Λειτουργία Προγράμματος Κάρτας Προμηθειών

Η κάρτα προμηθειών ή η κάρτα P είναι μια μορφή εταιρικής πιστωτικής κάρτας που εκδίδεται σε εργαζόμενους οι οποίοι στη συνέχεια μπορούν να αποκτήσουν αγαθά και υπηρεσίες χωρίς να χρειάζεται να επεξεργαστούν τη συναλλαγή μέσω της παραδοσιακής διαδικασίας αγοράς, όπως η χρήση παραγγελιών αγοράς ή εντολών αγοράς.

Υπάρχουν ορισμένα διαφορετικά προγράμματα καρτών προμηθειών, μερικά από τα οποία αφορούν μόνο τη χρήση εγκεκριμένων από την εταιρεία προμηθευτών, ενώ άλλα επιτρέπουν τη χρησιμοποίηση οποιουδήποτε πωλητή. Οι αγορές που πραγματοποιούνται από έναν εργαζόμενο που χρησιμοποιεί κάρτες προμηθειών είναι γενικά μικρές και χαμηλές. Πολλές αρνητικές αντιδράσεις σχετικά με τα προγράμματα καρτών προμηθειών απευθύνονται ειδικά στην κατάχρηση της κάρτας από τους υπαλλήλους. Ωστόσο, τα οφέλη των προγραμμάτων προμηθειών είναι πολύ μεγαλύτερα από τους κινδύνους και το κόστος που συνεπάγεται η λειτουργία του προγράμματος.

Οφέλη από τις κάρτες προμηθειών

Η κυβέρνηση των Ηνωμένων Πολιτειών διαπίστωσε ότι οι αγορές κάτω από $ 2500 αποτελούσαν μόνο το 2% των συνολικών κυβερνητικών δαπανών, αλλά κάλυψαν το 85% όλων των αγορών. Δεδομένου ότι το διοικητικό κόστος αυτών των μικρών αγορών υπερέβαινε συχνά την πραγματική δαπάνη σε δολάρια, η χρήση καρτών προμηθειών αυξήθηκε σε πολλά κυβερνητικά τμήματα. Μια κυβερνητική υπηρεσία, το Υπουργείο Εμπορίου, εκτιμά ότι η χρήση καρτών προμηθειών τους έσωσε πάνω από 22 εκατομμύρια δολάρια ετησίως για διοικητικά έξοδα και τη μείωση του χρόνου επεξεργασίας των αγορών.

Η χρήση των καρτών επέτρεψε στα τμήματα αγορών να συγκεντρώσουν τις προσπάθειές τους στο 15% των συνολικών δαπανών προμηθειών που αντιπροσωπεύουν το 98% των συνολικών δαπανών.

Εφαρμογή εσωτερικών ελέγχων

Η κατάχρηση των καρτών προμηθειών είναι επικεφαλής ειδήσεις, αλλά συχνά αυτές οι καταχρήσεις, ειδικά στις κυβερνητικές υπηρεσίες, συνήθως παρουσιάζουν υψηλή αξία σε δολάρια, αλλά συχνά είναι λιγότερες από το μισό του ενός τοις εκατό των συνολικών δαπανών. Εντούτοις, γίνεται κατάχρηση, αλλά μπορεί να ελεγχθεί με την εφαρμογή κατάλληλων εσωτερικών ελέγχων για τη μείωση των απορριμμάτων και της κατάχρησης.

Η ισχυρή κατεύθυνση διαχείρισης είναι ζωτικής σημασίας για ένα επιτυχημένο πρόγραμμα προμηθειών. Η διοίκηση θα πρέπει να καθορίζει με σαφήνεια ποιες είναι οι επιτρεπόμενες χρήσεις της κάρτας και να καθορίσουν και να επιβάλουν τις ποινές τους για παραβατικότητα πληρωμών, απάτη και κατάχρηση. Φυσικά, οι διαδικασίες και οι πόροι του back office πρέπει να είναι σε θέση να εφαρμόσουν τους ελέγχους. Εάν δεν υπάρχουν επαρκείς πόροι για την παρακολούθηση και την αντιμετώπιση των παραβιάσεων της κάρτας προμηθειών, τότε οι καταχρήσεις θα συνεχιστούν και θα αυξηθούν καθώς η έλλειψη δέσμευσης στο πρόγραμμα γίνεται αντιληπτή από τους χρήστες της.

Ποιος παίρνει μια κάρτα;

Ένα άλλο αρνητικό στοιχείο που παρατηρείται στα προγράμματα καρτών προμηθειών είναι ότι οι εταιρείες πιστεύουν ότι πρέπει να δώσουν κάρτες σε όλους τους υπαλλήλους τους που κάνουν αγορές. Αυτή δεν είναι η περίπτωση; την έκδοση μιας κάρτας προμηθειών έχει δοθεί εμπιστοσύνη. Μια εταιρεία πρέπει να είναι σε θέση να εμπιστεύεται τον χρήστη της κάρτας καθώς στην πραγματικότητα δαπανά τα χρήματα της εταιρείας. Θα πρέπει να υπάρχει διαδικασία έγκρισης, στην οποία οι εργαζόμενοι πρέπει να επιλέγονται, να εξετάζονται και να εγκρίνονται. Εάν ένας υπάλληλος έχει κακή πίστωση τότε πρέπει να του δοθεί μια κάρτα προμηθειών της εταιρείας;

Επιβολή ορίων δαπανών

Όπως κάθε πιστωτική κάρτα, θα πρέπει να υπάρχει ένα όριο πίστωσης για τον χρήστη. Οι εταιρείες πιστωτικών καρτών παρέχουν στους κατόχους καρτών ένα όριο που βασίζεται στην ικανότητά τους να πληρώνουν. Για τους κατόχους καρτών προμηθειών, οι εταιρείες θα πρέπει να παρέχουν στους κατόχους καρτών ένα όριο δαπανών κατάλληλο για τη θέση τους και τις πιθανές δαπάνες τους. Για παράδειγμα, ένα άτομο που απασχολείται ως αναλυτής πληροφορικής μπορεί να υποχρεωθεί να αγοράσει μόνο μελάνι εκτυπωτή και μικρά περιφερειακά υπολογιστών, τα οποία μπορεί να ανέρχονται μόνο σε δυο εκατοντάδες δολάρια ετησίως. Το όριο δαπανών για αυτόν τον υπάλληλο θα πρέπει να αντανακλά αυτό και να μην δοθεί ένα συνολικό όριο δαπανών ύψους $ 2500 που μπορεί να δοθεί σε όλο το προσωπικό της πληροφορικής.

Τα όρια δαπανών θα πρέπει να επανεξετάζονται σε περιοδική βάση, ώστε να παρέχεται στους υπαλλήλους το κατάλληλο επίπεδο βάσει των πραγματικών δαπανών τους.