Ένας οδηγός για την τιμολόγηση πακέτων συνεδρίων και συναντήσεων

Σε αντίθεση με τις Ηνωμένες Πολιτείες, είναι μια κοινή πρακτική για τα ευρωπαϊκά ξενοδοχεία να προσφέρουν εταιρικά συνέδρια και πακέτα συσκέψεων ως επιλογές για διοργανωτές εκδηλώσεων που διοργανώνουν σεμινάρια, συνέδρια και άλλες συναντήσεις στο ξενοδοχείο. Η ιδέα πίσω από την προσφορά υπηρεσιών συσκευασίας εταιρικών εκδηλώσεων είναι να συνδυάσει όλα τα διάφορα στοιχεία του χώρου αίθουσας συσκέψεων, των τροφίμων και των ποτών και των οπτικοακουστικών αναγκών σε ένα πακέτο συνάντησης για μια ενιαία ημερήσια τιμή ανά συμμετέχοντα. Όχι μόνο μπορεί αυτή η πρακτική να είναι γενικά πιο αποτελεσματική για όσους συμμετέχουν στο σχεδιασμό του γεγονότος, αλλά κάνει τη διαχείριση και την πρόβλεψη του κόστους που συνδέεται με τον τόπο διεξαγωγής μιας πιο απλής διαδικασίας.

Στις Ηνωμένες Πολιτείες, από την άλλη πλευρά, εξακολουθεί να είναι πολύ συνηθισμένο για τα ξενοδοχεία να χτίζουν ένα στοιχείο γραμμής για τα έξοδα διάσκεψης ανά στοιχείο γραμμής βάσει των αναλυτικών και προσαρμοσμένων αναγκών κάθε συνάντησης ή εκδήλωσης. Παρόλο που η πρακτική επιτρέπει στον υπεύθυνο διοργάνωσης εκδηλώσεων να έχει μεγαλύτερο έλεγχο σε κάθε λεπτομέρεια του συμβάντος, συχνά δημιουργεί περίπλοκες παραγγελίες συμβάντων συμπόσιο και περισσότερες δυσκολίες στη διαχείριση του κόστους και του συνολικού προϋπολογισμού του συμβάντος.

Αν και οι κύριοι παράγοντες της βιομηχανίας συνεχίζουν να αλλάζουν τον τρόπο που αναπτύσσουν τις δραστηριότητές τους, το ευρωπαϊκό μοντέλο και το αμερικανικό μοντέλο εξακολουθούν να τείνουν να αντικατοπτρίζουν αυτές τις διαφορές στην προσέγγιση των συνεδρίων και των εταιρικών εκδηλώσεων. Για μια βαθύτερη κατάδυση, ας ρίξουμε μια ματιά σε δύο παραδείγματα εταιρικών εκδηλώσεων και συνεδρίων: ένα από το πρώην Fira Palace στη Βαρκελώνη (Ευρωπαϊκό παράδειγμα) και το άλλο στο Wynn Resorts στο Λας Βέγκας (αμερικανικό παράδειγμα).

Πακέτα Συνεδρίων και Συνεδρίων Παράδειγμα

Οι ημερήσιες συσκευασμένες τιμές είναι δημοφιλείς στο Ηνωμένο Βασίλειο και δούλεψαν και στην ηπειρωτική Ευρώπη. "Η αγορά του Ηνωμένου Βασιλείου ήταν η πρώτη που ζήτησε αυτό το είδος πακέτου και πάντα προσπαθούμε να προσαρμόζουμε τις προτάσεις μας για να καλύψουμε τις ανάγκες των πελατών μας", εξηγεί ο πρώην γενικός διευθυντής του Fira Palace στη Βαρκελώνη (τώρα το Crowne Plaza Barcelona) ξενοδοχείο που είναι δημοφιλές μεταξύ εταιρικών εκδηλώσεων και σχεδιαστών συναντήσεων που διοργανώνουν διεθνείς συναντήσεις.

Hotel Clientele

Πίσω όταν η Crowne Plaza Barcelona εξακολουθούσε να λειτουργεί ως το Fira Palace, περίπου το 20% των πελατών του ξενοδοχείου ήταν από την Ισπανία. Το υπόλοιπο ετήσιο πελατολόγιο προέρχεται από το Ηνωμένο Βασίλειο (19%), τις ΗΠΑ (17%), τη Γαλλία (7%), την Ιταλία (6%), την Ιαπωνία (4%) και τη Γερμανία (4%). Επιπλέον, περίπου το ήμισυ των επιχειρηματικών εκδηλώσεων που φιλοξένησαν ήταν από τη φαρμακευτική βιομηχανία με τα υπόλοιπα, συμπεριλαμβανομένης της τεχνολογίας, των τροφίμων και των ποτών, των τραπεζών και των πελατών της αυτοκινητοβιομηχανίας.

Ζήτηση για τιμολόγηση πακέτου συνεδρίου

Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, το πακέτο καθημερινής συνάντησης στο Fira Palace περιελάμβανε τη χρήση της αίθουσας συσκέψεων, διαλείμματα για καφέ, γεύμα, οθόνη και πολλά άλλα. Το διαθέσιμο πακέτο συσκέψεων περιελάμβανε ουσιαστικά όλα όσα θα μπορούσε να χρειάζεται ένας προγραμματιστής να συμπεριλάβει σε μια συνάντηση.

Καθώς η βιομηχανία εξελίχθηκε, οι αιτήσεις για συνέδρια και πακέτα συνεδριάσεων συνέχισαν να αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου. Αρχικά, οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εταιρικών εκδηλώσεων ζήτησαν την κατ 'αποκοπήν τιμολόγηση των διασκέψεων για αίθουσες συνεδριάσεων, φαγητού και ποτών. Με την πάροδο του χρόνου, τα αιτήματα αυτά επεκτάθηκαν για να συμπεριλάβουν άλλα στοιχεία, όπως οθόνες, πρόσβαση στο Internet, πίνακες flip και συστήματα ήχου. Αλλά η ζήτηση ήταν ακόμα για συσκευασμένα, κατ 'αποκοπή τιμές.

Για όσους ζήτησαν διανυκτέρευση δωμάτια, ζήτησαν επίσης μια ειδική / διαπραγματεύσιμη τιμή για καταλύματα στο συνολικό ποσοστό των εκδηλώσεών τους. Παρόλο που τα πακέτα αυτά καλύπτουν την πλειοψηφία των αναγκών των εκδηλώσεων, οι υπεύθυνοι σχεδιασμού θα εξακολουθούν να διαπραγματεύονται για άλλες απαιτήσεις εκδηλώσεων, όπως εκθεσιακός χώρος, γκαλά δείπνα, δεξιώσεις κοκτέιλ και άλλα στοιχεία της ατζέντας των εκδηλώσεων.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της ευρωπαϊκής προσέγγισης

Είναι σαφές ότι η πρωταρχική ευρωπαϊκή προσέγγιση για τον προγραμματισμό και την τιμολόγηση συνεδρίων μπορεί να είναι χρήσιμη για τους υπεύθυνους σχεδιασμού εκδηλώσεων για διάφορους λόγους, συμπεριλαμβανομένης της αντίληψης της εξοικονόμησης κόστους, της προβλεψιμότητας του κόστους και της ευκολίας παρουσίασης και εγκρίσεων πελατών.

Ωστόσο, μια τέτοια προσέγγιση θέτει ένα αυξημένο βάρος στο ξενοδοχείο για να προβλέψει τις ανάγκες των πελατών του, ενώ ταυτόχρονα διαχειρίζεται το δικό του κατώτατο όριο. "Από την άποψή μας, είναι πολύ πιο εύκολο να κάνουμε εκδηλώσεις« à la carte », αλλά η λειτουργία είναι πολύ πιο περίπλοκη, αλλά το όφελος για εμάς είναι η ικανοποίηση του πελάτη», λέει ο πρώην γενικός διευθυντής του Fira Palace.

Πακέτα συσκέψεων και συναντήσεων Αμερικανών

Ενώ η ευρωπαϊκή αγορά είναι σχετικά ώριμη με την αποδοχή και τη χρήση πακέτων διάσκεψης ή συνεδριάσεων, περισσότερα ξενοδοχεία των ΗΠΑ ενδέχεται να αρχίσουν να εξετάζουν το ενδεχόμενο να αλλάξουν τον τρόπο με τον οποίο πακέτα και τιμές και συνέδρια και συναντήσεις. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό τώρα που απαιτείται από τους υπεύθυνους σχεδιασμού γεγονότων να λαμβάνουν ολοένα και συχνότερα αποφάσεις συνάντησης σε βραχύτερες προθεσμίες.

Τον Μάιο του 2009, η Wynn Las Vegas ανέλαβε την πρωτοβουλία να εισαγάγει τρεις τύπους τι καλούν όλα τα ποσοστά συμμετοχής σε συνέδρια και συνέδρια για την αγορά των μικρότερων συναντήσεων, δηλαδή εκείνων με λιγότερους από 80 συμμετέχοντες. Σήμερα προσφέρουν τα πακέτα αυτά. Περιλαμβάνουν:

• Πλήρες πακέτο συνδιάσκεψης ημέρας
• "AM" Μισή Ημέρα Συνέδριο Delegate Package
• "PM" Μισή Ημέρα Συνέδριο Delegate Package

Όπως και οι ευρωπαίοι προγραμματιστές εκδηλώσεων αναμένουν, οι συσκευασμένες επιλογές της Wynn διατιμώνται ανά επιτόκιο ανά συμμετέχοντα (δηλ. Συμμετέχοντα), συμπεριλαμβανομένης της αίθουσας συσκέψεων, φαγητού και ποτών, σνακ για διαλείμματα και προβολέα LCD και οθόνης.

Η ιδέα της Wynn να αναπτύξει τις επιλογές του πακέτου διασκέψεων εξελίχθηκε από την προσέγγιση της ευρωπαϊκής αγοράς. Στην πραγματικότητα, ο André Link, πρώην διευθυντής πωλήσεων της Wynn, προήλθε προηγουμένως από την Ευρώπη. "Για το μεγαλύτερο μέρος της Ευρώπης, αυτός είναι ο μόνος τρόπος που πωλήσαμε συναντήσεις … Ήταν πολύ σπάνιο ότι ετοιμάσαμε προτάσεις à la carte που απαριθμούν τα κόστη F & B, ενοικιάσεις δωματίων, χρεώσεις AV κ.λπ.", εξηγεί η Link.

Μια μετατόπιση της αμερικανικής βιομηχανίας

Με την έναρξη του μικρού πακέτου συνεδριάσεων τους, το Wynn Resorts προέβλεψε ότι τα πακέτα των συνεδρίων θα ήταν πιο δημοφιλή στους εταιρικούς πελάτες τους, επειδή οι περισσότερες συνεδριάσεις σύνδεσης είναι μεγαλύτερες σε μέγεθος. Είχαν δίκιο. Από τότε, πολλές αλυσίδες ξενοδοχειακών ξενοδοχειακών εταιρειών με υψηλό προφίλ άρχισαν να προσφέρουν εταιρικές συναντήσεις και συνέδρια που αντανακλούν καλύτερα το ευρωπαϊκό μοντέλο για τον προγραμματισμό εταιρικών εκδηλώσεων.

Βεβαίως, τα ποσοστά των πακέτων συναντήσεων και συνεδρίων δεν θα καλύψουν τις ανάγκες κάθε εκδήλωσης. Στην πραγματικότητα, οι περισσότεροι σχεδιαστές αναγνωρίζουν ότι θα παραιτηθούν από ορισμένες προτιμήσεις λεπτομέρειας για το πρόγραμμά τους ή θα απαιτήσουν από τον χώρο να προσαρμόσει το πακέτο ώστε να περιλαμβάνει πρόσθετα στοιχεία. Υπάρχει πάντοτε η προσοχή όσον αφορά την εξάρτηση από τα πακέτα, αν οι υπεύθυνοι σχεδιασμού προβλέπουν ότι τα προγράμματά τους μπορεί να διαρκέσουν περισσότερο από ό, τι είχε αρχικά προβλεφθεί, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει πρόσθετα τέλη. Αλλά για εκείνους τους σχεδιαστές συναντήσεων και εκδηλώσεων που εξετάζουν προσεκτικά τον προϋπολογισμό τους, αυτά τα πακέτα συνεδριάσεων και συνεδρίων προσφέρουν σαφή προβλεψιμότητα για τον προϋπολογισμό της διάσκεψης.