Τι πρέπει να κάνουν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί για να συμμορφωθούν με το ACT CAN-SPAM

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, στις πρώτες της μέρες, ήταν σαν την Άγρια Δύση. Σχεδόν συνέβη κάτι.

Ευτυχώς, ο νόμος CAN-SPAM κατέστη νόμος το 2004 για να περιορίσει τα παραπλανητικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Από τότε, οι παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι συνήθως υποχρεωμένοι να συμμετέχουν δύο φορές, μπορούν να διαγραφούν γρήγορα από τις λίστες και να λαμβάνουν πολύ λιγότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με παραπλανητικές υποκείμενες γραμμές.

Ξέρετε τι σημαίνει CAN-SPAM; Πρόκειται για μια γροθιά. Το πλήρες όνομα αυτού του νόμου είναι "Έλεγχος της επίθεσης της απαγορευμένης πορνογραφίας και του νόμου μάρκετινγκ." Ευχαριστούμε τους ουρανούς που το συντομεύουν!

Τι έχει λοιπόν να κάνει αυτό με μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς;

Πρώτα ίσως σκεφτείτε ότι ο νόμος έχει σχέση με αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που καταλήγουν στον φάκελο spam του παραλήπτη. Αλλά αυτό δεν συμβαίνει, αν και αυτό μπορεί να είναι ένα πρόβλημα και για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς.

Η πράξη CAN-SPAM υποτίθεται ότι αποτρέπει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχετε ποτέ εγγραφεί ή ζητήσετε. Είναι πραγματικά έτοιμος να κρατήσει τους κακούς έξω από το κουτί σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Παρόλο που το CAN-SPAM εφαρμόζεται κυρίως σε εμπορικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η μη κερδοσκοπική σας εταιρεία ενδέχεται να εμπλακεί στην ομπρέλα της, αν διαθέτετε προϊόντα (είδη δώρων, βιβλία, σεμινάρια για παράδειγμα) που αγοράζουν οι άνθρωποι. Ή εάν ένας εταιρικός χορηγός ασχολείται με οτιδήποτε στέλνει ο οργανισμός σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν και τα μηνύματα συλλογής κεφαλαίων θα πρέπει να εξαιρούνται από το CAN-SPAM, πληρώνει το λάθος από την πλευρά της προσοχής.

Επίσης, το ACT δεν περιέχει ειδική εξαίρεση για τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς. Έτσι, και εσείς θα μπορούσατε να καταλήξετε με ένα μεγάλο πρόστιμο εάν περάσετε τη γραμμή, ακόμη και τυχαία.

Στην πράξη, όλοι πρέπει να ακολουθήσουμε τους κανόνες CAN-SPAM. Έχουν γίνει οι καλύτερες πρακτικές για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, και δουλεύουν εκπληκτικά καλά.

Τι πρέπει να κάνει ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός για να συμμορφωθεί με το CAN-SPAM

• Δώστε μια σαφή και εμφανή ειδοποίηση σχετικά με την ευκαιρία να εξαιρεθείτε. Η ειδοποίηση πρέπει να είναι σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πρέπει να παρέχεται σε όλα τα άτομα που λαμβάνουν το μήνυμα.
• Συμπεριλάβετε λειτουργική εξαίρεση σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιστροφής ή άλλη λειτουργία που βασίζεται στο Internet. Μην απαιτείτε άλλες πληροφορίες εκτός από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να καταργήσετε την εγγραφή σας. Έχετε 10 ημέρες για να καθαρίσετε το όνομα από τη λίστα σας, οπότε μην αποστείλετε μεταγενέστερες προσφορές μετά από αυτό. Επιπλέον, εάν ο παραλήπτης έχει αποχωρήσει, ο αποστολέας δεν μπορεί να νοικιάσει, να ανταλλάξει ή να μεταφέρει ή να απελευθερώσει με άλλον τρόπο τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη.

• Δώστε έγκυρηφυσικός ταχυδρομική διεύθυνση του αποστολέα.
• Εάν υπάρχει εμπορική διαφήμιση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, πρέπει να είστε σαφές ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια διαφήμιση. Χρησιμοποιήστε φράσεις όπως "ίσως ενδιαφέρεστε ιδιαίτερα για αυτή την προσφορά" στο αντίγραφο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Παρέχετε μια γραμμή "από" που δείχνει με ακρίβεια και σαφήνεια τον αποστολέα. Με αυτόν τον τρόπο παρέχεται καθησυχασμό στους υποστηρικτές και τους δωρητές ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο προέρχεται από έναν αξιόπιστο οργανισμό.
• Χρησιμοποιήστε μια γραμμή θέματος που δεν είναι παραπλανητική ως προς το περιεχόμενο της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Όλοι θέλουμε να προσελκύσουμε την προσοχή των ανθρώπων, αλλά προσέξτε για αυτές τις "μοναδικές" ή "πιασάρικες" υποκείμενες γραμμές.
• Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, ιδιαίτερα, πρέπει να διασφαλίζουν ότι κάθε συνδρομητής έχει επιλέξει, κατά προτίμηση δύο φορές. Αυτό σημαίνει ότι στέλνετε στον συνδρομητή έναν τρόπο επιβεβαίωσης της συνδρομής του. Παρόλο που η τεχνολογία κάνει αυτό εύκολο και αρκετά απρόσκοπτο, μερικοί άνθρωποι δεν θα διαχειριστούν το δεύτερο βήμα, και θα τους χάσετε. Το κάνετε ούτως ή άλλως. Οι διπλοί συνδρομητές opt-in είναι λιγότερο πιθανό να παραπονούνται ότι ποτέ δεν υπέγραψαν.

Ευτυχώς, όλες οι νόμιμες εταιρείες μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε τον κατάλογό σας, να απευθύνετε e-mail για τη συλλογή χρημάτων, τα ενημερωτικά δελτία και να στέλνετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) δημιουργούνται για να σας βοηθήσουν να συμμορφώνεστε με το CAN-SPAM.

Εργαστείτε με τις απαιτήσεις του παρόχου email σας και θα πρέπει να είστε ασφαλείς. Εάν ο έμπορος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν απαιτεί πράγματα που ακολουθούν το CAN-SPAM, όπως ζητώντας τη φυσική σας διεύθυνση να τεθεί στο τέλος των μηνυμάτων σας, βρείτε έναν προμηθευτή που θα συμμορφώνεται. Εάν ο παροχέας σας γλιστρήσει, είστε υπεύθυνοι.

Τι σημαίνει "συμμετοχή";

Είναι ζωτικής σημασίας για τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς να κατανοούν το "opt-in" για να παραμείνουν εκτός προβλήματος. Υπάρχουν δύο είδη:

Εξουσιοδότηση Express - Ένα εξαιρετικό παράδειγμα ρητής άδειας είναι όταν κάποιος δίνει τη διεύθυνσή σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εσάς επειδή θέλει να λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εσάς. Αυτό συμβαίνει συνήθως όταν κάποιος επισκέπτεται τον ιστότοπό σας και αφήνει τη διεύθυνσή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο εγγραφής σας για να λάβει το ηλεκτρονικό ενημερωτικό δελτίο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η καλύτερη πρακτική είναι να στείλετε αμέσως ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ζητήσετε από τον συνδρομητή να επαληθεύσει ότι επέλεξε απαντώντας σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Σιωπηρή άδεια - Παραδείγματα αυτού του είδους της άδειας θα ήταν όταν ένας δωρητής κάνει ένα δώρο μέσω της σελίδας δωρεάς και μοιράζεται τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του μαζί του σε αυτή τη φόρμα. Προσοχή να βάζετε απλώς τους ανθρώπους στη λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας επειδή κάνατε να τις συναντήσετε κάπου. Δεν πρόκειται για σιωπηρή άδεια.

Είτε υπάρχει ρητή άδεια είτε σιωπηρή άδεια, nποτέ να υποθέσουμε τίποτα. Πάντα καταστήστε σαφές σε οποιαδήποτε μορφή συμπληρώνεται ότι αφήνοντας μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οι παραλήπτες συμφωνούν να λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εσάς. Θα πρέπει να το κάνετε αυτό, για παράδειγμα, στη φόρμα δωρεάς ή σε οποιαδήποτε μορφή που ένας εθελοντής συμπληρώνει στον ιστότοπό σας. Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους ενδέχεται να εμφανιστούν αυτοί οι τύποι αδειών, οπότε σκεφτείτε προσεκτικά πώς δημιουργείτε έντυπα, πλαίσια εγγραφής και χειρίζεστε την ανταλλαγή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εκδηλώσεις.

Ο οδηγός του Bloomerang Όταν ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός σας μπορεί και δεν μπορεί να στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έχει μερικά εξαιρετικά παραδείγματα για να σας βοηθήσει να καταλάβετε τι πρέπει να κάνετε και πότε.

Το πώς τελειώνει στα γραμματοκιβώτια SPAM μπορεί να σας βλάψει ακόμα και όταν παίζετε με τους κανόνες

Τα φίλτρα SPAM προσπαθούν να πιάσουν ύποπτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Παρόλο που το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο μπορεί να συμμορφώνεται με τους κανονισμούς SPAM, το email σας μπορεί να καταλήξει εκεί. Και μπορεί να σας βλάψει.

Μια μελέτη από το EveryAction (2016) διαπίστωσε ότι το μηνιαίο ποσοστό ανεπιθύμητης αλληλογραφίας για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που αποστέλλεται από 55 μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς ήταν 7,03%. Η μελέτη έθεσε ένα ποσό δολαρίου σε όλη αυτήν την χαμένη ευκαιρία. Η μελέτη υπολόγισε ότι "κάθε ποσοστό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πηγαίνει σε ανεπιθύμητα μηνύματα προκαλεί απώλειες $ 1.052,64 ετησίως".

Όταν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το μη κερδοσκοπικό σας δεν γίνεται ποτέ αντιληπτό, πολύ λιγότερο ανοιχτό, οι ενέργειες που ελπίζατε και προγραμματίσατε να μην γίνονται ποτέ προσεκτικά. Ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι σχετικά φθηνό σε σχέση με το διαφημιστικό ταχυδρομείο, αυτό έχει κόστος. Πληρώνετε αμοιβές σε εταιρείες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συν το χρόνο του προσωπικού σας χάθηκε.

Σε αντίθεση με το παράνομο SPAM που ρυθμίζεται από την κυβέρνηση, το inbox SPAM δημιουργείται συχνά από τους ίδιους τους ανθρώπους που έχουν εγγραφεί για να λάβουν το email σας. Η μελέτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου EveryAction υποδεικνύει ότι η ανάθεση στο φάκελο SPAM έχει να κάνει με τρία πράγματα:

• Δεν έχετε κάνει εύκολο το διαγραφή ο δέκτης σηματοδοτεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ως SPAM. Η θεραπεία? Πάντα να παρέχετε ένα σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής με ένα κλικ στο email σας.
• Η λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι ξεπερασμένη. Είναι δύσκολο αυτές τις μέρες να συνεχίσουμε. Οι άνθρωποι κινούνται, αλλάζουν το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους ή απλώς αποχωρούν χωρίς προφανή λόγο. Η απάντηση? Καθαρίστε τη λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας κάθε έξι μήνες περίπου. Αν δεν υπάρχει κανένα σημάδι ζωής (ανοίγει, απαντήσεις) από μια διεύθυνση, ρίξτε το.
• Στέλνετε άσχετο email. Η έλλειψη κάθε είδους εμπλοκής σημαίνει ότι το email σας δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες του παραλήπτη κατά την εγγραφή του. Τμηματοποιήστε τη λίστα σας και εξατομικεύστε πιο συγκεκριμένα για καλύτερη εμπλοκή.

​​Πόροι:Ο Οδηγός συμμόρφωσης με το νόμο CAN-SPAM, FTC

2016 Μελέτη απονομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα, EveryAction