Τι πρέπει να γνωρίζετε για τις δομές διακυβέρνησης του έργου

Ξέρετε ποια είναι η διακυβέρνηση του έργου και πώς μοιάζει; Ή τι να κάνετε εάν εργάζεστε σε ένα περιβάλλον όπου δεν υπάρχει; Ας ξεκινήσουμε με έναν ορισμό.

Διακυβέρνηση του έργου: ένας ορισμός

Η «διακυβέρνηση» στους όρους διαχείρισης του έργου αναφέρεται στις πολιτικές, τις διαδικασίες, τα πρότυπα, τις διαδικασίες και τις οδηγίες που καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο τα έργα οδηγούνται, ελέγχονται και ελέγχονται από τον οργανισμό σας.

Η διακυβέρνηση μπορεί να είναι εκτεταμένη και «βαριά» με πολλή γραφειοκρατία, ή σκιώδης και «ελαφριά» (οπότε είναι μάλλον αναποτελεσματική). Οι διευθυντές θα πρέπει να επιδιώκουν το σωστό επίπεδο διακυβέρνησης για το περιβάλλον και τον πολιτισμό τους. Η διασφάλιση ότι οι πολιτικές διακυβέρνησής σας είναι κατάλληλες για το σκοπό είναι ένας βασικός παράγοντας για την εξασφάλιση της αποτελεσματικότητάς τους.

Η διακυβέρνηση ξεκινά από την κορυφή. Το διοικητικό συμβούλιο της εταιρείας θα πρέπει να δεσμευτεί για την ιδέα της χρηστής διακυβέρνησης και του γεγονότος ότι τα έργα πρέπει να διαχειρίζονται σωστά, μέσα σε καθορισμένες κατευθυντήριες γραμμές. Αυτή η στάση και τα πρότυπα που αναμένονται θα φιλτραριστούν στα Συμβούλια Έργου και στους υπεύθυνους έργων (και ομάδες προγραμμάτων, όπου υπάρχουν).

Γιατί η διοίκηση του έργου έχει σημασία

Ο χορηγός του έργου σας και άλλοι βασικοί ενδιαφερόμενοι φορείς θέλουν να γνωρίζουν ότι δαπανούν τον προϋπολογισμό του έργου με τον σωστό τρόπο. Θέλουν να δουν ότι παρακολουθείτε αποτελεσματικά την πρόοδο του έργου σας και προχωράτε για να διαχειριστείτε τον κίνδυνο του έργου όπως είναι απαραίτητο.

Ωστόσο, η λογική της χρηστής διακυβέρνησης για τα σχέδια υπερβαίνει αυτό.

Η διακυβέρνηση απαιτείται από τους πελάτες, ιδίως εκείνους του δημόσιου τομέα. Οι κυβερνήσεις και οι ρυθμιστικές αρχές ζητούν (και, σε ορισμένες περιπτώσεις, επιβάλλουν) ορισμένα πρότυπα για ορισμένα έργα. Η διακυβέρνηση δεν είναι μόνο ένα εσωτερικό ζήτημα: πολλές εταιρείες που λειτουργούν σε ρυθμιζόμενες αγορές θα πρέπει να ακολουθήσουν οδηγίες από εξωτερική νομοθεσία, όπως η Sarbanes-Oxley. Η διακυβέρνηση του έργου αποτελεί ένα μικρό κομμάτι της ικανότητας να αποδείξει ότι η εταιρεία σας λειτουργεί αποτελεσματικά και εντός των καθορισμένων οδηγιών και κανονισμών για τον κλάδο σας.

Η διακυβέρνηση του έργου σας βοηθά επίσης:

• Βελτιώστε την απόδοση της επένδυσής σας και παρακολουθήστε αποτελεσματικά τις επενδύσεις
• Αγοράστε buy-in για έργα
• Αποφύγετε τους κοινούς λόγους για τους οποίους τα έργα αποτυγχάνουν
• Επικοινωνήστε αποτελεσματικότερα
• Εισαγάγετε τυποποίηση σε όλα τα έργα, διευκολύνοντας τη σύγκριση της απόδοσης
• Ελαχιστοποιήστε τον κίνδυνο
• Αναπτύξτε και παρακινήστε το προσωπικό σε ένα δομημένο περιβάλλον

Ποια είναι η διακυβέρνηση του έργου;

Τώρα ξέρουμε ποια είναι η διακυβέρνηση του έργου, τι μοιάζει με ένα έργο; Ακολουθούν τα είδη δραστηριοτήτων που αποδεικνύουν τη διακυβέρνηση σε ένα περιβάλλον έργου:

• Υπάρχει ένας πειθαρχημένος κύκλος ζωής του έργου που περιλαμβάνει καθορισμένα σημεία για έγκριση. Αυτά είναι τα σημεία όπου συζητείται η βιωσιμότητα του έργου και αποφασίζεται εάν θα συνεχιστεί η εργασία ή όχι.
• Τα έργα έχουν σαφή επιχειρηματική υπόσταση και οι επιχειρηματικές υποθέσεις έχουν αρκετές πληροφορίες ώστε οι ομάδες διαχείρισης να μπορούν να λαμβάνουν τις σωστές αποφάσεις.
• Οι αποφάσεις αυτές τεκμηριώνονται επαρκώς και κοινοποιούνται.
• Οι άνθρωποι που εργάζονται σε έργα έχουν καθορίσει ρόλους και ευθύνες.
• Υπάρχει μια κουλτούρα συνεχούς μάθησης που επιτρέπει στις ομάδες έργων να βελτιώνουν συνεχώς και να συζητούν τα διδάγματα που έχουν αποκτηθεί σε ένα περιβάλλον χωρίς ευθύνη.
• Υπάρχουν διαδικασίες και διαδικασίες που επιτρέπουν στις ομάδες έργου να αναθεωρήσουν το έργο τους και να ζητήσουν ανεξάρτητη υποστήριξη, εάν απαιτείται.
• Οι ενδιαφερόμενοι εμπλέκονται και εμπιστεύονται τη διαδικασία.
• Οι ομάδες έργου απαρτίζονται από άτομα με εμπειρία και εξειδίκευση στους σχετικούς ρόλους.

Η διακυβέρνηση των σχεδίων συνδέεται με τις δομές διακυβέρνησης στον οργανισμό συνολικά. Αν νομίζετε ότι ο κύριος στόχος της διακυβέρνησης του έργου είναι να εξασφαλιστεί ότι τα έργα εκτελούνται με τον σωστό τρόπο, μπορείτε να δείτε πώς συνδέεται με τη χρηματοοικονομική διακυβέρνηση σε εταιρικό επίπεδο, τη διαχείριση των κινδύνων των επιχειρήσεων και πολλά άλλα.

Η διακυβέρνηση του έργου θα πρέπει να ταιριάζει απρόσκοπτα στις τρέχουσες οργανωτικές σας διαδικασίες. Με άλλα λόγια, μην δημιουργείτε μια ολοκαίνουργια διαδικασία χρηματοοικονομικής διαχείρισης όταν έχετε ήδη μια εταιρεία που λειτουργεί σε άλλους τομείς! Χρησιμοποιήστε όσα υπάρχουν και ρυθμίστε τις εταιρικές διαδικασίες ώστε να είναι κατάλληλες για χρήση σε περιβάλλον έργου.

5 Τομείς εστίασης για τη διακυβέρνηση του έργου

Όταν αρχίσετε να το εξετάζετε, θα συνειδητοποιήσετε ότι η διακυβέρνηση του έργου είναι διαδεδομένη μέσα από όλα τα στοιχεία της διαχείρισης του έργου. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένοι βασικοί τομείς εστίασης όπου η διακυβέρνηση είναι ιδιαίτερα σημαντική.

1. Μεθοδολογίες και διαδικασίες: Αυτές σας βοηθούν να παρέχετε εργασία με αξιοπιστία και βιωσιμότητα.
2. Διαχείριση γνώσης: Αυτό είναι κρίσιμο για τα διδάγματα που αντλήθηκαν και για να εξασφαλιστεί ότι η οργάνωση μαθαίνει από την εμπειρία του έργου. Η διαχείριση γνώσης είναι απαραίτητη, εάν θέλετε να σταματήσετε να κάνετε τα ίδια λάθη πολλές φορές.
3. Διάρκεια Διαχείρισης Έργου: Καθώς αυξάνεται η ωριμότητα της διαχείρισης οργανωτικών έργων, η ικανότητά σας να παραδοθεί με επιτυχία αυξάνεται.
4. Εισαγωγή ανώτερου επιπέδου: Η δέσμευση για διακυβέρνηση έργων ξεκινάει στην κορυφή. Εάν διαθέτετε υποστήριξη διαχείρισης, αυτό θα καταρρεύσει σε όλα τα επίπεδα της επιχείρησης και η προσέγγιση της διακυβέρνησης θα είναι πιο βιώσιμη.
5. Υποστηρικτική κουλτούρα: Μια κουλτούρα υποστήριξης, όχι φταίει, θα εξασφαλίσει ότι οι διαχειριστές έργων έχουν το κατάλληλο περιβάλλον για να ευδοκιμήσουν. Μια υποστηρικτική κουλτούρα, υπό την καθοδήγηση του Γραφείου Διαχείρισης Έργων ή Διευθυντή Έργου, θα βοηθήσει τους διαχειριστές έργων να επιτύχουν τους στόχους τους και αυτούς του έργου.

Τι να κάνετε αν δεν υπάρχει εταιρικό πρότυπο

Πολλοί διευθυντές έργων σε μικρότερες οργανώσεις βρίσκουν έργα που λειτουργούν σε ένα περιβάλλον που υποστηρίζει και όπου υπάρχει buy-in για την έννοια της διαχείρισης του έργου, αλλά χωρίς τις επίσημες οργανωτικές δομές από τις οποίες μπορεί να τροφοδοτηθεί.

Σε αυτή την κατάσταση - και δεν είναι αποκλειστικά για μικρές οργανώσεις - θα σχεδιάζετε το μοντέλο διακυβέρνησής σας από την αρχή. Εάν δεν υπάρχει προσέγγιση διακυβέρνησης του έργου που μπορείτε να απομακρύνετε από το ράφι και να ταιριάξετε το έργο σας, θα πρέπει να δημιουργήσετε τη δική σας.

Αυτό δεν είναι τόσο δύσκολο όσο φαίνεται!

Ξεκινήστε με τη ρύθμιση των βασικών στοιχείων:

• Δημιουργήστε ένα έγγραφο ρόλων και ευθυνών
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε έναν χορηγό του έργου
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα συμβούλιο έργου ή ομάδα καθοδήγησης και κανονίστε τακτικές συναντήσεις για τις οποίες λαμβάνετε και διανέμετε λεπτά
• Ορίστε μια διαδικασία διαχείρισης κινδύνου
• Ορίστε μια διαδικασία διαχείρισης αλλαγών
• Κατασκευάστε σημεία στο πρόγραμμα του έργου σας όπου ελέγχετε τη βιωσιμότητα του έργου ενάντια στους αρχικούς στόχους της επιχειρηματικής περίπτωσης (το τέλος κάθε φάσης της φάσης είναι το φυσικό σημείο για να τεθούν αυτοί οι έλεγχοι).

Τελικά, είναι ευθύνη του χορηγού του έργου να διασφαλιστεί ότι υπάρχει επαρκής διακυβέρνηση, αλλά οι διαχειριστές έργων μπορούν επίσης να αναλάβουν ενεργό ρόλο σε αυτό.

Η διακυβέρνηση μπορεί να είναι ένα από τα πιο ξηρά θέματα στη διαχείριση έργων, αλλά είναι ένα από τα πιο σημαντικά. Είναι ο τρόπος που οι ανώτερες διοικητικές ομάδες γνωρίζουν ότι κάνετε καλή δουλειά και τους καθησυχάζει ότι το έργο ξεδιπλώνεται όπως πρέπει. Παρέχει επίσης τους ελέγχους και τις ισορροπίες που είναι απαραίτητες για τα στελέχη να γνωρίζουν ότι τα χρήματα δαπανώνται με τρόπους που είναι κατάλληλοι και ευθυγραμμισμένοι με την επιχειρηματική περίπτωση.