Ποσοστό αξιοποίησης του προσωπικού στις Συμβουλευτικές Επιχειρήσεις

Σε επαγγελματικές εταιρείες παροχής υπηρεσιών που χρεώνουν πελάτες την ώρα, όπως διαβούλευση με τη διοίκηση, δημόσια λογιστικά ή δικηγορικά γραφεία, το ποσοστό χρησιμοποίησης είναι μια κοινή μέτρηση για την αξιολόγηση της οικονομικής συμβολής των μελών του προσωπικού. Συνήθως υπολογίζεται ως πραγματικές χρεωστικές ώρες του ατόμου διαιρούμενες με τον αριθμό των κανονικών ωρών εργασίας κατά την υπό εξέταση περίοδο, συνήθως 40 ώρες την εβδομάδα.

Σημασία για την καριέρα

Τα ποσοστά αξιοποίησης, ανεξάρτητα από το αν οι επιχειρήσεις το αναγνωρίζουν ή όχι, συχνά συμμετέχουν κατά κύριο λόγο σε αποφάσεις σχετικά με την αποζημίωση και την προώθηση, αν και όχι τυπικά με πλήρη ή ρητώς διατυπωμένο τρόπο. Οι κουλτούρες πολλών τέτοιων επιχειρήσεων συχνά χαρακτηρίζονται από αξιοποίηση ως κοινό θέμα συζήτησης μεταξύ των μελών του προσωπικού και πηγή δικαιωμάτων καυχιότητας για όσους αναφέρουν τα υψηλότερα επίπεδα.

Περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τον υπολογισμό

Ο αριθμητής του ποσοστού χρησιμοποίησης είναι ο πραγματικός αριθμός ωρών εργασίας του συγκεκριμένου επαγγελματία που χρεώθηκαν στους πελάτες σε μια δεδομένη χρονική περίοδο, όπως μια εβδομάδα, ένα μήνα, ένα ημερολογιακό έτος ή ένα οικονομικό έτος. Ο παρονομαστής κανονικά βασίζεται στο συνηθισμένο πρότυπο πρόγραμμα εργασίας 8 ωρών την ημέρα, 5 ημέρες την εβδομάδα (κανονικά από Δευτέρα έως Παρασκευή).

Έτσι, ο παρονομαστής θα είναι 40 (5 ημέρες φορές 8 ώρες την ημέρα) για έναν εβδομαδιαίο υπολογισμό. Για έναν μηνιαίο υπολογισμό, πιθανόν να αντικατοπτρίζει τον πραγματικό αριθμό των καθημερινών της Δευτέρας έως της Παρασκευής εκείνου του μήνα, ο οποίος μπορεί να φθάσει έως και 23. Για έναν χρόνο, ο παρονομαστής πιθανώς θα στρογγυλοποιηθεί στα 2.000 (που αντιστοιχεί σε 50 εβδομάδες σε 40 ώρες ανά εβδομάδα).

Κατά συνέπεια, ένας υπάλληλος που χρεώνει 60 ώρες σε πελάτες σε μια δεδομένη εβδομάδα θα έχει ποσοστό χρήσης 150% (60 ώρες διαιρούμενος με 40 ώρες) για αυτή την εβδομάδα. Ομοίως, κάποιος του οποίου οι χρεωστικές ώρες ήταν 2.500 για ένα ημερολογιακό ή οικονομικό έτος, θεωρείται ότι έχει ποσοστό χρησιμοποίησης 125% (2.500 ώρες διαιρούμενος με 2.000 ώρες) για το συγκεκριμένο έτος. Ποσοστό αξιοποίησης 150% ή περισσότερο συχνά λαμβάνεται ως σφραγίδα ενός κορυφαίου καλλιτέχνη.

Σφάλματα στη μέτρηση αξιοποίησης

Εκτός από τις ώρες που χρεώνονται στους πελάτες, τα μέλη του προσωπικού σε διαβούλευση με τη διοίκηση, τα δημόσια λογιστικά και άλλες επαγγελματικές υπηρεσίες αναλώνουν αναπόφευκτα σημαντικό χρόνο σε εσωτερικές διοικητικές εργασίες που δεν αποφέρουν έσοδα, τουλάχιστον όχι άμεσα. Για παράδειγμα, ο χρόνος που δαπανάται για την αναζήτηση πελατών ή την ανάπτυξη γηπέδων για πιθανές δεσμεύσεις δεν αντανακλάται στα στατιστικά στοιχεία αξιοποίησης. Ως αποτέλεσμα, η αδικαιολόγητη βαρύτητα που δίδεται στα ποσοστά χρησιμοποίησης σε ορισμένες επιχειρήσεις μπορεί να υποτιμήσει αδικαιολόγητα την προσπάθεια εργασίας που συνέβαλαν διάφορα μέλη του προσωπικού.

Αδικο: Τα μέλη του προσωπικού στα χαμηλότερα επίπεδα μιας εταιρείας παροχής συμβουλών, λογιστικής ή άλλης επαγγελματικής υπηρεσίας συνήθως έχουν ελάχιστη διακριτική ευχέρεια κατά την οργάνωση και τον προγραμματισμό των εργασιών τους. Επομένως, κάποιος που παρακολουθείται από ανώτερα στελέχη για μια διαδοχή μη τιμολογητέων διοικητικών καθηκόντων κατά τη διάρκεια μιας περιόδου αξιολόγησης είναι υποχρεωμένη να έχει ένα ποσοστό χρησιμοποίησης που υποτιμάει απατηλά την εργασία του και τη συμβολή του στην επιχείρηση.

Σε ορισμένες επιχειρήσεις, οι αποφάσεις σχετικά με την αμοιβή και την προώθηση (ιδίως σε μια επιχείρηση με επιθετική πολιτική επάνω ή έξω) μπορούν να σταθμίζονται σε μεγάλο βαθμό στις στατιστικές αξιοποίησης. Επιπλέον, τα συστήματα εσωτερικής διαχείρισης της επιχείρησης δεν επιτρέπεται να περιέχουν επαρκείς λεπτομέρειες σχετικά με την ακριβή φύση και την αξία των μη χρεωστικών ωρών και των εκχωρήσεων που έχουν καταλάβει το χρόνο των μελών του προσωπικού.

Σε μια τέτοια περίπτωση, οι υπάλληλοι με υψηλά ποσοστά μη τιμολογιακών ωρών μπορεί να βρίσκονται σε μειονεκτική θέση σε σχέση με τους συνομηλίκους τους με υψηλότερα ποσοστά χρησιμοποίησης κατά τις αναθεωρήσεις απόδοσης. Αυτό συμβαίνει ιδιαίτερα εάν οι αναθεωρήσεις και οι αποφάσεις σχετικά με την αποζημίωση και την προώθηση πραγματοποιούνται σε μεγάλο βαθμό από εταίρους οι οποίοι ενδέχεται να μην είχαν πολύ προσωπική επαφή με τα εν λόγω μέλη του προσωπικού.

Πιέσεις στο προσωπικό

Οι εταιρείες επαγγελματικών υπηρεσιών, όπως οι συμβουλευτικές υπηρεσίες διαχείρισης και οι λογιστικές εταιρίες, θα έχουν συνήθως επίσημες γραπτές πολιτικές (και θα δίνουν περιστασιακά αυστηρές υπενθυμίσεις στο προσωπικό, είτε προφορικά είτε σε υπομνήματα) σχετικά με την απόλυτη αναγκαιότητα για ειλικρίνεια και ακεραιότητα κατά τη συμπλήρωση των ωρών εργασίας και, κατά συνέπεια, στην ανάθεση χρεωστικών ωρών στις δεσμεύσεις και στους πελάτες.

Ωστόσο, εάν οι εταίροι ή άλλα ανώτερα διευθυντικά στελέχη σηματοδοτούν εντούτοις ότι η χρησιμοποίηση αποτελεί βασικό παράγοντα για την αμοιβή και την προώθηση (ή αν μια σιωπηρή κατανόηση για το σκοπό αυτό αποτελεί μέρος της οργανωτικής κουλτούρας), οι υπάλληλοι θα αισθανθούν μια όχι τόσο λεπτή πίεση ώρες.