Πώς να χτίζετε λογοδοσία σε ένα έργο

01 Διεύθυνση λογοδοσίας στη συνάντηση Kickoff

Η συνάντηση kickoff του έργου είναι η κατάλληλη στιγμή για να ενθουσιάσει η ομάδα του έργου για το έργο και να παρουσιάσει τη μεγάλη εικόνα του γιατί χρειάζεται το έργο και ποιοι στόχοι πρέπει να επιτευχθούν. Μέσα από όλη τη συνάντηση kickoff, η συνάντηση kickoff είναι όταν ο ανάδοχος του έργου και ο υπεύθυνος του έργου έθεσαν τις προσδοκίες τους για το πώς θα τρέξει το έργο.

Ο καθορισμός της λογοδοσίας ως θεμελιώδους αρχής του έργου είναι κρίσιμη. Ο χορηγός του έργου και ο υπεύθυνος του έργου θα πρέπει να κάνουν τις προσδοκίες τους σαφείς κατά τη συνάντηση kickoff. Ο χορηγός του έργου θα πρέπει να κάνει δύο σημεία σχετικά με την ευθύνη. Κατ 'αρχάς, θα έχει την ευθύνη του υπεύθυνου του έργου και, δεύτερον, ο υπεύθυνος του έργου θα κρατά όλους τους άλλους υπόλογους.

Με βάση αυτά τα σημεία, ο διευθυντής του έργου λέει ότι ενώ ο ανάδοχος του έργου κρατά υπεύθυνο τον υπεύθυνο του έργου, η λογοδοσία δεν σταματά εκεί. Ο υπεύθυνος του έργου αναμένει από τα μέλη της ομάδας να τον κρατήσουν υπεύθυνο επίσης. Επιπλέον, ο διαχειριστής του έργου αναμένει ότι τα μέλη της ομάδας θα είναι υπεύθυνα μεταξύ τους. Κλήση ο ένας στον άλλο ενθαρρύνεται όσο όλα τα μέλη της ομάδας διατηρούν επαγγελματισμό και σεβασμό προς τους άλλους.

Αυτές οι δηλώσεις καθιερώνουν σαφή υποχρέωση λογοδοσίας. Ο υπεύθυνος του έργου είναι τελικά υπεύθυνος για την επιτυχία του έργου, αλλά για να επιτύχει, ο υπεύθυνος του έργου αναμένει ότι όλοι θα είναι υπόλογοι και θα λογοδοτούν αμοιβαία.

02 Επισημάνετε την αλληλοσύνδεση των εργασιών

Τα έργα σχεδόν πάντα περιλαμβάνουν αλληλένδετα καθήκοντα. Ορισμένα πράγματα πρέπει να συμβούν διαδοχικά για να καταστήσουν το έργο επιτυχημένο. Καθώς ο διευθυντής έργου καθορίζει τις λεπτομέρειες ενός έργου στην ομάδα, ο υπεύθυνος του έργου θα πρέπει να προτίθεται να επισημάνει τη διασύνδεση των καθηκόντων.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα αλληλένδετων εργασιών. Ένα κυβερνητικό πρόγραμμα διανύει μια θεμελιώδη μετατόπιση του έργου που επιτελεί, που προκαλείται από την αλλαγή της καταστατικής του εξουσίας. Για να καταλάβουμε πώς λειτουργεί το πρόγραμμα μετά τη βάρδια, έχει εκμισθωθεί ένα έργο. Ένα από τα μέλη της ομάδας έργου είναι ένας εκπαιδευτής επαγγελματικής ανάπτυξης που θα αναπτύξει πρόγραμμα σπουδών για να παραδώσει στο προγραμματικό προσωπικό. Για να αναπτυχθεί αυτή η εκπαίδευση, η υπόλοιπη ομάδα πρέπει να αποφασίσει για το πώς θα λειτουργήσει το πρόγραμμα. Ο εκπαιδευτής κατέχει την ομάδα που είναι υπεύθυνη για τα χρονοδιαγράμματα λήψης αποφάσεων που ορίζονται στη δομή κατανομής και κατανομής εργασίας, οπότε έχει αρκετό χρόνο για να αναπτύξει το πρόγραμμα σπουδών.

Μερικές φορές τα καθήκοντα εκτελούνται ταυτόχρονα. Μπορεί να συμβεί από αναγκαιότητα ή προς όφελος της αποτελεσματικότητας. Μετά την ολοκλήρωση των εργασιών, τα προϊόντα εργασίας τους χρησιμοποιούνται για μια επόμενη εργασία. Η δομή της λογοδοσίας λειτουργεί όπως στο παραπάνω παράδειγμα.Εκείνοι που εργάζονται για την επακόλουθη εργασία φέρουν υπόλογο εκείνους που εργάζονται για τα προηγούμενα καθήκοντα.

Από τον υπεύθυνο του έργου, που δείχνει στα μέλη της ομάδας, πώς τα καθήκοντα σχετίζονται μεταξύ τους και πως κάθε μέλος της ομάδας πρέπει να κάνει καλή δουλειά προς όφελος άλλων μελών της ομάδας, ο διευθυντής του έργου ενθαρρύνει τα μέλη της ομάδας να κρατούν το ένα το άλλο υπεύθυνο. Εάν ένα μέλος της ομάδας δεν μπορέσει να ξεκινήσει μια εργασία έως ότου ένα άλλο μέλος της ομάδας ολοκληρώσει μια προηγούμενη εργασία, το εξαρτημένο μέλος της ομάδας έχει συμφέρον για την επιτυχία του άλλου μέλους της ομάδας και θα κρατήσει αυτό το μέλος της ομάδας υπεύθυνο για έγκαιρη και υψηλής ποιότητας απόδοση.

03 Λάβετε δημόσιες δεσμεύσεις για τα στοιχεία δράσης

Οι διαχειριστές του έργου πραγματοποιούν συναντήσεις ομάδας για διάφορους λόγους. Ένας λόγος είναι να καθοριστούν τα επόμενα βήματα με βάση τον τρόπο με τον οποίο το έργο έχει προχωρήσει. Όπου είναι δυνατόν, τα πράγματα πρέπει να πάνε σύμφωνα με το σχέδιο, αλλά όταν προκύψουν απροσδόκητα ζητήματα, πρέπει να αντιμετωπιστούν. Ο διαχειριστής του έργου μπορεί να φροντίσει πολλά αλλά όχι όλα.

Ανεξάρτητα από το ποιος συμφωνεί να χειριστεί ένα θέμα, το μέλος της ομάδας που αναλαμβάνει μια ενέργεια πρέπει να αναλάβει δημόσια δέσμευση. Η δέσμευση δεν πρέπει να είναι κάποια επίσημη υπόθεση, αλλά όλοι πρέπει να γνωρίζουν τι αναμένεται. Όταν κάποιος συμφωνεί με ένα στοιχείο ενέργειας, ο διαχειριστής του έργου πρέπει να φροντίσει να καταγράψει ακριβώς τι πρέπει να γίνει και πότε πρέπει να ολοκληρωθεί.

Το στοιχείο ενέργειας πρέπει να τεκμηριώνεται στις σημειώσεις συνάντησης ή σε ένα αρχείο καταγραφής ενεργειών. Οι διαφορετικές φιλοσοφίες διαχείρισης του έργου το κάνουν διαφορετικά. Το κλειδί είναι να γράψετε στοιχεία δράσης για μελλοντική αναφορά.

04 Παρακολουθήστε δημοσίως τα στοιχεία δράσης

Όταν τα μέλη της ομάδας δεσμεύονται, ολόκληρη η ομάδα πρέπει να μπορεί να βασίζεται στην επιτυχή εκπλήρωση αυτών των δεσμεύσεων. Η κατάργηση αυτών των δεσμεύσεων είναι μεγάλη, αλλά αν κανείς δεν ακολουθεί ποτέ τα πράγματα δράσης, τα μέλη της ομάδας πιστεύουν ότι αυτές οι δεσμεύσεις δεν έχουν σημασία. Γιατί πρέπει να ακολουθήσουν όταν κανείς δεν ρωτά αν το έκαναν;

Ακριβώς όπως οι δεσμεύσεις γίνονται δημοσίως, ο υπεύθυνος του έργου πρέπει να παρακολουθεί δημοσίως τις δεσμεύσεις αυτές. Επιβάλλει στους ανθρώπους να κολλήσουν στο λόγο τους. Η δημόσια ντροπή είναι ένα ισχυρό κίνητρο.

Το καλύτερο μέρος είναι οι διαχειριστές του έργου δεν πρέπει να είναι ο κακός. Μόλις ο διαχειριστής του έργου έχει δημιουργήσει μια ατμόσφαιρα υπευθυνότητας, κανείς δεν είναι ο κακός γιατί κάθε ένας κρατά έναν άλλο υπεύθυνο. Η μόνη φορά που κάποιος είναι ο κακός είναι όταν δεν ακολουθεί μια δέσμευση.

Δεν είναι απαραίτητο ο διαχειριστής του έργου να παραπέμπει σε κάποιον που δεν ακολουθεί. Η δυναμική του ομίλου θα φροντίσει για την κατάσταση. Η πίεση του ομότιμου μπορεί να λειτουργήσει θετικά. Ο διαχειριστής του έργου πρέπει απλώς να επιστήσει την προσοχή στο θέμα της δράσης και να αφήσει τον υπεύθυνο να μιλήσει. Από καιρό σε καιρό, ο διαχειριστής του έργου μπορεί να χρειαστεί να ζητήσει ερωτήσεις σχετικά με το γιατί δεν τηρήθηκε μια δέσμευση, αλλά συνήθως ο υπεύθυνος θα είναι προσεκτικός για λάθη, εσφαλμένες αναλύσεις ή εμπόδια και θα αναλάβει νέα δέσμευση για την ολοκλήρωση του αρχικού στοιχείου δράσης ενδεχομένως να αποκαταστήσει για τυχόν καθυστέρηση στην απόδοση.

05 Αντιμετώπιση κακής απόδοσης

Η κακή απόδοση των μελών του έργου είναι ένα ζήτημα που οι διαχειριστές του έργου πρέπει να αντιμετωπίσουν γρήγορα και διπλωματικά. Εάν τα άλλα μέλη της ομάδας έργου θεωρούν ανεπαρκή την απόδοση, το κίνητρό τους θα μειωθεί και η απόδοσή τους θα μειωθεί ανάλογα. Ωστόσο, οι διαχειριστές του έργου δεν μπορούν να βγάζουν φτωχούς ερμηνευτές όταν δεν ανταποκρίνονται στις προσδοκίες. Είναι μια πράξη εξισορρόπησης μεταξύ του χειρισμού των πραγμάτων γρήγορα και του χειρισμού τους με ανθρώπινο τρόπο.

Η κακή απόδοση δεν ξεφεύγει από μόνη της.Δεν επιτρέπεται να παραμείνει καθυστερημένος, αλλά οι διαχειριστές των σχεδίων πρέπει να παρέχουν στους κακούς επιδότες χρόνο να διορθώσουν τη συμπεριφορά τους μόλις τους φτάσουν στην προσοχή τους.

06 Εξέταση ζητημάτων απόδοσης όταν είναι απαραίτητο

Εάν ο χειρισμός κακής απόδοσης ένα προς ένα δεν λειτουργεί, ο διαχειριστής του έργου πρέπει να κλιμακώσει το ζήτημα στον επόπτη του μέλους της ομάδας. Σε περίπτωση αποτυχίας, ο χορηγός του έργου θα χρειαστεί να προχωρήσει στην κατάσταση. Η αντιμετώπιση του one-on-one, η κλιμάκωση στον επιβλέποντα και η κλιμάκωση του χορηγού είναι η καλύτερη σειρά αντιμετώπισης της κακής απόδοσης από ένα μέλος της ομάδας του έργου. Η παράκαμψη ενός βήματος θα μπορούσε να αποξενώσει τους εμπλεκόμενους και τελικά να χάσει χρόνο.

Πριν από τη λήψη ενός ζητήματος στο χορηγό του έργου, ένας υπεύθυνος έργου πρέπει να εξαντλήσει όλες τις άλλες επιλογές. Σε περίπτωση κακής απόδοσης, αυτό σημαίνει να αντιμετωπιστεί η κατάσταση one-on-one και στη συνέχεια να απευθυνθείτε στον επόπτη του μέλους της ομάδας.

Ο υπεύθυνος του έργου πρέπει να είναι συγκεκριμένος με τον ανάδοχο του έργου για το τι κάνει ο διαχειριστής του έργου. Αν ο διαχειριστής του έργου θέλει το μέλος της ομάδας να συμβουλεύεται ένα δεύτερο διαχειριστή γραμμής, ο διευθυντής έργου πρέπει να το πει. Εάν ο διαχειριστής του έργου επιθυμεί την αντικατάσταση του μέλους της ομάδας, ο διαχειριστής του έργου πρέπει να υποβάλει ένα τέτοιο αίτημα. Ο χορηγός του έργου χρειάζεται επιλογές και τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε επιλογής.