σειρά από βασικά σημεία. Οι επαγγελματίες του ανθρώπινου δυναμικού συνήθως γνωρίζουν πολύ περισσότερο από ό, τι θέλουν ή πρέπει να γνωρίζουν άλλοι άνθρωποι για οποιοδήποτε απαραίτητο θέμα.

Οι συγγραφείς Chip και Dan Heath, στο βιβλίο τους "Made to Stick", ονόμασαν αυτή την "κατάρα της γνώσης". Πότε ήταν η τελευταία φορά που αισθανθήκατε ότι η παρουσίαση ήταν πολύ μικρή ή κάλυψε ελάχιστες πληροφορίες; Πιθανώς σπάνια αν ποτέ.

Οι άνθρωποι που ξεχωρίζουν ως παρουσιαστές, αυτοί που ακούγονται και έχουν επιρροή, ξεκινούν αναγνωρίζοντας το πρόβλημα του κοινού ότι βοηθούν στην επίλυση. Στη συνέχεια, καθώς προετοιμάζουν την παρουσίασή τους, χωρίζουν το γνωστό από το ωραίο να το γνωρίζουν.

Πάρτε το μισό από ό, τι ώρα προετοιμασίας εσείς πρέπει να επικεντρωθεί στην καρδιά της παρουσίασής σας και τι πρέπει να γνωρίζει το κοινό σας που θα τους βοηθήσει. Ο καλύτερος τρόπος να σπάσετε την "κατάρα της γνώσης" είναι να εστιάσετε σε αυτό που είναι σημαντικότερο για εσάς και το κοινό.

Τοποθετήστε την παρουσίασή σας σε πίνακα ή κομμάτι χαρτί ή χρησιμοποιήστε ένα σύνολο αυτοκόλλητων σημειώσεων. Ποια ακολουθία σημείων είναι καλύτερη; Υπάρχει εντολή στα σημεία που θα έχουν μεγαλύτερη σημασία για το κοινό σας; Πώς συνδέονται τα σημεία σας μεταξύ τους; Κάντε τους σαφείς. Αν δεν το κάνουν, πείτε στους ανθρώπους: "Εδώ είναι ένα εντελώς διαφορετικό, αλλά σημαντικό θέμα."

Πείτε ιστορίες και παραδείγματα χρήσης Το κοινό σας θα βρει σχετικό

Εκτός από την προσπάθειά τους να παρουσιάσουν πάρα πολλά πράγματα ταυτόχρονα, πολύ συχνά οι παρουσιάσεις του HR είναι αφηρημένες και άσχετες με την καθημερινή ζωή και τη δουλειά του κοινού. Αυτό που συμβαίνει τότε είναι ότι οι άνθρωποι συντονίζουν, καθιστούν μέσα από τη συζήτηση, υποθέτουν ότι δεν είναι γι 'αυτούς, και δεν αναλαμβάνουν καμία ενέργεια. Αυτό κάνει την παρουσίαση χάσιμο χρόνου και της δικής σας.

Για να τους συνδέσεις, για να τους βοηθήσουν να αναλάβουν δράση, οι άνθρωποι χρειάζονται τις ιδέες που βασίζονται σε ιστορίες και παραδείγματα. Οι ανθρώπινοι εγκέφαλοι συνδέονται με ιστορίες και θυμούνται. Έτσι, καλύψτε λιγότερα σημεία-καλύτερα-με πολλά παραδείγματα. Και, όποτε είναι δυνατόν, να κάνουν τα παραδείγματα από το τμήμα τους και την καθημερινή τους εμπειρία στην εργασία.

Πείτε ιστορίες σχετικά με τον τρόπο χρήσης της ιδέας που μοιράζεστε. Είτε πρόκειται για το πώς να λύσετε ένα πρόβλημα αποζημίωσης, πώς να δώσετε ανατροφοδότηση, πώς να εγγραφείτε στο σχέδιο όραμά σας, ή πώς ο νέος οργανισμός είναι διαφορετικός από τον παλαιό, πείτε ιστορίες. Κάντε τη γέφυρα ξεκάθαρη μεταξύ του θέματος και της ζωής και των συμφερόντων σας.

Εμφάνιση, μην πείτε μόνο στο ακροατήριό σας

Μια εικόνα αξίζει χίλιες λέξεις σε πολλές περιπτώσεις. Τα βίντεο γίνονται ο κανόνας για την αποτελεσματική επικοινωνία. Σε αυτήν την ημέρα προσβάσιμων εργαλείων βίντεο, οι παρουσιαστές που χρησιμοποιούν υπερβολικά μεγάλο κείμενο συχνά χρησιμοποιούν δικαιολογίες. Λένε: «Αλλά πρέπει να επικοινωνήσω με πολύ συγκεκριμένες πληροφορίες» ή «Το κοινό μου θα μπορέσει καλύτερα να χωνέψει αυτή την πολύπλοκη ιδέα αν το γράψω». Όχι, δεν το κάνετε και όχι, δεν θα το κάνουν.

Εκτός αν ο στόχος σας είναι να τρυπάτε, να αποξενώσετε και να υποτάσσετε το κοινό σας και να μην έχετε επιρροή σε ένα χειρότερο σενάριο, κόψτε το κείμενο. Στείλτε το σε επόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μοιραστείτε το σε ένα έγγραφο Google. Τα γραφικά που χρησιμοποιείτε πρέπει να υποστηρίξουν την ιστορία, να μην γίνουν το σενάριό σας. Αφού έχετε τα σαφή σύνολα των κύριων σημείων και μια καλή ροή που υποστηρίζεται από ιστορίες και παραδείγματα, μόνο τότε θα πρέπει να ξεκινήσετε ένα εργαλείο παρουσίασης.

Διαφορετικά, καταλήγετε με τις διαφάνειες σας που εξυπηρετούν διπλό καθήκον όπως σημειώνει ο ομιλητής σας. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να έχετε αποστείλει μόνο την παρουσίαση αντί να σπαταλάτε το χρόνο του ακροατηρίου σας.

Προσαρμόστε και βελτιώστε γνωρίζοντας το κοινό σας

Μόλις δημιουργήσετε μια καλή παρουσίαση που υποστηρίζει οπτικά το κύριο μήνυμά σας, έχετε την ελευθερία να το προσαρμόσετε σε κάθε κοινό που υπηρετείτε. Μπορείτε να κάνετε το σημείο σας και στη συνέχεια να ρωτήσετε δυνατά, "Γιατί λοιπόν να σας ενδιαφέρει αυτό;" και να προσαρμόσετε την απάντησή σας στο ακροατήριο που βρίσκεται μπροστά σας. Αυτό που ενδιαφέρουν τα μέλη της ομάδας μάρκετινγκ μπορεί να διαφέρει πολύ από τις ανάγκες του προσωπικού ανάπτυξης.

Σε χρόνια παροχής εκπαίδευσης και προβολής για ηγέτες σε δεκάδες οργανισμούς όπως η Apple, η Oracle, η SAP και η T-Mobile, η δύναμη ενός απλού συνόλου μηνυμάτων έφθασε στο φως. Όταν τα μηνύματα υποστηρίχθηκαν από απλές εικόνες και παραδόθηκαν από έναν επικεντρωμένο παρουσιαστή ο οποίος μπορούσε να δώσει σαφή σημεία και να τα συνδέσει με την καθημερινή ζωή του κοινού τους, έγινε επικοινωνία. Και, δεν είναι το θέμα της παρουσίασης;