Πόσο κοστίζει ένα τυπικό κόστος εφαρμογής ERP;

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους οι εταιρείες ξεκινούν την αναζήτηση για νέο λογισμικό επιχειρησιακού προγραμματισμού πόρων (ERP). Πολλές εταιρείες ξεπερνούν τα λογιστικά τους πακέτα λογισμικού εισόδου, όπως τα QuickBooks ή Peachtree. Άλλοι διαπιστώνουν ότι το υπάρχον λογισμικό τους δεν ενσωματώνεται σε άλλα λογισμικά συστήματα τρίτων και δημιουργεί την ανάγκη για περισσότερη δουλειά. Όποια και αν είναι η αιτία, το πρώτο ερώτημα που πιθανώς θα ρωτήσετε κατά την αγορά ενός νέου συστήματος ERP είναι "Πόσο θα κοστίσει;"

Συνολικό κόστος ιδιοκτησίας: Μην ξεχνάτε κρυφά έξοδα

Το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας περιλαμβάνει μια ποικιλία δαπανών, όχι μόνο τις αμοιβές αδειοδότησης λογισμικού. Ένα λευκό χαρτί ERP Panels υποδεικνύει ότι υπάρχουν τέσσερις δαπάνες για την υλοποίηση ERP:

• Τέλη άδειας χρήσης λογισμικού
• Κόστος συντήρησης
• Σκεύη, εξαρτήματα
• Υπηρεσίες υλοποίησης

Ωστόσο, άλλοι ειδικοί της υλοποίησης υποδεικνύουν ότι το κόστος αυτό είναι πολύ μεγαλύτερο από αυτό που αναφέρεται στο Λευκό Βιβλίο ERP. Το IQMS, το οποίο προσφέρει συστήματα λογισμικού ERP από το 1989, ανέφερε πολλά άλλα κρυφά κόστη στην εμπειρία τους από την υλοποίηση υλοποιήσεων ERP που πρέπει να λάβουν υπόψη οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Σύμφωνα με το IQMS, το συνολικό κόστος της ιδιοκτησίας ERP περιλαμβάνει:

• Κρυφό κόστος αριθ. 1: Εφαρμογή
• Κρυφό Κόστος Νο 2: Εκπαίδευση
• Κρυφό κόστος αριθ. 3: Ανάπτυξη για προσαρμογή
• Κρυφό κόστος αριθ. 4: Επανασχεδιασμός διαδικασίας
• Κρυφό κόστος αριθ. 5: Συντήρηση
• Κρυφό κόστος αριθ. 6: Αναβαθμίσεις
• Κρυφό κόστος αριθ. 7: Υποστήριξη

Το IQMS συνιστά να βεβαιωθείτε ότι ο πωλητής λογισμικού σας συμπεριλαμβάνει όλα αυτά τα έξοδα στην πρότασή τους σε εσάς και ότι θα έχετε μια καλή εκτίμηση των συνολικών δαπανών, αν αυτοί είναι πρόθυμα "βάζοντας τους στο τραπέζι" για να δείτε.

Εκτίμηση Κόστος: Κανόνες Thumb

Το συνολικό κόστος υλοποίησης δεν θα είναι ποτέ γνωστό μέχρι να ολοκληρώσετε το έργο σας, επειδή η εκ των υστέρων ανάλυση είναι 20/20. Ωστόσο, μια τέτοια αναδρομική ανάλυση θα σας κάνει λίγο καλό στην αξιολόγηση του προϋπολογισμού σας που προετοιμάζεται πριν ολοκληρωθεί η εφαρμογή του νέου σας συστήματος ERP. Παρόλο που ποτέ δεν μπορείτε να γνωρίζετε με ακρίβεια τι τελικό κόστος θα καταλήξετε, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι ο προϋπολογισμός σας είναι τουλάχιστον λογικός. Δεν υπάρχει χειρότερη αίσθηση στον επιχειρηματικό κόσμο από το να υπερβεί τον προϋπολογισμό και πολλά σχέδια υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό μόνο επειδή είναι υπό τον προϋπολογισμό.

Επομένως, βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει μερικούς απλούς ελέγχους για να δείτε ότι συμπεριλαμβάνεται όλο το κόστος και ότι τότε το κόστος του προϋπολογισμού φαίνεται λογικό.

Αυτό προκαλεί το ερώτημα "Ποιο είναι το λογικό κόστος;" Η καλύτερη συμβουλή προέρχεται από τον J. Carlton Collins, CPA, ο οποίος έγραψε ότι "Η πραγματικότητα είναι ότι το κόστος υλοποίησης ενός λογισμικού λογισμικού υψηλής τεχνολογίας στο μέσο της αγοράς θα κυμαίνεται συνήθως από 1: 1 έως 2: 1 σε σύγκριση με το κόστος το λογισμικό."

Αυτός ο απλός κανόνας μπορεί να σας καθοδηγήσει στο συνολικό κόστος σας. Η εμπειρία μου ήταν ότι οι υπερβάσεις του συνολικού κόστους είναι συνήθως πολύ μεγαλύτερες από αυτές του επαρκούς σχεδιασμού, προετοιμασίας και δοκιμών. Θα πρέπει να αναμένετε να ξοδέψετε 20-25% του κόστους σας σε αυτό το στάδιο προγραμματισμού και προετοιμασίας και ο Collins υποδεικνύει ότι μόνο το 10% του κόστους δαπανάται για την πραγματική υλοποίηση του λογισμικού, ενώ το μερίδιο του κόστους υλοποίησης του ERP είναι το κόστος εκπαίδευσης.

Το Πάρτε μακριά

Η υπηρεσία αυτή είναι ότι πρέπει να λάβετε υπόψη ότι το συνολικό κόστος της υλοποίησης του ERP περιλαμβάνει το σύνολο των δαπανών και ότι αυτές οι εκτιμήσεις κόστους είναι εύλογες εάν θέλετε να έχετε ακριβή εικόνα για το τι θα δαπανήσετε για το νέο σας σύστημα. Θα πρέπει επίσης να αφιερώσετε επαρκείς πόρους στον προγραμματισμό, την προετοιμασία, τις δοκιμές και την κατάρτιση, διότι αν δεν ξοδεύετε χρήματα σε αυτούς τους τομείς, τότε πιθανότατα θα καταλήξετε σε πιο αναμενόμενες δαπάνες για την εφαρμογή του συστήματος ERP.

_{βιβλιογραφικές αναφορέςΚόστος υλοποίησης ERP. "Πέρα από το Λογισμικό: Πώς να Προϋπολογισμός του Κόστος των Υπηρεσιών Εφαρμογής ERP".Sherwood.com. Ανακτήθηκε στις 26 Αυγούστου 2013.}

_{Κρυπτογραφημένα Έξοδα ERP. "Γιατί η τιμή δεν πρέπει να είναι ο τελικός παράγοντας κατά την επένδυση στο λογισμικό ERP της κατασκευής: Τα κρυμμένα έξοδα συχνά βρίσκονται σε συστήματα ERP χαμηλού κόστους". Iqms.com. Ανακτήθηκε στις 26 Αυγούστου 2013.}

_{Carlton, J.C. "Κόστος υλοποίησης: Συζήτηση σχετικά με το κόστος που συνδέεται με την εφαρμογή λογιστικού συστήματος ή λύσης ERP". ASA Research. Ανακτήθηκε στις 26 Αυγούστου 2013.}