3 έγγραφα που χρειάζεστε κατά την πρόσληψη ενός συμβασιούχου

Να προσλάβετε έναν ανεξάρτητο ανάδοχο για να εργαστείτε στην επιχείρησή σας; Η πρόσληψη εγγράφων για ανεξάρτητους εργολάβους είναι πολύ πιο απλή από ό, τι για τους εργαζόμενους, με λίγα μόνο έγγραφα που χρειάζονται, αλλά αυτά είναι σημαντικά έγγραφα. Η απόκτηση τους στην αρχή της σχέσης εργασίας είναι πολύ πιο εύκολη από ό, τι όταν γίνεται η εργασία ή η σύμβαση και δεν μπορείτε να βρείτε το άτομο.

Πρόσληψη Ανεξάρτητου Αναδόχου

Η πρόσληψη ανεξάρτητου εργολάβου διαφέρει από την πρόσληψη υπαλλήλου. Υπάρχει λιγότερη γραφειοκρατία επειδή δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε φόρους μισθωτών υπηρεσιών (φόροι εισοδήματος και φόροι FICA).

Πρέπει να επαληθεύσετε το φορολογικό αναγνωριστικό του ατόμου και να βεβαιωθείτε ότι το άτομο είναι κατάλληλο για την εργασία, είναι αξιόπιστο και έχει καλή φήμη.

Μπορεί επίσης να θέλετε να βεβαιωθείτε ότι ο εργολάβος δεν αποκαλύπτει σημαντικές πληροφορίες για την εταιρεία ή να αφήσει την εταιρεία σας και να λάβει πελάτες ή υπαλλήλους.

Τι είναι Ανεξάρτητος Ανάδοχος;

Ένας ανεξάρτητος εργολάβος μπορεί να είναι ένα ή περισσότερα άτομα που βρίσκονται σε ξεχωριστή επιχείρηση από τη δική σας. Αυτό περιλαμβάνει τους ελεύθερους επαγγελματίες (όπως καλλιτέχνες, σχεδιαστές ή σχεδιαστές ιστοσελίδων, μια εξωτερική εταιρεία (για παράδειγμα εργασίες καθαρισμού), έναν επαγγελματία όπως ένας πληρεξούσιος ή ένας φορολογικός συντάκτης - όποιος πληρώνετε για υπηρεσίες και ο οποίος δεν είναι υπάλληλος.

Έγγραφο # 1 - Έντυπο W-9

Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε κατά την πρόσληψη εξωτερικών εργαζομένων είναι ότι πρέπει να τεκμηριώσετε τις πληρωμές σας σε αυτούς. Εάν πληρώσετε κάποιον (με λίγες μόνο εξαιρέσεις) $ 600 ή περισσότερο σε ένα χρόνο, θα πρέπει να δώσετε σε αυτό το πρόσωπο ή εταιρεία ένα έντυπο W-9, το οποίο περιλαμβάνει τον αναγνωριστικό αριθμό του φορολογούμενου φορολογούμενου, το όνομα και τη διεύθυνση. Πρέπει να έχετε αρχείο W-9 για κάθε ανεξάρτητο ανάδοχο, ώστε να μην χρειαστεί να παρακρατήσετε φόρους εισοδήματος από το άτομο αυτό. Έπειτα, έχετε τις πληροφορίες για να δημιουργήσετε ένα έντυπο 1099-MISC για το συγκεκριμένο άτομο για το φορολογικό έτος (παρόμοιο με ένα έντυπο W-2 για τους υπαλλήλους).

Μπορεί να υπάρχει φόρος παρακράτησης φόρου εισοδήματος που απαιτείται από το κράτος σας. Ελέγξτε με την αρχή φόρου εισοδήματος του κράτους σας για περισσότερες πληροφορίες.

Έγγραφο # 2 - Εφαρμογή, συνέχιση ή τεκμηρίωση των προσόντων

Πριν να προσλάβετε κάποιον, θα πρέπει να ζητήσετε και να φυλάξετε αντίγραφο των εγγράφων που δείχνουν τα προσόντα αυτού του προσώπου για το έργο που επιτελείται.

Εάν ζητήσετε από το άτομο να συμπληρώσει ένα έντυπο αίτησης, πρέπει να είναι με την προϋπόθεση ότι η αίτηση δεν αφορά την απασχόληση ως υπάλληλος. Είναι καλύτερο να αποκτήσετε ένα λεπτομερές βιογραφικό σημείωμα από το άτομο, συμπεριλαμβανομένης της εκπαίδευσης και του προηγούμενου ιστορικού εργασίας.

Ζητήστε αναφορές από προηγούμενους εργοδότες και άτομα που σχετίζονται με την εργασία που γνωρίζουν αυτό το άτομο (ο πάστορας ή ο γαμπρός του προσώπου δεν αποτελεί καλή αναφορά).

Μπορεί να θέλετε να κάνετε έναν έλεγχο ιστορικού σε αυτό το άτομο. Εφόσον απαιτείτε από όλους τους εργολάβους να έχουν έλεγχο ιστορικού.

Αν το άτομο κάνει εμπιστευτική, οικονομική ή άλλη κρίσιμη εργασία, θα πρέπει επίσης να κάνετε έναν έλεγχο ιστορικού και να πάρετε αναφορές. Εάν το πρόσωπο ή η εταιρεία είναι συνδεδεμένο (ασφαλισμένο), μπορεί να θέλετε να πάρετε ένα αντίγραφο αυτής της ασφάλισης.

Έγγραφο # 3 - Γραπτή σύμβαση

Για κάθε ανεξάρτητο εργολάβο που εργάζεται για την επιχείρησή σας, θα πρέπει να έχετε ένα αντίγραφο της σύμβασης που έχει υπογραφεί και από τα δύο μέρη. Μπορεί να ακούγεται υπερβολικά να απαιτείτε από εσάς να έχετε μια σύμβαση για κάθε σχέση ανεξάρτητου εργολάβου, αλλά ορισμένες συμφωνίες πρέπει να τεθούν γραπτώς. Η σύμβαση προστατεύει και τους δυο σας σε περίπτωση διαφωνίας.

Ορισμένα θέματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν σε αυτή τη σύμβαση και ορισμένοι όροι που πρέπει να συμπεριληφθούν:

• Το εύρος της εργασίας, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου εργασίας και των προθεσμιών.
• Ποσά και χρονοδιάγραμμα των πληρωμών, όταν οι πληρωμές είναι οφειλόμενες, τι συμβαίνει εάν δεν γίνουν πληρωμές.
• Ποιος είναι ο ιδιοκτήτης της εργασίας - ο ανάδοχος ή η εταιρεία ενοικίασης;

Το πιο σημαντικό μέρος αυτής της σύμβασης θα πρέπει να είναι μια δήλωση ότι αυτό το άτομο είναι ανεξάρτητο ανάδοχο, όχι υπάλληλος.

Μπορεί επίσης να θέλετε πρόσθετες συμφωνίες

Ανάλογα με το είδος της εργασίας που γίνεται και την ευαισθησία των πληροφοριών της επιχείρησής σας, μπορεί να θέλετε να λάβετε δύο άλλες συμφωνίες: Συμφωνία εμπιστευτικότητας (μη γνωστοποίηση) και συμφωνία μη ανταγωνισμού. Ενώ αυτά τα έγγραφα δεν απαιτούνται από οποιαδήποτε κυβερνητική υπηρεσία, ίσως είναι καλό να εξετάσετε με βάση τον τύπο της επιχείρησής σας και τον τύπο ανεξάρτητου εργολάβου που προσλαμβάνετε.

Η συμφωνία εμπιστευτικότητας απαιτεί από τον συμβασιούχο εργαζόμενο να παραμείνει εμπιστευτική οποιαδήποτε πληροφορία σχετικά με την εταιρεία σας, η οποία θα μπορούσε να είναι επιβλαβής για σας, εάν αποκαλυφθεί.

Η συμφωνία μη άσκησης ανταγωνισμού καθορίζει τους περιορισμούς για τον εργαζόμενο σύμβουλο να εγκαταλείπει την εταιρεία σας και να μεταφέρει τους πελάτες ή τους πελάτες σας σε άλλη εταιρεία.

Συχνά συμβαίνει ότι ένας ανεξάρτητος εργολάβος θα εργαστεί για έναν εργοδότη για λίγο για να αποκτήσει δεξιότητες και εμπειρία και στη συνέχεια να εγκαταλείψει, να κατέβει στο δρόμο και να πάρει μερικούς από τους πελάτες του εργοδότη μαζί. Για να αποφευχθεί αυτό, πολλοί εργοδότες ανεξάρτητων εργολάβων απαιτούν μια συμφωνία μη ανταγωνισμού.

Η μη άσκηση ανταγωνισμού περιορίζει την ικανότητα ενός πρώην υπαλλήλου ή αναδόχου να κατέχει ανταγωνιστική επιχείρηση εντός συγκεκριμένης περιοχής για ορισμένο χρονικό διάστημα μετά την αποχώρησή του από τον εργοδότη και από την εργασία που ανταγωνίζεται άμεσα με τον πρώην κάτοχο.

Τηρήστε τα αρχεία για τους εργαζόμενους στις συμβάσεις

Εσείς ως ιδιοκτήτης επιχείρησης δεν απαιτείται να μεταβιβάσετε αυτά τα έγγραφα σε οποιονδήποτε, αλλά εάν έχετε ποτέ υποβληθεί σε έλεγχο από το IRS ή πρέπει να επαληθεύσετε τη σχέση, θα πρέπει να τα παράγετε. Δημιουργήστε ένα αρχείο για κάθε ανεξάρτητο εργολάβο που προσλαμβάνετε με αυτά τα έγγραφα.