Πώς να κάνετε τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία επιχείρησής σας πιο επαγγελματικά

Πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων βασίζονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως κύριο μέσο επικοινωνίας των επιχειρήσεων. Αυτό δεν προκαλεί έκπληξη. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι γρήγορο, εύκολο και παρέχει ένα ίχνος χαρτιού. Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ειδικά όταν πρόκειται για επιχειρηματική επικοινωνία, θα πρέπει να χαλαρώσουν. Στην πραγματικότητα, η κακή επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας κοστίσει πελάτες, ενώ σας πλήττει το εμπορικό σήμα και τη φήμη σας.

Η αποστολή επαγγελματικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων επιχειρεί να δημιουργήσει συνήθειες που εστιάζουν στην σαφή, σύντομη και κατάλληλη επικοινωνία.

1. Χρησιμοποιήστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιχείρησης

Όταν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης, πραγματοποιώντας επιχειρήσεις για λογαριασμό της εταιρείας σας, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιχείρησης. Στην ιδανική περίπτωση, αυτό σημαίνει ότι έχετε διεύθυνση επιχείρησης (δηλ. [email protected]) που χρησιμοποιείτε για όλες τις επιχειρηματικές επικοινωνίες.

Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δωρεάν διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να περιλαμβάνει το όνομα της επιχείρησής σας (δηλ. [email protected]). Η χρήση προσωπικής διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σαφώς δεν σχετίζεται με την επιχείρησή σας μπορεί, στη χειρότερη περίπτωση, να βλάψει τον επαγγελματισμό σας και σε πολλές περιπτώσεις δεν μπορεί να ληφθεί σοβαρά υπόψη.

2. Κρατήστε τα μηνύματα σύντομα και γλυκά

Δεν υπάρχει τίποτα λάθος να εξηγούμε τα πράγματα με μεγάλη λεπτομέρεια. μπορεί να προσφέρει σαφήνεια και να μειώσει τις παρεξηγήσεις. Αλλά όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αρχίζει να μοιάζει με ένα μυθιστόρημα, μπορείτε γρήγορα να χάσετε την προσοχή του παραλήπτη και να συγχέουμε το ζήτημα με άσχετες πληροφορίες. Για να αποφύγετε αυτό, κολλήστε με ένα θέμα ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όταν χρειάζεται να συμπεριλάβετε περισσότερες πληροφορίες, χρησιμοποιήστε έντονους τόνους, ώστε οι πιο σημαντικές λεπτομέρειες να είναι ξεκάθαρες.

3. Χρησιμοποιήστε περιγραφικές γραμμές θέματος

Έχετε ποτέ ανοίξει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση το θέμα, και κατέληξε εντελώς σύγχυση και λίγο ενοχλημένος όταν ήταν για κάτι τελείως διαφορετικό; Δεδομένου ότι διατηρείτε ήδη κάθε email που γράφετε περιορισμένη σε ένα θέμα ανά συμβουλή παραπάνω, πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι η γραμμή του θέματος σας αντικατοπτρίζει αυτό το θέμα και τίποτα άλλο. Αυτό όχι μόνο θα βοηθήσει τον παραλήπτη, αλλά θα σας βοηθήσει επίσης να διευκολύνετε τη διαχείριση των δικών σας εισερχομένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

4. Τονίστε τον

Είναι εύκολο να αφήσετε τα πράγματα να πετάξουν όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή μπορεί να αισθάνεστε ότι προστατεύεστε από την οθόνη του υπολογιστή σας, αλλά κάποιες συνομιλίες μπορούν εύκολα να παρεξηγηθούν στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Στην πραγματικότητα, χωρίς λεκτικά στοιχεία επικοινωνίας για να μετριάσετε το μήνυμα που στέλνετε, οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να ληφθεί με λάθος τρόπο. Εάν στέλνετε ένα μήνυμα που μπορεί να είναι αμφισβητήσιμο, ξαναδιαβάσετέ το πριν από την αποστολή και αν δεν είστε ακόμα σίγουροι, πιθανότατα καλύτερα να σηκώσετε το τηλέφωνο.

5. Κάντε την ηλεκτρονική υπογραφή σας χρήσιμη

Οι καταχωρήσεις προσφορών, ενημερωτικών δελτίων και ενημερωτικών δελτίων σε μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι αποτελεσματικές σε ορισμένες περιπτώσεις, αλλά τα στοιχεία αυτά δεν θα πρέπει ποτέ να αξιοποιήσουν την υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου για αυτό που προορίζεται να χρησιμοποιηθεί - παρέχοντας τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή η απάντησή σας πρέπει να περιλαμβάνει μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το πλήρες όνομα, την εταιρεία και τη διεύθυνση URL σας στο ελάχιστο. Ο αριθμός τηλεφώνου, ο τίτλος και η επαναδιατύπωση της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν βλάπτουν.

6. Ελέγξτε τον ορθόγραφό σας και τη διόρθωση

Ο ορθογραφικός έλεγχος είναι εύκολος. Κάντε την προεπιλεγμένη ρύθμιση στον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να ελέγξετε όλα τα μηνύματα πριν τα στείλετε. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πιο ανεπίσημο και υπάρχει λίγο περισσότερη επιείκεια με ορθογραφικά και γραμματικά λάθη, αλλά φαίνεται φοβερό να στείλετε ένα μήνυμα γεμάτο λάθη. Το τελευταίο πράγμα που θέλεις είναι να κάνεις μια κακή εντύπωση επειδή σπεύσατε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και παρακάμψατε την ορθογραφία και τη γραμματική σας.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια σημαντική μέθοδος επικοινωνίας στην επιχείρηση, ακόμα κι αν δεν είναι η πρώτη σας προτίμηση. Ακολουθώντας αυτές τις βέλτιστες πρακτικές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας επαγγελματική και παραγωγική και μπορείτε να είστε σίγουροι ότι η εντύπωση που κάνετε είναι καλή.