Ο πλήρης οδηγός για τον προϋπολογισμό συμβάντων

Η εξισορρόπηση του προϋπολογισμού μιας εκδήλωσης είναι μία από τις σημαντικότερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι προγραμματιστές και η ρίζα των περισσότερων προβλημάτων των χρημάτων μπορεί να ανιχνευθεί στα αρχικά στάδια της συζήτησης. Είναι πάντα καλύτερο να αρχίσετε να σχεδιάζετε μια εκδήλωση γύρω από το ποσό των διαθέσιμων οικονομικών πόρων και όχι το αντίστροφο. Οι παρακάτω πληροφορίες θα σας βοηθήσουν να εκτιμήσετε το κόστος και να προσδιορίσετε τις περιοχές στις οποίες μπορείτε να τις κόψετε.

Συνοπτικά Έξοδα Σχεδιασμού Εκδηλώσεων

Τα έξοδα μπορεί να προέρχονται από ένα ευρύ φάσμα πηγών, μόλις σκεφτείτε όλα τα στοιχεία που συμμετέχουν στη σταδιοποίηση μιας λειτουργίας. Οι πιο προφανείς είναι οι δαπάνες τροφοδοσίας και ενοικίασης χώρων, αλλά ο κατάλογος αυξάνεται μόνο από εκεί. Το πράγμα είναι, παραβλέποντας ακόμη και μια κατηγορία εξόδων μπορεί να έχει καταστροφικές επιπτώσεις σας ανά άτομο δαπάνες.

Ερωτήσεις για να ρωτήσετε τους πελάτες σας

Ως διοργανωτής εκδηλώσεων, ο ρόλος σας είναι να παρέχετε εξειδικευμένη βοήθεια τόσο για το συντονισμό όσο και για τη χρηματοοικονομική διαχείριση της εκδήλωσης. Λάβετε υπόψη ότι οι πελάτες σας ονειρεύονται την τελειότητα και αυτό μπορεί εύκολα να αναλύσει την κρίση τους για το τι είναι φορολογικά εφικτό. Ο χρόνος για να γεφυρωθεί το χάσμα μεταξύ του προϋπολογισμού και των προσδοκιών τους είναι σωστά από την αρχή. Συχνά φορές είναι τόσο απλό όσο να ρωτάτε τις σωστές ερωτήσεις και να συντάξετε έναν προϋπολογισμό κατά την πρώτη σας συνάντηση.

Δημιουργία προϋπολογισμού βασικού συμβάντος

Μόλις έχετε ένα όραμα για το γεγονός και μια εκτίμηση για το πόσα χρήματα πρέπει να εργαστείτε με, είναι τελικά η ώρα να δομηθεί ο προϋπολογισμός. Ένα σημαντικό βήμα εδώ είναι να ενημερώσετε τους πελάτες σας ότι οι προϋπολογισμοί των εκδηλώσεων είναι "σχέδια εργασίας" που είναι πιθανό να αλλάξουν καθώς μπαίνουν περισσότερες λεπτομέρειες. Θυμηθείτε ότι πολύ λίγοι πελάτες έχουν εμπειρία με τα κόστη και τις αμοιβές που σχετίζονται με διακυμάνσεις παρουσίας, οπότε είναι καλύτερο να χτίσετε σε μια ζώνη ασφαλείας 10% για να αποφευχθεί η εξάντληση κεφαλαίων.

Προμήθεια προγραμματιστή συμβάντων

Φυσικά, πρέπει να ενσωματώσετε τις χρεώσεις προγραμματισμού στον προϋπολογισμό και αυτό μπορεί να είναι ένα ευαίσθητο θέμα για κάποιους. Οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εκδηλώσεων έχουν διάφορους τρόπους να χρεώσουν για τις υπηρεσίες τους, που κυμαίνονται από ίσες αμοιβές έως ποσοστιαίες προμήθειες. Στο τέλος, είναι όλα σχετικά με την εύρεση ενός μέσου που μπορούν να συμφωνήσουν και οι δύο πλευρές. Βεβαιωθείτε ότι η διάρθρωση των τελών σας είναι τεκμηριωμένη σε μια σύμβαση και να την συμπεριλάβετε ως δαπάνη σε όλα τα σχέδια του προϋπολογισμού.

Περικοπή κόστους συμβάντων

Σπάνια θα δουλέψετε σε μια εκδήλωση με απεριόριστο προϋπολογισμό. Πιθανότατα, θα φτάσετε σε ένα σημείο στη διαδικασία σχεδιασμού, όπου πρέπει να ληφθούν αποφάσεις για τη μείωση του κόστους. Αυτό είναι όπου ένας έμπειρος σχεδιαστής γεγονότων μπορεί να λάμψει πραγματικά βοηθώντας τους πελάτες τους. Ο στόχος είναι να προσδιορίσετε ποιες επιλογές έχουν τη μεγαλύτερη εντύπωση στους επισκέπτες. Για παράδειγμα, θα πρέπει να ξοδεύετε λιγότερα σε κεντήματα για να διατηρήσετε το γκουρμέ επιδόρπιο; Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας προγραμματιστής μπορεί να περάσει από τα έξοδα και να επαναδιαπραγματευτεί ή να περιορίσει σε περιοχές όπου οι επισκέπτες δεν θα παρατηρήσουν ποτέ.

Έλεγχος των ακουστικών / οπτικών δαπανών

Ο φωτισμός και ο ηχητικός εξοπλισμός έχουν μεγάλη επίδραση στην παρουσίαση της εκδήλωσής σας, αλλά τείνει επίσης να έχει μεγάλο αντίκτυπο στον προϋπολογισμό. Όταν λαμβάνετε υπόψη άλλα έξοδα A / V, όπως προβολείς, πρόσβαση στο διαδίκτυο και υπηρεσίες βίντεο, δεν χρειάζεται πολύς χρόνος για να γίνει αυτή η κατηγορία ένας από τους μεγαλύτερους αριθμούς στον προϋπολογισμό σας.

Βρίσκοντας σε απευθείας σύνδεση επιλογές μάρκετινγκ χαμηλού κόστους

Το μάρκετινγκ είναι μια άλλη δαπάνη που μπορεί να αυξηθεί εκθετικά αν δεν έχετε αποτελέσματα αμέσως. Τα αλιεύματα, βέβαια, είναι ότι αν δεν αγοράσετε αποτελεσματικά δεν θα υπάρχουν αρκετοί συμμετέχοντες για να υποστηρίξουν το κόστος της εκδήλωσης.Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο έχει νόημα να χρησιμοποιήσετε όσες δωρεάν ή χαμηλού κόστους επιλογές για να διαδώσετε την αρχική λέξη για μια επερχόμενη περίσταση.

Σχεδιάζοντας ένα μεγάλο γάμο σε ένα μικρό προϋπολογισμό

Οι γάμοι είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα γεγονότων όπου οι προϋπολογισμοί μπορούν να αμφισβητηθούν από τα έξοδα. Πίσω από κάθε γάμο είναι μια οικογένεια πραγματικών ανθρώπων που έχουν άλλες οικονομικές υποχρεώσεις να εξετάσουν προτού ξοδεύουν πλούσια στις μεγάλες μέρες τους. Οι περισσότεροι συντονιστές γάμου καταλαβαίνουν αυτό, αλλά οι καλύτεροι αυτοί ξέρουν πώς να μεγιστοποιήσουν κάθε δολάριο ενός προϋπολογισμού γάμου. Αν και οι υπεύθυνοι σχεδιασμού εταιρικών εκδηλώσεων εργάζονται σε διαφορετικό περιβάλλον από τους σχεδιαστές γάμων, υπάρχουν πολλά που πρέπει να μάθουμε για το πώς οι επαγγελματίες του γάμου διαχειρίζονται τους προϋπολογισμούς τους.