10 πράγματα που πρέπει να γνωρίζει ο νέος διαχειριστής προγράμματος

Η διαχείριση του προγράμματος είναι μια ικανοποιητική και καλοπληρωμένη επιλογή σταδιοδρομίας, αλλά μπορεί να είναι και ένας δύσκολος ρόλος. Αν έχετε μόλις λάβει την πρώτη εργασία διαχείρισης προγραμμάτων ή θέλετε να μάθετε αν πρέπει να κάνετε άλμα σε μια καριέρα διαχείρισης προγραμμάτων, είναι σημαντικό να καταλάβετε τι συνεπάγεται η σταδιοδρομία. Εξετάστε αυτά τα 10 πράγματα που κάθε νέος διαχειριστής προγράμματος πρέπει να γνωρίζει πριν ξεκινήσετε το ρόλο.

Η Διαχείριση Προγραμμάτων δεν είναι η ίδια με τη Διαχείριση Έργου

Η διαχείριση του έργου αφορά τον προγραμματισμό της εργασίας, την οργάνωση των καθηκόντων και των πόρων, τον έλεγχο των διαδικασιών και την επίτευξη συγκεκριμένου στόχου. Είτε ανοίγοντας ένα νέο γραφείο, ξεκινώντας μια νέα εφαρμογή είτε κατασκευάζοντας ένα Ολυμπιακό στάδιο, τα έργα έχουν μια ξεκάθαρη αρχή, μέση και τέλος με ένα σαφές σύνολο στόχων.

Η διαχείριση του προγράμματος είναι διαφορετική και γενικά πολύ ευρύτερη. Ένας διαχειριστής προγράμματος μπορεί να εποπτεύει πολλαπλά έργα ταυτόχρονα, καθένα από τα οποία μπορεί να έχει δική του ομάδα έργου και διαχειριστή έργου. Αυτά τα έργα μαζί θα μπορούσαν όλοι να αποτελέσουν μέρος ενός ευρύτερου προγράμματος που έχει σχεδιαστεί για να αποδώσει στον οργανισμό αξία με την πάροδο του χρόνου.

Περιμένετε να υπάρχει αβεβαιότητα

Τα προγράμματα είναι εγγενώς αβέβαια. Παρόλο που ίσως γνωρίζετε ποια είναι η μεγάλη εικόνα, είναι μόνο μια δήλωση όρασης όταν ξεκινάτε. Η ακριβής πορεία του πώς θα φτάσετε εκεί και ποια έργα πρόκειται να απαιτηθούν σε μια εκτεταμένη χρονική περίοδο είναι κάτι που πρέπει να επιλύσετε καθώς πηγαίνετε.

Θα ξεκινήσετε με λεπτομερή προγραμματισμό για αυτό που γνωρίζετε και θα δημιουργήσετε μια εικόνα για το πώς να αντιμετωπίσετε το υπόλοιπο από αυτό όσο πλησιάζετε. Προοδευτικά επεκτείνετε τους ορίζοντες προγραμματισμού και παράδοσης έως ότου δεν μπορείτε να προχωρήσετε περαιτέρω.

Αποκλείστε το χρόνο σε τακτά χρονικά διαστήματα για να σχεδιάσετε τα επόμενα βήματα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτή την ευκαιρία για να διασφαλίσετε ότι είστε ακόμα σε καλό δρόμο για να αποδώσετε αξία στην επιχείρηση.

Προσέξτε για το Burnout

Ενώ ένα έργο μπορεί να έχει τελειώσει μέσα σε ένα χρόνο περίπου, τα προγράμματα μπορούν να επεκταθούν σε φαινομενικά απεριόριστα.

Οι διαχειριστές προγραμμάτων πρέπει να προστατεύουν τις ομάδες τους από την καύση. Δεν μπορείτε να εργάζεστε με τελική ταχύτητα ατελείωτα, ώστε να εξασφαλίσετε ότι τα μέλη του προσωπικού σας θα έχουν επαρκή χρόνο αναμονής. Αυτό πρέπει να περιλαμβάνει περιόδους ομαλότερου χρόνου εργασίας με λιγότερα παραδοτέα και επαρκή χρόνο μακριά από το γραφείο για διακοπές.

Διαχειριστείτε την άδεια ασθενείας προσεκτικά, παρακολουθήστε τις αναφορές υπερωριών και να είστε προσεκτικοί για το γεγονός ότι η ευημερία της ομάδας σας είναι πρωταρχικής σημασίας εάν θέλετε να μειώσετε τη φθορά και να διατηρήσετε τους ταλαντούχους ανθρώπους σας για τη ζωή του προγράμματος.

Πρέπει να διαχειριστείτε το ρυθμό

Όταν εκτελείτε ένα πρόγραμμα που έχει μακρινή ημερομηνία ολοκλήρωσης, πρέπει να διαχειριστείτε το ρυθμό της εργασίας. Είναι δύσκολο να διατηρηθεί η ορμή σε πολλά χρόνια, οπότε ο ρόλος σας ως διαχειριστής προγράμματος είναι να ζυγίζετε τις προτεραιότητες και τα έργα, έτσι ώστε να παρέχονται μετρήσιμα αποτελέσματα τα οποία εκτελούνται τακτικά.

Ανακατέψτε τις γρήγορες νίκες και τη σταθερή πρόοδο προς τους μεγαλύτερους στόχους της εικόνας. Αυτό βοηθάει την ομάδα να δει ότι προχωράτε και διασφαλίζει ότι υπάρχουν μερικές βραχυπρόθεσμες επιτυχίες που θα μοιραστούν για να διατηρήσουν τα κίνητρα υψηλά. Τέλος, βοηθά τους επενδυτές και τα εκτελεστικά διευθυντικά στελέχη να δουν ότι σημειώνεται πρόοδος.

Εκπαιδεύστε την ομάδα σας για επιτυχία

Τα προγράμματα συχνά παρέχουν κάτι καινοτόμο, μοναδικό ή μετασχηματιστικό για έναν οργανισμό. Μία από τις προκλήσεις που απασχολούνται σε τέτοιου είδους πρωτοβουλίες είναι ότι πιθανότατα δεν έχετε τις δεξιότητες στο σπίτι για να μπορέσετε να ολοκληρώσετε όλα τα απαιτούμενα καθήκοντα και σχέδια.

Αυτό είναι εντάξει και αναμένεται. Η δουλειά σας ως νέος υπεύθυνος προγράμματος είναι να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να αναβαθμίσετε, να επανεκπαιδεύσετε και να αναπτύξετε τους ανθρώπους που έχετε, έτσι ώστε μαζί να μπορείτε να καλύψετε όλες τις απαιτήσεις των πόρων.

Ενδέχεται να υπάρχουν ορισμένοι τομείς όπου χρειάζεστε μόνο έναν συγκεκριμένο πόρο για περιορισμένο χρονικό διάστημα. Για παράδειγμα, δεν πρόκειται να εκπαιδεύσετε ένα μέλος του προσωπικού σας για το πώς να οδηγήσετε ένα περονοφόρο αν αυτό είναι μια δεξιότητα που χρειάζεστε για μία μόνο εβδομάδα. Ωστόσο, εάν μεταμορφώνετε τον τρόπο διαχείρισης της διαδικτυακής παρουσίας της εταιρείας σας, ίσως θα ήταν πολύτιμο να έχετε τις ικανότητες ανάπτυξης ιστοσελίδων στο σπίτι μαζί με κάποια εμπειρία σχετικά με τα κοινωνικά μέσα ή τη βελτιστοποίηση μηχανών αναζήτησης. Αυτές είναι δεξιότητες που η επιχείρηση θα στηρίζεται μακροπρόθεσμα.

Λάβετε αποφάσεις σχετικά με το ποια από αυτά πρέπει να ενσωματωθούν στην ομάδα και τα οποία θα πρέπει να ανατεθούν σε εξωτερικούς συνεργάτες και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι το πρόγραμμά σας μπορεί να προσφέρει τα καθήκοντα εκπαίδευσης και πρόσληψης που απαιτούνται για να είναι έτοιμα να διαχειριστούν τις εκροές που παρέχει κάθε έργο.

Η διακυβέρνηση είναι πιο πολύπλοκη

Αν έχετε έρθει από ένα ιστορικό διαχείρισης έργου, τότε η διακυβέρνηση δεν θα σας εκπλήξει. Είναι ο τρόπος με τον οποίο οργανώνονται και ελέγχονται οι δομές των προγραμμάτων και των προγραμμάτων ώστε να εξασφαλίζεται ότι η λήψη αποφάσεων γίνεται με τον σωστό τρόπο και ότι εμπλέκονται οι κατάλληλοι άνθρωποι. Είναι κρίσιμο για τη διασφάλιση της προόδου της εργασίας με τρόπο που να ταιριάζει με τη γενική επιχειρησιακή περίπτωση και βοηθά τους ανθρώπους να λογοδοτούν.

Η διακυβέρνηση είναι επίσης ο τρόπος με τον οποίο το γραφείο διαχείρισης έργων και τα ανώτερα στελέχη μπορούν να εξασφαλίσουν ότι ένα πρόγραμμα βρίσκεται σε εξέλιξη για να αποφέρει οφέλη. Παρέχει επίσης μια τυπική διαδρομή για το κλείσιμο των σχεδίων ή ενός ολόκληρου προγράμματος, εάν μπορεί να αποδειχθεί ότι τα οφέλη αυτά δεν θα επιτευχθούν πλέον.

Η διακυβέρνηση είναι πιο πολύπλοκη σε ένα περιβάλλον προγράμματος από ό, τι σε ένα περιβάλλον έργου. Οι συμβουλευτικές επιτροπές και οι ομάδες καθοδήγησης έχουν κατά κανόνα μια συμμετοχή σε επίπεδο εκτέλεσης. Αυτό πρέπει να αναμένεται, καθώς το τελικό αποτέλεσμα ενός προγράμματος είναι συνήθως η μετατροπή των επιχειρήσεων.

Ο προγραμματισμός είναι πιο δύσκολος …

Οι διαχειριστές έργων που συμμετέχουν σε ένα πρόγραμμα τυπικά θα βάλουν μαζί τα σχέδιά τους, στη συνέχεια, μια ομάδα διαχείρισης του προγράμματος-υπό την καθοδήγησή σας ως διαχειριστής προγράμματος-συνεδριάζει και τα σχέδια είναι ενσωματωμένα.

Αυτό είναι πιο εύκολο να αναφερθεί παρά να γίνει. Απαιτεί τον εντοπισμό των εξαρτήσεων μεταξύ των έργων και των εργασιών του έργου. Σας αναγκάζει να εξετάσετε τις ανάγκες σε πόρους για το σύνολο του προγράμματος και να ζυγίζετε δραστηριότητες που ταιριάζουν στη διαθεσιμότητα των βασικών ανθρώπων.

Αφού δημιουργηθεί το ολοκληρωμένο πρόγραμμα του προγράμματος, μπορείτε να το παρακολουθήσετε σε ένα γράφημα Gantt ή σε άλλο εργαλείο λογισμικού. Καθώς οι διαχειριστές του έργου σας παρακολουθούν τα έργα τους σε πραγματικό χρόνο, θα πρέπει να κάνετε προσαρμογές στο πρόγραμμα, ενημερώνοντας τους πάντες για τις αλλαγές και εξηγώντας τι σημαίνει αυτό για τους τομείς εργασίας τους.

… Αλλά δεν χρειάζεται να σχεδιάζετε κάθε γραμμή

Ως διαχειριστής προγράμματος, βασίζεστε στους διαχειριστές του έργου σας για να κάνετε τον λεπτομερή προγραμματισμό. Δεν είναι πρακτικό ή επιθυμητό να παρακολουθείτε ένα πρόγραμμα με χιλιάδες εργασίες.

Χρειάζεται μια αναλυτική προβολή των έργων σε υψηλό επίπεδο με αρκετές λεπτομέρειες για να σας δείξουμε αν κάτι θα έχει επίπτωση σε επίπεδο προγράμματος.

Ο ευκολότερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι με εφαρμογές λογισμικού αποκλειστικής χρήσης. Η προσπάθεια να διαχειριστείτε το πρόγραμμα πολλών εκατομμυρίων δολαρίων σε ένα βασικό υπολογιστικό φύλλο θα ήταν πολύ δύσκολο.

Πρέπει να μεταβιβάσετε

Όσο καλά είστε στο να μεταβιβάσετε, το να είστε σε ένα ρόλο διαχείρισης προγράμματος σημαίνει ότι πρέπει να το κάνετε ακόμα καλύτερα.

Τα καλά νέα είναι ότι θα πρέπει να έχετε μια ομάδα διαχειριστών έργων και ίσως έχετε και ένα ειδικό γραφείο διαχείρισης προγραμμάτων για να στηρίξετε τη μετασχηματιστική σας αλλαγή.

Υπάρχει πολλή δουλειά για ένα πρόγραμμα και η τοποθέτησή του για να εξασφαλιστεί ότι όλα τα κινούμενα μέρη κινούνται μαζί στην κατάλληλη στιγμή είναι μια τεράστια προσπάθεια. Δεν μπορείτε να το κάνετε μόνοι σας και δεν πρέπει να προσπαθήσετε. Εξασφαλίστε πόσο χρόνο χρειάζεται να κάνετε την εκκίνηση του προγράμματος και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι έχετε μια ομάδα σε θέση να σας υποστηρίξει.

Εάν δεν έχετε κανέναν στο γραφείο διαχείρισης προγραμμάτων, ζητήστε να αποσπασθεί κάποιος στην ομάδα διαχείρισης του προγράμματος. Υπάρχουν πολλά για να κάνουν. Για παράδειγμα, κάποιος που θα διαδραματίσει ρόλο συντονισμού του έργου θα βρίσκεται σε τέλεια θέση για να επιτύχει το απαιτούμενο συντονισμό σε επίπεδο προγράμματος και να σας απελευθερώσει ώστε να ασχοληθείτε με στρατηγικά καθήκοντα.

Μην φοβάστε τη σύγκρουση

Υπάρχουν πολλά σκέλη για τα προγράμματα. Από έργα με δύσκολους ενδιαφερομένους έως φαινομενικά ανεπανόρθωτες προθεσμίες, κάθε μέρα θα σας δώσει ευκαιρίες σύγκρουσης. Προσέξτε τα πράγματα που διαταράσσουν την απόδοση του έργου και προετοιμαστείτε να προχωρήσετε όταν χρειάζεται για να ξεκινήσετε μια κατάσταση σύγκρουσης πριν ξεκινήσει.