Έγγραφα προέλευσης για λογιστικές συναλλαγές

Κάθε φορά που μια εταιρεία πραγματοποιεί μια χρηματοοικονομική συναλλαγή, δημιουργεί κάποιο είδος χαρτιού. Οι λογιστές ονομάζουν αυτή τη διαδρομή χαρτιού ένα έγγραφο πηγής ή έγγραφα. Εάν μια μικρή επιχείρηση γράφει μια επιταγή από τον λογαριασμό ελέγχου της για τα είδη γραφείου, για παράδειγμα, η παραλαβή των παραστατικών ελέγχου και των αναλωσίμων γραφείου γίνεται τα έγγραφα πηγής.

Η σημασία των εγγράφων προέλευσης

Το έγγραφο προέλευσης είναι ουσιώδες για τη λογιστική και τη λογιστική διαδικασία καθώς παρέχει στοιχεία ότι έχει πραγματοποιηθεί μια χρηματοοικονομική συναλλαγή. Κατά τη διάρκεια ενός λογιστικού ή φορολογικού ελέγχου, τα έγγραφα προέλευσης υποστηρίζουν τα λογιστικά περιοδικά και το γενικό μητρώο ως αδιαμφισβήτητο μονοπάτι συναλλαγών.

Θα φυλάγετε έγγραφα πηγής για την επιχείρησή σας όπως και εσείς κρατάτε αποδείξεις για φοροαπαλλαγές για τους προσωπικούς σας φόρους. Αν ελέγχονται οι προσωπικοί σας φόροι, τα έγγραφα προέλευσης παρέχουν την απόδειξη ότι έχετε πραγματοποιήσει αυτές τις αγορές. Το ίδιο ισχύει για την επιχείρησή σας, αλλά στην επιχείρηση διατηρείτε πρωτότυπα έγγραφα για κάθε οικονομική συναλλαγή, όχι μόνο φιλανθρωπικές δωρεές.

Σημαντικά δεδομένα και γεγονότα

Ένα έγγραφο προέλευσης περιγράφει όλα τα βασικά στοιχεία της συναλλαγής, όπως το ποσό της συναλλαγής, στον οποίο πραγματοποιήθηκε η συναλλαγή, ο σκοπός της συναλλαγής και η ημερομηνία συναλλαγής.

Κοινά έγγραφα πηγής περιλαμβάνουν:

• Ακυρωμένοι έλεγχοι
• Τιμολόγια
• Τα έσοδα από το ταμείο
• Παραδοχές από υπολογιστή
• Πιστωτικό σημείωμα για επιστροφή χρημάτων
• Κάρτες χρόνου εργασίας των εργαζομένων
• Υποκαταστήματα
• ΕΝΤΟΛΕΣ ΑΓΟΡΑΣ

Αποθήκευση των εγγράφων σας

Οι πληροφορίες του εγγράφου προέλευσης πρέπει να καταγράφονται στο κατάλληλο λογιστικό περιοδικό όσο το δυνατόν συντομότερα μετά τη συναλλαγή. Μετά την εγγραφή, όλα τα έγγραφα πηγής πρέπει να κατατεθούν σε κάποιο σύστημα όπου μπορούν να ανακτηθούν εάν και όταν χρειαστεί. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως είναι σημαντικό να παρέχετε την αλυσίδα επιμέλειας ώστε να μπορείτε να διαπιστώσετε ότι το εν λόγω έγγραφο προέλευσης παρέμεινε υπό τον έλεγχό σας.

Πρωτότυπα έναντι φωτοαντίγραφα

Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα φωτοαντίγραφα των εγγράφων προέλευσης είναι νομικά αποδεκτά. Για παράδειγμα, η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων έχει αποδεχθεί φωτοαντίγραφα αποδείξεων από το 1997, εφόσον είναι ευανάγνωστα, περιέχει όλες τις πληροφορίες που υπάρχουν στο πρωτότυπο και, εντός των ορίων της διαδικασίας σάρωσης, παρουσιάζει αυτές τις πληροφορίες σε μορφή όμοια με την πρωτότυπο.

Μια απόδειξη υλικών που περιόριζε τα αγορασθέντα αντικείμενα και την καταβληθείσα τιμή, αλλά που σαρώθηκε χωρίς το όνομα του προμηθευτή, δεν θα πληρούσε τις προϋποθέσεις. Ένα έγγραφο που παρουσίασε όλες τις πληροφορίες στην αρχική απόδειξη, αλλά που επανατυπώθηκε σε μορφή Word ή Excel δεν θα μπορούσε επίσης να τύχει.

Το πρότυπο IRS για πλήρεις, ευανάγνωστες και ακριβείς αναπαραγωγές των πρωτότυπων εγγράφων, χρησιμοποιείται επίσης από πολλές επιχειρήσεις και κυβερνητικές υπηρεσίες. Ωστόσο, άλλα ιδρύματα προσθέτουν αυτές τις γενικές απαιτήσεις.

Το Πανεπιστήμιο της Ουάσιγκτον, για παράδειγμα, αποδέχεται ως υποκατάστατα του πρωτότυπου εγγράφου μόνο φωτοαντίγραφα που έχουν σαρωθεί με ελάχιστη πυκνότητα 300 dpi και παρουσιάζονται σε μορφή PDF ή TIFF. δεν δέχεται φωτοτυπίες JPEG.

Αν σκοπεύετε να σαρώσετε λογιστικά ή νομικά έγγραφα για να διευκολύνετε την αποθήκευση, επικοινωνήστε με το αρμόδιο ίδρυμα για να βεβαιωθείτε ότι θα αποδεχτούν τα έγγραφα με τη μορφή που σχεδιάζετε να χρησιμοποιήσετε.