Γιατί πρέπει να αναθέσω την επεξεργασία μισθοδοσίας;

Η Teresa Ray, Ιδιοκτήτης και Πρόεδρος του Τμήματος Μισθοδοσίας, Inc, απαντά στις ερωτήσεις σας σχετικά με τα πλεονεκτήματα της εξωτερικής ανάθεσης μισθοδοσίας.

Δεν είναι πιο ακριβό να πληρώσω κάποιον άλλο να κάνει τα καθήκοντα μισθοδοσίας μου;

Δεν είναι σίγουρα πιο ακριβό να μισθώσετε την επεξεργασία μισθοδοσίας σας. Όταν εξετάζετε το κόστος των μισθών ενός εργαζομένου και προσθέτετε οφέλη που μπορούν πραγματικά να προστεθούν γρήγορα. Αν είστε ιδιοκτήτης μιας πολύ μικρής εταιρείας και προσπαθείτε να κάνετε μόνη της την πληρωμή, το κόστος του χρόνου σας είναι ακόμη μεγαλύτερο.

Εάν αναθέτετε τη μισθοδοσία σας, επίσης, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την εταιρεία επεξεργασίας μισθοδοσίας που καλεί σε ασθενή ή επιθυμεί να κάνει διακοπές ή να ζητήσει μια πιθανή άδεια μητρότητας για την οποία πρέπει να πληρώσετε. Υπάρχει επίσης το ζήτημα της εμπιστευτικότητας όταν πρόκειται για μισθοδοσία. Αν ένας υπάλληλος θέλει να «μοιραστεί» το πόσο ένας συνεργάτης κάνει αυτό που μπορεί να προκαλέσει ακραίο δράμα στο χώρο εργασίας.

Τι μπορεί να κάνει μια υπηρεσία μισθοδοσίας ότι δεν μπορώ να κάνω τον εαυτό μου;

Μπορείτε να κάνετε ό, τι κάνει μια υπηρεσία μισθοδοσίας, αλλά υπάρχει ένας λόγος που το κάνουν ως επάγγελμα. Οι αλλαγές στη μισθοδοσία συμβαίνουν όλη την ώρα όπως ποτέ άλλοτε στην ιστορία της μισθοδοσίας. Εσείς, ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να συνεχίσετε τις αλλαγές εκτός από την επεξεργασία μισθοδοσίας, καταβάλλοντας έγκαιρα τους φόρους μισθωτών υπηρεσιών, καταθέτοντας όλες τις εκθέσεις φόρου μισθωτών εγκαίρως και επεξεργαζώντας το W-2 στο τέλος του έτους. Δεν θα ξοδένατε το χρόνο σας καλύτερα για την ανάπτυξη της επιχείρησής σας;

Πόσο ασφαλείς είναι οι πληροφορίες;

Οι πληροφορίες μισθοδοσίας πρέπει να είναι εξαιρετικά ασφαλείς και αυτό το ερώτημα θα πρέπει να τίθεται κατά τη συνέντευξη μιας εταιρείας επεξεργασίας μισθοδοσίας. Η ερώτηση αν η εταιρεία είναι χωρίς χαρτί θα ήταν μια άλλη μεγάλη ερώτηση. Είναι πολύ καλύτερο να μην υπάρχουν έγγραφα που να βρίσκονται με εμπιστευτικές πληροφορίες σχετικά με αυτούς, όπως αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης.

Πώς μπορώ να ξέρω ότι η υπηρεσία κάνει καλά τα πράγματα; Τι γίνεται αν κάνουν λάθος;

Δεν γνωρίζετε αν η υπηρεσία κάνει τα πράγματα σωστά, αλλά μια τεράστια κόκκινη σημαία θα είναι όταν αρχίζετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις από οποιαδήποτε από τις διάφορες ομοσπονδιακές ή κρατικές κυβερνητικές υπηρεσίες.

Οι φόρμες μισθοδοσίας καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους είναι σαν "κουίζ" και η "τελική εξέταση" είναι η W-2. Τα W-2s MUST προσθέτουν ακριβώς με όλα τα έντυπα που υποβάλλονται καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους ή θα απορριφθούν. Εάν η υπηρεσία μισθοδοσίας κάνει λάθος, θα πρέπει να είναι πρόθυμοι να το διορθώσουν αλλά τελικά ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης είναι υπεύθυνος. Θα πρέπει ακόμα να γνωρίζετε πώς λειτουργεί η επεξεργασία μισθοδοσίας και οι νόμοι που σχετίζονται με τη μισθοδοσία και πρέπει να παρακολουθείτε τον πάροχο υπηρεσιών μισθοδοσίας.

Ποιες ερωτήσεις θα πρέπει να ζητήσω από μια υπηρεσία μισθοδοσίας που σκέφτομαι;

• Πόσο καιρό έχετε στην επιχείρηση;
• Πώς μπορώ να ξέρω ότι πληρώνετε όλους τους φόρους μισθοδοσίας;
• Πόσο από την ευθύνη της επεξεργασίας μισθοδοσίας κάνετε;
• Πόσο ασφαλείς είναι οι πληροφορίες;
• Μπορώ να καλέσω και να μιλήσω με ένα πραγματικό πρόσωπο χωρίς να βρεθεί σε ουρά για αρκετά λεπτά;
• Εάν υπάρχουν διορθώσεις στη μισθοδοσία, πόσο καιρό θα χρειαστεί για να γίνει η διόρθωση;
• Ποιες είναι οι αμοιβές σας για την επεξεργασία μισθοδοσίας;

Δώστε μου τρεις λόγους για τους οποίους θα έπρεπε να αναθέσω την υπηρεσία μισθοδοσίας μου.

1. Χρόνος!! Πρώτα απ 'όλα, χρειάζεται αρκετός χρόνος για να συμβαδίσει με όλες τις ομοσπονδιακές αλλαγές και αυτό δεν περιλαμβάνει τις κρατικές απαιτήσεις φόρου μισθωτών υπηρεσιών και αλλαγές. Για παράδειγμα, το Οχάιο είναι μια από τις πιο δύσκολες πολιτείες για την προετοιμασία της μισθοδοσίας. Το Οχάιο έχει όχι μόνο κρατική παρακράτηση φόρου αλλά μπορεί επίσης να έχει φόρο πόλης, φόρο σχολικής περιφέρειας και δημοτικό φόρο. Όλα αυτά βασίζονται στη διεύθυνση του υπαλλήλου, οπότε χρειάζεται χρόνος για την έρευνα κάθε εργαζομένου. Κάθε κράτος είναι διαφορετικό και έχει διαφορετικές απαιτήσεις. Κάθε εργοδότης πρέπει να είναι σύμφωνος ή μπορεί να υπάρχουν δύσκολες κυρώσεις.
2. Χρήματα!! Το κόστος της εξωτερικής ανάθεσης σε μια υπηρεσία δεν πρέπει να πλησιάζει το κόστος ενός υπαλλήλου.
3. Ακρίβεια!! Εάν ο εργοδότης έχει κάνει την εργασία τους για την έρευνα μιας καλής υπηρεσίας μισθοδοσίας, τότε θα πρέπει να έχουν την ειρήνη του μυαλού γνωρίζοντας ότι η μισθοδοσία τους γίνεται με ακρίβεια, ώστε να μπορούν να αποφύγουν τις κυρώσεις και το ενδιαφέρον που αξιολογείται στην μισθοδοσία τους.

Πρέπει να χρησιμοποιήσω μια υπηρεσία στο διαδίκτυο ή ένα "πραγματικό ζωντανό άτομο";

Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες παρέχουν το λογισμικό για τον εργοδότη για τη διεκπεραίωση της μισθοδοσίας, αλλά ο εργοδότης πρέπει να είναι ενημερωμένος με όλες τις αλλαγές. Πρέπει να αφιερώσουν χρόνο για να μάθουν τη διαδικασία της διαδικτυακής υπηρεσίας και, εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα, η μισθοδοσία απαιτεί άμεσες διορθώσεις προκειμένου να διατηρηθεί ο υπάλληλος ικανοποιημένος.

Η κλήση ενός αριθμού χωρίς χρέωση δεν θα ήταν ελκυστική για τους περισσότερους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Ένα "πραγματικό ζωντανό άτομο" (λογιστής, λογιστής ή CPA) που μπορείτε να γνωρίζετε με το όνομα και να αισθάνεστε άνετα είναι μια πολύ καλύτερη επιλογή. Θα πρέπει να έχετε εμπιστοσύνη στον πάροχο υπηρεσιών μισθοδοσίας σας για να επεξεργαστείτε και να κάνετε όλη τη διαδικασία μισθοδοσίας από το γραφείο σας. Κάνετε ό, τι κάνετε καλύτερα και αναθέστε τα υπόλοιπα!