Διαχείριση αλλαγών στα έργα

Οι υπεύθυνοι έργων αφιερώνουν πολύ χρόνο στην παραγωγή σχεδίων και στην καθιέρωση ομαδικών στόχων. Οι χορηγοί, τα ενδιαφερόμενα μέρη και οι ομάδες ξοδεύουν πολύ χρόνο για να αλλάξουν το αντικείμενο της εργασίας και τη διαδικασία ανάπτυξης. Έχοντας μια σαφή και εύκολη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών στη θέση της και ένα σταθερό μάτι στη μεγαλύτερη εικόνα, ακόμα και μερικές από τις λεπτομέρειες μετατοπίζονται, προχωρούν πολύ προς την κατεύθυνση της διατήρησης του έργου που κινείται προς τα εμπρός και επιτρέποντάς σας να κρατάτε δροσερό σας.

Αποδοχή της αλλαγής που συμβαίνει

Οι αλλαγές συμβαίνουν σχεδόν σε κάθε σημείο του κύκλου ζωής του έργου. Αναγνωρίζοντας ότι οι αλλαγές είναι αναπόφευκτες - πράγματι, συχνά επωφελείς - τμήματα της διαδικασίας επιτρέπει στους καλύτερους διαχειριστές έργων να προσαρμόσουν πιο ευέλικτες προσεγγίσεις στον προγραμματισμό και την εκτέλεση. Η ύπαρξη στρατηγικών για την αποτελεσματική αντιμετώπιση των αλλαγών που συμβαίνουν είναι ο πιο γρήγορος τρόπος για να κρατηθεί το μάτι του καθενός για το βραβείο, ακόμη και ενόψει του γεγονότος που μερικές φορές φαίνεται να είναι σταθερές βάρδιες προς την κατεύθυνση.

Μια καθορισμένη διαρθρωμένη διαδικασία διαχείρισης αλλαγών είναι το εγχειρίδιο εκτελέσεών σας. η στρατηγική σας «Βίβλος». Θα καθορίσει για εσάς τον καλύτερο τρόπο αντίδρασης ως ηγέτη στις προτάσεις - ακόμα και στις απαιτήσεις - για την αλλαγή μέσα σε μια αναπτυξιακή διαδικασία. Θα σας βοηθήσει να περιηγηθείτε, χαριτωμένα και με σιγουριά, μερικές φορές αμφιλεγόμενα συλλογικά τοπία προς την επίτευξη των τελικών στόχων όλων των μερών.

Η Διαδικασία Διαχείρισης Αλλαγών

Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών μοιάζει με αυτό:

• Λήψη αίτησης / ζήτησης για αλλαγή σε διαδικασία στο έργο
• Αξιολογήστε την αίτηση / ζήτηση αλλαγής με έμφαση στον προϋπολογισμό του έργου όσον αφορά:
  • υλικά
  • κάθε σχετική άδεια
  • εργατοώρες
  • απώλεια / κέρδος χρόνου
• Προετοιμάστε και παρουσιάστε στους μετόχους / συνεργάτες σας τις συστάσεις σας για το πώς να προχωρήσετε σε σχέση με τις αιτήσεις /
• Λάβετε την έγκριση της απόφασης μετόχου ή την απόκλιση για να προχωρήσετε

Ας δούμε με τη σειρά μας τα εξής βήματα:

Παραλαβή Αίτησης / Ζήτηση για Αλλαγή σε Διαδικασία στο Έργο

Θα λάβετε ένα αίτημα να αλλάξετε το έργο με εκατοντάδες διαφορετικούς τρόπους: σε μια συνάντηση, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στο τηλέφωνο, στο διάδρομο καθώς βγαίνεστε από το γραφείο το βράδυ. Στην ιδανική περίπτωση, θα λάβετε τις πληροφορίες σε μια φόρμα αίτησης αλλαγής, αλλά θα πρέπει να γνωρίζετε ότι στην πραγματική ζωή πολλοί σημαντικοί ενδιαφερόμενοι πιστεύουν ότι η ολοκλήρωση αυτού του είδους της γραφειοκρατίας είναι η δουλειά του διαχειριστή του έργου - και στην εταιρεία σας, ίσως.

Το πρότυπο αίτησης αλλαγής έργου (περισσότερο σε αυτό σε ένα λεπτό) θα πρέπει να συλλάβει με ακρίβεια και συνοπτικά όλες τις λεπτομέρειες του αιτήματος, όσο ανεπίσημα φθάνουν σε εσάς. Αφού αισθανθείτε ότι όλες οι λεπτομέρειες καταγράφονται με ακρίβεια, εκτελέστε το έντυπο πέρα ​​από τον εκκινητή για να επαληθεύσετε ότι όλα τα σημεία έχουν αντιμετωπιστεί πλήρως.

Θυμηθείτε ότι οι αλλαγές θα μπορούσαν επίσης να είναι σχετικά με τη λήψη εργασιών έξω. Μην υποθέτετε πάντοτε ότι οι αλλαγές πρόκειται να σχετίζονται με τη θέση εργασίας. Η διαδικασία είναι η ίδια ανεξάρτητα από το αν αυξάνετε ή μειώνετε το πεδίο εφαρμογής του έργου.

Εκτελέστε την αξιολόγηση αλλαγών

Κοιτάξτε λεπτομερώς το αίτημα αλλαγής. Θα αξιολογείτε τον αντίκτυπο:

• Πρόγραμμα
• Απόδειξη με έγγραφα
• Εργασίες μέχρι σήμερα και δουλειές ακόμα
• Προϋπολογισμός
• Μέτρα ποιότητας
• Πεδίο εφαρμογής
• Διαθεσιμότητα πόρων

Για παράδειγμα, μια αλλαγή λογισμικού μπορεί να εκτιμηθεί σε 5 ημέρες. Αυτό δεν θα προσθέσει μόνο 5 ημέρες στο χρονοδιάγραμμα, διότι θα έσπρωξε ένα άλλο έργο και θα το μετακινήσει σε ένα χρονικό πλαίσιο όπου ο βασικός πόρος είναι για διακοπές. Αυτό το καθήκον θα πρέπει επίσης να μετακινηθεί, οπότε συνολικά αυτή η αλλαγή θα προσθέσει 8 ημέρες στο χρονοδιάγραμμα. Θα κοστίσει $ 5k για να κάνει, και οι επιπλέον 8 ημέρες μας ωθεί σε ένα άλλο μήνα με τη σύμβαση προμηθευτή, οπότε υπάρχει κόστος να εξετάσει και εκεί. Η ποιότητα παραμένει η ίδια αλλά αλλάζει η εμβέλεια για να ενσωματώσει τη νέα αλλαγή.

Θα πρέπει να ενημερωθεί το σύνολο της σχετικής τεκμηρίωσης, συμπεριλαμβανομένου του σχεδίου προγράμματος και των εγχειριδίων κατάρτισης, τα οποία έχουν ήδη ξεκινήσει.

Έτσι, στη μεγάλη εικόνα, μια απλή αλλαγή διάρκειας 5 ημερών έχει έντονα αποτελέσματα. Είναι σημαντικό να λαμβάνονται υπόψη όλοι οι σχετικοί παράγοντες πριν να ληφθεί μια απόφαση εφαρμογής, καθώς η πλήρης εικόνα μπορεί να αλλάξει το αποτέλεσμα.

Προετοιμασία και Παρουσίαση Συστάσεων

Οπλισμένοι με κατανόηση του πλήρους αντίκτυπου της αιτούμενης αλλαγής ή αλλαγών, παρουσιάστε τις συστάσεις σας σχετικά με τη βιωσιμότητα της μετατόπισης.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι αλλαγές δεν θα εφαρμοστούν, επειδή το εκτιμώμενο όφελος θα είναι μικρότερο από το κόστος. Σε άλλες περιπτώσεις, μπορεί να βρεθεί αρκετό όφελος για να αντισταθμιστεί το κόστος της συμπληρωματικής εργασίας. Άλλες περιπτώσεις εξακολουθούν να αποδεικνύουν ότι οι αλλαγές είναι αναπόφευκτες και ανεξέλεγκτες, ανεξάρτητα από τις αρνητικές επιπτώσεις που προκύπτουν από θέματα κανονιστικής ρύθμισης ή συμμόρφωσης ή από εσωτερικά ζητήματα όπως η οργανωτική αναδιάρθρωση.

Η απόφαση

Για μικρές αλλαγές που εμπίπτουν στο όριο εξουσιοδότησης, η απόφαση για την αποδοχή ή την απόρριψη των αλλαγών εναπόκειται σε εσάς (με τη σωστή εισροή από την ομάδα). Οτιδήποτε μεγαλύτερο πρέπει να εγκριθεί από τον ανάδοχο του έργου ή το συμβούλιο έργου. Οι όροι για το τι υπάγεται σε ποιά κατηγορία καταγράφονται σαφώς στην αρχή κάθε σχεδίου.

Ανεξάρτητα από το αποτέλεσμα, είναι σημαντικό να κρατάτε σε επαφή όλους τους συμμετέχοντες στη διαδικασία. Η απομάκρυνση των μελών της ομάδας σε οποιοδήποτε σημείο της ανάπτυξης μπορεί να κοστίσει την ακεραιότητα ολόκληρου του έργου, καθώς και τυχόν μελλοντικές συνεργασίες.

Εργαλεία διαχείρισης αλλαγής

Έχουν αναπτυχθεί διάφορα εργαλεία διαχείρισης αλλαγών για να διευκολύνεται και να εξομαλύνεται αυτή η διαδικασία. Κεντρική σε κάθε εργαλειοθήκη διαχείρισης αλλαγών θα πρέπει να είναι:

• Μια λίστα ελέγχου ή χαρτογράφηση του χάρτη με τα ενδιαφερόμενα μέρη μέσω των κατάλληλων βημάτων για την αλλαγή της εμβέλειας του έργου
• Μια φόρμα αιτήματος αλλαγής προτύπου (ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν τα έργα σας λειτουργούν ηλεκτρονικά από μια αυτοματοποιημένη ροή εργασιών, είναι πολύ καλή ιδέα να συμπεριληφθεί αυτή η φόρμα στη λίστα εγγράφων σας)

Ανάπτυξη μιας φόρμας αίτησης αλλαγής έργου

Το έντυπο αίτησης αλλαγής έργου πρέπει να περιλαμβάνει:

• Το όνομα του αιτούντος την αλλαγή (ο «αιτών»).
• Ένα μοναδικό αναγνωριστικό, όπως ένας αριθμός αλλαγής (μπορείτε να το προσθέσετε στη συνέχεια αργότερα, καθώς είναι απίθανο ότι οποιοσδήποτε από τους ανθρώπους που θέτουν το αίτημα και χρησιμοποιεί τη φόρμα θα γνωρίζει τι να εισάγει εδώ).
• Περιγραφή της προτεινόμενης αλλαγής, με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες.
• Η κατηγορία της αλλαγής. Στην ιδανική περίπτωση, οι αιτούντες πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να επιλέξουν από μια προπληρωμένη αυτή την ενότητα, ώστε να πρέπει να σημειώσουν μόνο το πλαίσιο. Αυτό είναι ένα καλό μέρος για να διαπιστώσετε εάν μια αίτηση αλλαγής σχετίζεται με ρύθμιση ή εσωτερική συμμόρφωση - αν είναι (πραγματικά), μπορείτε να παρακάμψετε πολλά από τα βήματα σχεδιασμού και αξιολόγησης και απλά να συνεχίσετε με αυτό.
• Ο «λόγος» της αλλαγής. Ποια είναι η αιτιολόγηση για την εφαρμογή της; Γιατί το ζητεί ο αιτών;
• Πιθανός αντίκτυπος της προτεινόμενης αλλαγής στα διάφορα στοιχεία του έργου, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου, του κόστους, της ποιότητας, του πεδίου εφαρμογής. Ο αιτών μπορεί να μην έχει όλες τις λεπτομέρειες, οπότε μπορεί να χρειαστεί η βοήθειά σας να συμπληρώσει αυτά τα κενά μέσω του βήματος της αλλαγής. Το ελάχιστο που ψάχνετε σε αυτό το σημείο είναι για διευκρίνιση ως προς το αν μπορεί να αυξήσει, να μειώσει ή να αλλάξει τις υπάρχουσες παραμέτρους του έργου.

Οι φόρμες αλλαγής αιτήματος θα πρέπει να στρογγυλεύονται με χώρο για λεπτομέρειες που μπορείτε να συμπληρώσετε καθώς η αλλαγή συζητείται περαιτέρω. Ένα πρότυπο θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει χώρο για:

• Αλλαγή απόφασης: Αποδοχή, απόρριψη ή απόσπαση
• Όνομα του προσώπου που λαμβάνει την απόφαση (ή ομάδα) συν την ημερομηνία κατά την οποία ελήφθη η απόφαση και τυχόν πρόσθετες παρατηρήσεις.

Αλλαγές και διαχείριση πεδίου εφαρμογής

Η διαχείριση της εμβέλειας του έργου είναι η διαδικασία που φιλτράρει και βελτιώνει τις διαφορές μεταξύ του τι είναι απαραίτητο για την εκτέλεση ενός έργου με επιτυχία και τι δεν είναι. Όταν λαμβάνονται αιτήματα αλλαγής έργου, είναι απαραίτητο να εξετάσουμε τον τρόπο με τον οποίο αυτές οι αλλαγές μπορεί να επηρεάσουν συνολικά το έργο. Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών σάς βοηθά να βελτιώσετε και να καθορίσετε εντός του πλαισίου, γιατί η αλλαγή είναι ή δεν είναι πρακτική ή απαραίτητη.

Ένας οδηγός για το οργανισμό διαχείρισης του έργου της γνώσης (Οδηγός PMBOK®) - Η πέμπτη έκδοση για την κάλυψη του έργου κάλυψης έργων αξίζει να αναφερθεί, επειδή δεν είναι τόσο έξυπνη όσο νομίζετε. ο Οδηγός PMBOK® περιλαμβάνει άριστες οδηγίες εκκίνησης με τη μορφή μιας διαδικασίας που ονομάζεται «πεδίο ελέγχου» στην ενότητα "Διαχείριση πεδίου εφαρμογής έργου". Ωστόσο, η διαδικασία διαχείρισης των αλλαγών στα έργα πρέπει να αντιμετωπιστεί με πιο ολοκληρωμένο τρόπο και αυτό αντικατοπτρίζεται στο κείμενο. Οδηγός PMBOK® οι χρήστες θα πρέπει επίσης να ανατρέξουν στην εκτέλεση της ολοκληρωμένης διαδικασίας ελέγχου αλλαγών, καθώς ορίζει σαφώς τον τρόπο με τον οποίο τα πάντα συνδέονται μεταξύ τους στο μεγαλύτερο τοπίο.

Για να γίνει PMP, είναι σημαντικό να καταλάβετε πώς Οδηγός PMBOK® καλύπτει τη διαχείριση αλλαγών καθώς θα αποτελεί μέρος της εξέτασής σας. Λάβετε όμως υπόψη ότι η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών που θα χρησιμοποιείτε στην πράξη πρέπει να είναι ολοκληρωμένη, εύκολη στην παρακολούθηση και πρακτική.

Ηγεσία της ομάδας σας μέσω της διαδικασίας αλλαγής

Η ομάδα του έργου είναι κρίσιμη για την επιτυχία οποιουδήποτε έργου, έτσι ώστε να βοηθηθεί να συμμετάσχει ενεργά κατά τη διαχείριση των αλλαγών στη διαδικασία.

5 τρόποι με τους οποίους μπορείτε να βοηθήσετε την ομάδα σας να ανταποκριθεί γρήγορα στη διαδικασία διαχείρισης της αλλαγής του έργου:

1. Ανοίξτε τις αλλαγές. Ky notot not nototot not not not nototky τηot not not τηot not notkyotky not

2. Να είστε ανοιχτοί στη διαδικασία. Η διαδικασία διαχείρισης αλλαγών που συζητείται εδώ δεν έρχεται φυσικά σε όλους. Τα περισσότερα μέλη της ομάδας δεν θα ξέρουν τι αναμένεται από αυτά μέχρι να ενημερωθούν. Δημιουργήστε μια ενημέρωση για να περάσετε από τη διαδικασία μαζί τους και ενημερώστε καθένα για τον ρόλο του στην εκτέλεση του.

3. Κάντε το εύκολο. Η αλλαγή του έργου είναι συχνά, στην καλύτερη περίπτωση, ένα ελεγχόμενο χάος. Τα βήματα που ακολουθείτε για την επιτυχή πλοήγησή σας καθορίζουν τη διακριτικότητα σας ως διαχειριστή έργου. Η ομάδα σας μπορεί να βρει μεταβολές ανησυχητικές - ιδιαίτερα μεγάλες ή αναστρέψιμες αποφάσεις που θεωρούνταν πολύ μακρό χρονικό διάστημα και τα εμπόδια θεωρήθηκαν πολύ καλά. Το πρόγραμμα είναι λάθος, ο προϋπολογισμός μπορεί να είναι διαφορετικός, οι απαιτήσεις είναι σίγουρα διαφορετικές.

Kyot τη not notot τη not not not notky τηotot τη τη not τη τη notky τη not notototot τη not τη τη τη τη notkyotot not notot τη not notky τη τη not notot τη not not not not not Κάντε τη διαδικασία όσο το δυνατόν πιο εύκολη για αυτούς.

4. Να είστε εκεί για να βοηθήσετε. Ένας νέος τρόπος εργασίας απαιτεί χρόνο για την επιτυχή ενσωμάτωση. Εάν προηγουμένως έχετε διαχειριστεί την αλλαγή έργου με ανεπίσημο τρόπο (ή καθόλου), τότε η αλλαγή σε μια επίσημη διαδικασία μπορεί να διαρκέσει λίγο για να γίνει «ο τρόπος που κάνουμε τα πράγματα εδώ». Αφήστε την ομάδα να γνωρίζει ότι είστε εκεί για να την βοηθήσετε εάν χρειάζεται να τρέξει κάτι από σας.

Not τηot τηot notot not τηot τη not τη notkyky not τη τηototkykyot notototot not not τηky notky not τη τη not τη τηot τη τηotot notky not notkyky notkyky not not Δεν είναι όλες οι αλλαγές λογικές προτάσεις. Αφήστε την ομάδα σας να γνωρίζει ότι εάν αισθάνονται έντονα ότι μια αλλαγή δεν είναι το σωστό για το έργο αυτή τη στιγμή ότι θα τους υποσχεθείτε σε αυτή τη συνομιλία με τον αιτούντα αλλαγή.

Η μη αποτελεσματική διαχείριση της αλλαγής είναι ο κορυφαίος τρόπος με τον οποίο ένα έργο μπορεί να αποδυναμωθεί τελείως, επομένως προσέξτε. Οπλισμένοι με τις σωστές πληροφορίες και διαδικασίες, οι αλλαγές των έργων μπορούν να αντιμετωπιστούν με ελεγχόμενο, έξυπνο και ευεργετικό τρόπο για όλους τους εμπλεκόμενους.