Top Λογιστικά λάθη που πρέπει να αποφύγετε

01 Μη τήρηση λογιστικών διαδικασιών

Ακόμη και οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, οι αυτοαπασχολούμενοι και οι ελεύθεροι επαγγελματίες θα πρέπει να καθορίσουν επίσημες, τεκμηριωμένες και λεπτομερείς διαδικασίες για τη διαχείριση των λογιστικών διαδικασιών και των λογιστικών διαδικασιών καθώς και για την εκτέλεση άλλων καθημερινών εργασιών.

Ένα χρήσιμο βήμα είναι να αναπτυχθούν τυποποιημένες φόρμες και λίστες ελέγχου, ώστε να εξασφαλιστεί συνέπεια και ακρίβεια. Για παράδειγμα, θα θέλετε να τεκμηριώσετε μια διαδικασία για τη δημιουργία νέων προμηθευτών.

Θα χρειαστείτε το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τον αριθμό εργοδότη (EIN) του πωλητή, μεταξύ άλλων εγγράφων όπως πιστοποιητικά ασφάλισης, συστατικές επιστολές ή υπογεγραμμένες συμβάσεις. Στη συνέχεια, θα πρέπει να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες στο Λογιστικό Λογισμικό σας ώστε να μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληρωμές.

Θα χρειαστεί να αφιερώσετε χρόνο για να λάβετε υπόψη τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να συγκεντρώσετε από τους προμηθευτές σας, να αναπτύξετε μια τυποποιημένη φόρμα ή μια λίστα ελέγχου για να βεβαιωθείτε ότι έχετε τις πληροφορίες αυτές και στη συνέχεια να έχετε μια γραπτή πολιτική που μπορούν να ακολουθήσουν οι υπάλληλοί σας.

02 Εργασία χωρίς προϋπολογισμό

Δημιουργήστε έναν προϋπολογισμό έτσι ώστε να έχετε μια βασική γραμμή για να κρίνετε τα λειτουργικά αποτελέσματα της επιχείρησής σας. Οι προϋπολογισμοί δεν είναι μόνο χρήσιμοι για τον περιορισμό της υπέρβασης, αλλά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον καθορισμό ρεαλιστικών γραπτών οικονομικών στόχων. Οι προϋπολογισμοί πρέπει πάντα να βασίζονται στην πραγματικότητα, αλλά σίγουρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον προϋπολογισμό σας για να καθορίσετε εύλογους οικονομικούς στόχους, είτε πρόκειται για αύξηση των εσόδων είτε για μείωση των λειτουργικών εξόδων.

03 Δημιουργία σφαλμάτων καταχώρησης δεδομένων

Σφάλματα καταχώρησης δεδομένων εμφανίζονται κατά διαστήματα. Παρόλο που δεν μπορείτε να αποτρέψετε όλα τα λάθη εισαγωγής δεδομένων, μπορείτε να έχετε μια πολιτική για να πραγματοποιείτε εγκαίρως διάφορες συμφωνίες για να διασφαλίσετε ότι οι καταχωρήσεις δεδομένων εντοπίζονται γρήγορα και μπορούν να διορθωθούν.

Για παράδειγμα, θα θέλετε να πραγματοποιείτε μηνιαίες τραπεζικές συμφωνίες, καθώς και εισπρακτέους λογαριασμούς και πληρωτέες συμφωνίες. Μπορείτε επίσης να εκτελέσετε διακυμάνσεις μεταξύ προϋπολογισμού και πραγματικού χρόνου, για να εντοπίσετε τυχόν σφάλματα κατά την ταξινόμηση των εσόδων ή εξόδων ή να εκτελέσετε περιοδικά εκθέσεις πληρωμής πελατών ή πληρωμών προμηθευτών, για να διασφαλίσετε ότι όλες οι αποδείξεις και εκταμιεύσεις είναι λογικές.

Οι ασυνήθιστες συναλλαγές θα πρέπει να επανεξεταστούν για να διασφαλιστεί ότι δεν έγιναν λάθη εισαγωγής δεδομένων και ότι οι συναλλαγές είναι ακριβείς.

04 Δεν είναι δυνατή η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας λογισμικού λογισμικού

Πρέπει να δημιουργείτε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας του λογισμικού της επιχείρησής σας και άλλων δεδομένων. Πολλά προγράμματα λογισμικού μικρών επιχειρήσεων λογιστικής έχουν μια λειτουργία που σας επιτρέπει να ρυθμίσετε αυτόματη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας του λογιστικού σας προγράμματος.

Χρησιμοποιησετο. Θα πρέπει επίσης να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να ελέγξετε ξανά τα αρχεία αντιγράφων ασφαλείας σας, ακόμα και για να χρησιμοποιήσετε το αρχείο αντιγράφων ασφαλείας για να δείτε αν μπορείτε να εκτελέσετε την επιχείρησή σας ως συνήθως.

Μερικές φορές αρχεία διεφθαρμένα? μερικές φορές δεν δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας όλων των δεδομένων που χρειάζεστε. Ένας γρήγορος έλεγχος μπορεί να εντοπίσει προβλήματα με τη διαδικασία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, ώστε να μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι έχετε όλα όσα χρειάζεστε για να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε την επιχείρησή σας αν προκύψει ανάγκη.

05 Κάνοντας πολύ πολύ τον εαυτό σου

Η εξωτερική ανάθεση διοικητικών εργασιών που δεν προσθέτουν αξία στην εταιρεία σας μπορεί να αποτελέσει πλεονέκτημα.

Για παράδειγμα, ένας φορολογικός σύμβουλος πιθανότατα είναι πιο έμπειρος στη φορολογική νομοθεσία από ό, τι είστε, οπότε η εξωτερική ανάθεση φορολογικού σχεδιασμού και προετοιμασίας στον λογιστή σας θα σας επιτρέψει να μειώσετε τη φορολογική σας υποχρέωση, να αυξήσετε τη φορολογική συμμόρφωση και να αφήσετε περισσότερο χρόνο για να αφιερώσετε εισόδημα δραστηριότητες.

Πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων δεν θέλουν να μεταβιβάσουν την ευθύνη σε άλλους ικανούς επαγγελματίες, αλλά η εξωτερική λογιστική, η νομική, η πληροφορική και άλλες διοικητικές λειτουργίες μπορούν να μειώσουν τα λάθη και να αυξήσουν την κερδοφορία εάν χρησιμοποιήσετε με σύνεση τον καινούργιο χρόνο.

06 δεν κατατάσσουν σωστά το εισόδημα και τα έξοδα

Η μέθοδος λογιστικής του shoebox δεν είναι πιθανώς μια καλή επιλογή για τις μικρές επιχειρήσεις με περισσότερες από λίγες συναλλαγές ετησίως. Όλα τα χρήματα που εισέρχονται και εξέρχονται από την επιχείρησή σας πρέπει να ανατίθενται στην κατάλληλη κατηγορία.

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που παραμένουν στην κορυφή των λογιστικών τους αρχείων δεν τρέχουν σε λάθη. Θα γνωρίζουν ποιος χρεώθηκε, πόσο και αν ο πελάτης έχει πληρώσει ή όχι.

Θα βρείτε επίσης ότι είστε η φορολογική σας προετοιμασία το τέλος του έτους θα είναι πολύ πιο ομαλή από ό, τι προσπαθεί να επανασυναρμολογήσει τα αρχεία που χρειάζεστε για να προετοιμάσει την φορολογική επιστροφή της επιχείρησής σας αμέσως πριν από την επιστροφή οφείλεται.