Χρειάζεστε ιδέες Powerpoint; Αποφύγετε αυτά τα 7 λάθη παρουσίασης

Δεν αποτελεί έκπληξη ότι οι παρουσιάσεις Powerpoint έχουν γίνει ο κανόνας για τα γραφικά στις περισσότερες επαγγελματικές συναντήσεις. Είναι γρήγοροι να παράγουν, εύκολο να ενημερωθούν, ειδικά όταν χρησιμοποιούν μια λύση που βασίζεται σε σύννεφο και είναι αποτελεσματικά για να εισάγουν οπτικό ενδιαφέρον στην παρουσίαση.

Εντούτοις, μπορούν να συμβούν καταστροφές ακόμη και για έμπειρους παρουσιαστές αν κάνετε κάποιο από αυτά τα κρίσιμα σφάλματα Powerpoint. Το κλειδί για την επιτυχία είναι να βεβαιωθείτε ότι το slideshow σας είναι ένα οπτικό βοήθεια και όχι οπτική ΑΠΟΣΠΑΣΗ .

Για καλύτερα αποτελέσματα, αποφύγετε αυτά τα κοινά "επτά θανάσιμα αμαρτήματα" των παρουσιάσεων του Powerpoint.

1. Σύρετε τις μεταβάσεις και τα ηχητικά εφέ.

Γίνονται το επίκεντρο της προσοχής, το οποίο με τη σειρά του αποσπά την προσοχή του κοινού. Ακόμα χειρότερο, όταν μια παρουσίαση που περιέχει διάφορα εφέ και μεταβάσεις τρέχει σε έναν υπολογιστή πολύ πιο αργό από αυτόν που δημιουργήθηκε, το αποτέλεσμα είναι μια αργή, σχεδόν κωμική αναπαραγωγή. Τέτοια τεχνάσματα σπάνια ενισχύουν το μήνυμα που προσπαθείτε να επικοινωνήσετε. Εκτός αν παρουσιάζετε σε μια επιστημονική φαντασία σύμβαση, αφήστε έξω το λέιζερ καθοδηγείται κείμενο!

Αφήστε τους κινηματογραφιστές του Χόλιγουντ να ξεθωριάζουν, να ξεθωριάζουν, να σβήνουν, να περνούν, να διαλύουν, να ελέγχουν, να κόβουν, να καλύπτουν και να χωρίζουν. Ακόμα και "χτίζει" (γραμμές κειμένου που εμφανίζονται κάθε φορά που κάνετε κλικ στο ποντίκι) μπορεί να αποσπάσει την προσοχή. Εστίαση στο μήνυμά σας, όχι στην τεχνολογία.

2. Πρότυπο Clipart.

Θάνατος για φασόλια! Το Powerpoint χρησιμοποιείται πλέον τόσο ευρέως το clipart που περιλαμβάνεται μαζί του έχει γίνει ένα «οπτικό κλισέ». Εμφανίζει την έλλειψη δημιουργικότητας και την κουρασμένη τήρηση μιας τυποποιημένης φόρμας.

Πρώτον, βεβαιωθείτε ότι χρειάζεστε γραφικά για να βελτιώσετε το μήνυμά σας. Εάν το κάνετε, χρησιμοποιήστε τις δικές σας σαρωμένες φωτογραφίες ή γραφικά καλύτερης ποιότητας από εταιρείες όπως το PhotoDisc.

Οι συλλήψεις οθόνης μπορούν να προσθέσουν ρεαλισμό όταν παρουσιάζουν πληροφορίες σχετικά με έναν ιστότοπο ή ένα πρόγραμμα υπολογιστή. Δύο δημοφιλή προγράμματα καταγραφής οθόνης είναι το Snagit (www.techsmith.com) για τα Windows και το Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) για Macintosh.

Και οι δύο είναι διαθέσιμες ως shareware.

3. Πρότυπα παρουσίασης.

Ένα άλλο οπτικό κλισέ. Τα πρότυπα σας αναγκάζουν να προσαρμόσετε τις αρχικές ιδέες σας σε κάποιο άλλο προσυσκευασμένο καλούπι. Τα πρότυπα συχνά περιέχουν αποσπασματικά φόντα και κακές συνδυασμούς χρωμάτων. Πάρτε ένα καλό βιβλίο για γραφικά Web και εφαρμόστε τις ίδιες αρχές στις διαφάνειες σας. Δημιουργήστε τη δική σας ξεχωριστή εμφάνιση ή χρησιμοποιήστε το λογότυπο της εταιρείας σας σε μια γωνία της οθόνης.

4. Κοντές διαφάνειες κειμένου.

Οι προβαλλόμενες διαφάνειες είναι ένα καλό μέσο για την απεικόνιση μιας ιδέας γραφικά ή την παροχή μιας επισκόπησης. Είναι ένα κακό μέσο για λεπτομέρειες και ανάγνωση. Αποφύγετε παραγράφους, αναφορές και ακόμη και πλήρεις προτάσεις.

Περιορίστε τις διαφάνειες σας σε πέντε γραμμές κειμένου και χρησιμοποιήστε λέξεις και φράσεις για να κάνετε τους πόντους σας. Το κοινό θα είναι σε θέση να αφομοιώσει και να διατηρήσει τα βασικά σημεία πιο εύκολα. Μην χρησιμοποιείτε τις διαφάνειες σας ως σημειώσεις ομιλητή ή απλά προβάλλετε μια περίληψη της παρουσίασής σας.

5. Το "Me" Paradigm.

Οι παρουσιαστές συχνά σαρώνουν ένα τραπέζι ή γραφικό απευθείας από το υπάρχον εταιρικό υλικό εκτύπωσης και το συμπεριλαμβάνουν στις παρουσιάσεις των παρουσιάσεων τους. Τα αποτελέσματα είναι σχεδόν πάντοτε μη βέλτιστα. Τα γραφικά εκτύπωσης συνήθως προορίζονται για προβολή από 8-12 ίντσες αντί για προβολή από πολλά πόδια. Τυπικά, είναι πολύ μικρά, πολύ λεπτομερή και πολύ κείμενα για μια αποτελεσματική οπτική παρουσίαση.

Το ίδιο ισχύει και για το μέγεθος γραμματοσειράς. Η γραμματοσειρά 12 σημείων είναι επαρκής όταν το κείμενο βρίσκεται μπροστά σας.Σε μια παρουσίαση διαφανειών, στοχεύστε για μια ελάχιστη γραμματοσειρά 40 σημείων. Θυμηθείτε το κοινό και μετακινήστε τον κύκλο από "εμένα" σε "εμείς". Βεβαιωθείτε ότι όλα τα στοιχεία μιας συγκεκριμένης διαφάνειας είναι αρκετά μεγάλα ώστε να είναι εύκολα αντιληπτά. Το μέγεθος έχει πραγματικά σημασία.

6. Ανάγνωση.

Μια προφορική παρουσίαση πρέπει να επικεντρώνεται στη διαδραστική ομιλία και ακρόαση, όχι στην ανάγνωση από τον ομιλητή ή το ακροατήριο. Τα αιτήματα της προφορικής και γραπτής γλώσσας διαφέρουν σημαντικά. Η ομιλούμενη γλώσσα είναι μικρότερη, λιγότερο επίσημη και πιο άμεση. Η ανάγνωση κειμένου καταστρέφει μια παρουσίαση. Ένα σχετικό σημείο έχει να κάνει με τα φυλλάδια για το κοινό.

Ένας από τους στόχους σας ως παρουσιαστής είναι να συλλάβει και να κρατήσει την προσοχή του κοινού. Εάν διανέμετε υλικό πριν από την παρουσίασή σας, το κοινό σας θα διαβάζει τα φυλλάδια αντί να σας ακούει. Συχνά, τμήματα μιας αποτελεσματικής παρουσίασης εξαρτώνται από τη δημιουργία αγωνίας για την εμπλοκή του κοινού.

Αν το κοινό μπορεί να διαβάσει όλα όσα πρόκειται να πείτε, αυτό το στοιχείο χάνεται.

7. Πίστη στην Τεχνολογία.

Ποτέ δεν γνωρίζετε πότε μια δυσλειτουργία του εξοπλισμού ή ασυμβίβαστες διεπαφές θα σας αναγκάσει να δώσετε την παρουσίασή σας σε άλλον υπολογιστή. Να είστε προετοιμασμένοι έχοντας ένα αντίγραφο της παρουσίασής σας σε ένα CD-ROM.

Καλύτερη όμως είναι μια κάρτα μνήμης compact-flash με προσαρμογέα για την υποδοχή PCMCIA του φορητού σας υπολογιστή. Με αυτό, μπορείτε να κάνετε αλλαγές τελευταίας στιγμής. Είναι επίσης καλή ιδέα να ετοιμάσετε μερικές διαφανείς διαφάνειες των διαφανειών σας.

Στο χειρότερο σενάριο, καμία από τις τεχνολογίες δεν λειτουργεί και δεν έχετε οπτικά για να παρουσιάσετε. Θα πρέπει να είστε σε θέση να δώσετε μια εξαιρετική παρουσίαση εάν επικεντρωθείτε στο μήνυμα. Πάντα να εξοικειωθείτε με την παρουσίαση, να την εφαρμόσετε και να είστε έτοιμοι να εμπλακείτε στο κοινό ανεξάρτητα από την τεχνολογία που είναι διαθέσιμη. Είναι σχεδόν μια χαμένη τέχνη.

Ο Δρ Joseph Sommerville έχει κερδίσει τον τίτλο "The Expert Presentation" για να βοηθήσει τους επαγγελματίες να σχεδιάζουν, να αναπτύσσουν και να παρέχουν πιο αποτελεσματικές παρουσιάσεις. Είναι ο Διευθυντής της Peak Communication Performance, μια εταιρεία που εδρεύει στο Χιούστον και εργάζεται παγκοσμίως για να βοηθήσει τους επαγγελματίες να αναπτύξουν δεξιότητες στη στρατηγική επικοινωνία.