Κατευθυντήριες γραμμές για το κλείσιμο του γραφείου διακοπών

Η προετοιμασία του γραφείου σας για προσωρινό κλείσιμο λόγω διακοπών ή άλλου λόγου είναι τόσο εύκολη όσο και η παρακολούθηση αυτής της λίστας ελέγχου. Ολοκληρωμένα, οι πελάτες, οι προμηθευτές και οι υπάλληλοί σας θα γνωρίζουν καλά το προγραμματισμένο κλείσιμο επιχειρήσεων / γραφείου σας και μπορείτε να αποφύγετε τους θυμωμένους πελάτες και τους δυσαρεστημένους υπαλλήλους κατά την επιστροφή σας. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να εξοικονομήσετε χρήματα. Οι πελάτες θα εκτιμήσουν ότι γνωρίζουν τη διάρκεια της επιχείρησης που κλείνει, ώστε να μην απογοητευτούν περιμένοντας την απάντηση από την επιχείρησή σας ενώ βρίσκεστε μακριά.

Κλείσιμο διακοπών γραφείου: Ειδοποιήστε τους υπαλλήλους, τους πελάτες και τους προμηθευτές

Βεβαιωθείτε ότι έχετε ειδοποιήσει τους βασικούς ενδιαφερόμενους στην εταιρεία σας τουλάχιστον δύο έως τέσσερις εβδομάδες μπροστά. Οι εργαζόμενοι μπορούν να ενημερώνονται / υπενθυμίζονται χρησιμοποιώντας ένα ένθετο στο paycheck τους. Οι πελάτες μπορούν να ειδοποιηθούν στον ιστότοπό σας και μέσω του αυτοματοποιημένου μηνύματός σας στο τηλέφωνό σας. Οι προμηθευτές (ειδικά εκείνοι με επαναλαμβανόμενα χρονοδιαγράμματα παράδοσης) μπορούν να ειδοποιηθούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τακτικού ταχυδρομείου.

Ειδοποίηση Προσωπικού / Υπηρεσίας Ασφαλείας

Στείλτε ένα σημείωμα στο προσωπικό ασφαλείας ή την υπηρεσία ασφαλείας που σας ενημερώνει για τις ημερομηνίες λήξης. Βεβαιωθείτε ότι η λίστα επαφών έκτακτης ανάγκης είναι ενημερωμένη με τους βασικούς αριθμούς τηλεφώνου των εργαζομένων.

Αλλαγή αυτοματοποιημένου χαιρετισμού συνομιλητή

Προγραμματίστε τον αυτοματοποιημένο συνοδευτικό χαιρετισμό στο σύστημά σας τηλεφώνου ώστε να ληφθεί υπόψη ότι το γραφείο έκλεισε. Βεβαιωθείτε επίσης ότι δηλώνετε πότε θα ανοίξει ξανά το γραφείο. Εάν παρέχετε υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης (π.χ. θέρμανση και ψύξη, υδραυλικές εγκαταστάσεις κ.λπ.), βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερώσει τους καλούντες σας για το πώς θα φτάσετε στην υπηρεσία αυτόματου τηλεφωνητή ή στο κινητό σας κατά τη διάρκεια του τερματισμού λειτουργίας.

Ειδοποίηση Υπηρεσίας Απάντησης

Εάν χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία αυτόματου τηλεφωνητή, φροντίστε να ενημερώσετε για τις ημερομηνίες που θα κλείσουν το γραφείο και βεβαιωθείτε ότι η λίστα επαφών σας είναι ενημερωμένη με τους αριθμούς τηλεφώνου των εργαζομένων που θα είναι σε ετοιμότητα.

Αλλαγή χαιρετισμών φωνητικού ταχυδρομείου και δημιουργία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματης απάντησης

Αν το τηλεφωνικό σας σύστημα επιτρέπει στις εξωτερικές κλήσεις να καλούν απευθείας στα γραφεία των υπαλλήλων σας, τότε πρέπει να βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιούν προσωρινό χαιρετισμό φωνητικού μηνύματος "εκτός γραφείου" που επιτρέπει στον καλούντα να γνωρίζει ότι δεν βρίσκεται στο γραφείο. Οι υπάλληλοί σας πρέπει επίσης να ενημερώνουν τον καλούντα πότε θα επιστρέψουν και τι πρέπει να κάνουν αν χρειάζονται άμεση βοήθεια ενώ το γραφείο είναι κλειστό για τις διακοπές. Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός λειτουργίας από μόνοι σας.

Μειώστε το θερμοστάτη

Εξοικονομήστε κάποια ενέργεια και κάποια χρήματα ρυθμίζοντας τον θερμοστάτη γραφείου σας (ή επαναπρογραμματισμό) κατά τη διάρκεια του τερματισμού λειτουργίας.

Servers Backup

Εάν διαθέτετε κρίσιμους υπολογιστές και διακομιστές, βεβαιωθείτε ότι ο κύκλος δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας εκτελείται σωστά πριν και μετά το κλείσιμο. Μειώστε την έκθεσή σας σε μια καταστροφή, προγραμματίζοντας το αντίγραφο ασφαλείας εκτός χώρου για μια πρόωρη ανάληψη αντί να περιμένετε μετά την διακοπή διακοπών να τελειώσει.

Απενεργοποίηση εξοπλισμού γραφείου

• Φωτιστικά γραφείου
• Φωτοαντιγραφικά
• Αριθμομηχανές
• Φωτιστικά
• Τεμαχιστές

Απενεργοποιήστε τους υπολογιστές και τα περιφερειακά

• Υπολογιστή
• Οθόνη
• Ερευνητής
• Εκτυπωτής

Μην απενεργοποιείτε

• Φαξ μηχανήματα
• Τηλεφωνικό σύστημα
• Υπολογιστές διακομιστή
• Θερμοσίφωνες / Φωτιστικά για Τροπικές Δεξαμενές Ψαριών