Παραδείγματα επιστολών για τη διακοπή της εργασίας

Πρέπει να δώσετε στον εργοδότη σας επίσημη ειδοποίηση όταν χάσετε τη δουλειά λόγω ραντεβού με ιατρό; Ορισμένες εταιρείες ζήτησαν από τους υπαλλήλους να παρουσιάσουν γραπτή τεκμηρίωση όταν απουσιάζουν από την εργασία, ακόμα και όταν δεν υπάρχει εκτεταμένη απουσία.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί να γράψετε μια επιστολή ή ένα email που να τεκμηριώνει την απουσία σας ή να πάρετε μια σημείωση από το γιατρό σας. Σε άλλες, η προφορική ανακοίνωση μπορεί να είναι αρκετή.

Πολιτικές απουσίας στο χώρο εργασίας

Αν δεν είστε σίγουροι για την πολιτική της εταιρείας, ρωτήστε πάντα σχετικά με τους κανόνες σχετικά με την απουσία και την άδεια για ιατρικά ραντεβού, πριν να τις χρησιμοποιήσετε.

Μην υποθέσετε ότι ο τρέχων χώρος εργασίας σας έχει τις ίδιες πολιτικές με τις προηγούμενες. Οι πολιτικές μπορούν επίσης να αλλάξουν, οπότε το κατανοητότερο μάθημα είναι πάντα να ενημερώνετε τον προϊστάμενό σας, αν είναι δυνατόν, ότι πρέπει να πάρετε άδεια για ένα ιατρικό ραντεβού. Η προειδοποίηση μιας εβδομάδας είναι πιθανώς άφθονη, εκτός και αν εμπλακείτε σε ένα έργο κρίσιμης σημασίας, όπου γνωρίζετε ότι η παρουσία σας θα χαθεί. Σε αυτή την περίπτωση, προσπαθήστε να δώσετε στον προϊστάμενό σας επιπλέον χρόνο, ώστε να μπορούν να γίνουν οι κατάλληλες ρυθμίσεις για ένα υποκατάστατο.

Όταν απαιτείται γραπτή ειδοποίηση, ίσως χρειαστεί να γράψετε την επιστολή ή ο εργοδότης σας μπορεί να ζητήσει επιστολή από το γιατρό σας. Τα παραδείγματα που παρέχονται εδώ είναι μόνο για γενικές οδηγίες, γι 'αυτό επεξεργαστείτε ώστε να ταιριάζει στην προσωπική σας κατάσταση και να ικανοποιείτε τις απαιτήσεις του χώρου εργασίας σας.

Τι απαιτεί ο χώρος εργασίας σας για σημειώσεις απουσίας;

Ενδέχεται να χρειαστεί να ενημερώσετε τον προϊστάμενό σας εκ των προτέρων σχετικά με τα προγραμματισμένα ραντεβού για να σας δικαιολογηθεί.

Εάν δεν το κάνατε, η απουσία σας μπορεί να έχει πειθαρχικές επιπτώσεις. Για επείγουσες συναντήσεις, ωστόσο, μπορεί να μπορείτε να υποβάλετε μια εξήγηση μετά το γεγονός.

Ορισμένοι χώροι εργασίας ενδέχεται να απαιτούν γραπτή υπογεγραμμένη σημείωση, ενώ άλλες ενδέχεται να δέχονται μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φαξ ή κειμένου. Στείλτε ή παραδώστε τη σημείωση μόλις επιστρέψετε στην εργασία, καθώς ορισμένοι εργοδότες έχουν χρονικό όριο για την παραλαβή τους.

Ο εργοδότης σας μπορεί επίσης να έχει μια πολιτική που απαιτεί τεκμηρίωση του ραντεβού, όπως μια σημείωση από το γραφείο του γιατρού. Εάν συμβαίνει αυτό, μπορεί να επιθυμείτε να ζητήσετε μια τέτοια σημείωση κατά το χρόνο του διορισμού του γιατρού σας ή να υπογράψετε ένα γραφείο σημείωσης παρόμοιο με το παρεχόμενο παράδειγμα.

Δείγμα επιστολής επίσκεψης του γιατρού

ΗμερομηνίαΟνομαΤίτλος εργασίαςΔιεύθυνσηΠόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Αγαπητέ κ. / Μ. Επίθετο:

Παρακαλείστε να αποδεχθείτε την παρούσα επιστολή ως γραπτή ειδοποίηση ότι δεν μπόρεσα να παρακολουθήσω τη δουλειά τη Δευτέρα 15 Ιουνίου 20XX, λόγω προγραμματισμένου ιατρικού ραντεβού.

Παρακαλώ ενημερώστε μας αν μπορώ να σας παράσχω περαιτέρω πληροφορίες ή τεκμηρίωση.

Με εκτιμιση,

Η υπογραφή σου ( έντυπη επιστολή )

Το δακτυλογραφημένο σας όνομα

Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αν προτιμάτε να στείλετε ηλεκτρονικά την ειδοποίησή σας, βεβαιωθείτε ότι είναι γραμμένο και διαμορφωμένο με επαγγελματικό τρόπο. Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και έναν αριθμό τηλεφώνου στον οποίο μπορείτε να επικοινωνήσετε, εάν ο εργοδότης σας έχει οποιαδήποτε απορία. Επιλέξτε μια γραμμή θέματος που είναι σαφής και μέχρι το σημείο, π.χ. "Σημείωμα του γιατρού - Η απουσία του John Smith στη [ημερομηνία]."

Σημείωση του ιατρού του δείγματος

Εάν ο εργοδότης σας ζητήσει γραπτή τεκμηρίωση για επίσκεψη γιατρού, το ιατρικό σας γραφείο μπορεί να έχει μια τυποποιημένη ειδοποίηση σχετικά με επιστολόχαρτα που μπορούν να εκτυπώσουν κατόπιν αιτήματος.

Αν όχι, θα πρέπει να συνθέσετε μια δικαιολογία όπως το παράδειγμα που ακολουθεί και να υπογράψετε το γιατρό σας στο τέλος του ραντεβού σας.

ΗμερομηνίαΌνομα του ιατρούΔιεύθυνσηΠόλη, Κρατικός ταχυδρομικός κώδικας

Προς κάθε ενδιαφερόμενο:

Παρακαλείστε να αποδεχθείτε αυτήν την επιστολή ως τεκμηρίωση στην οποία έχω αντιμετωπίσει [εισάγετε το όνομα του υπαλλήλου] κατά τη διάρκεια ραντεβού στο γραφείο μου τη Δευτέρα, 9 Μαΐου, 20XX, στις 2:00 μ.μ.

Εάν χρειάζεστε επιπλέον επιβεβαίωση, επικοινωνήστε με το προσωπικό του γραφείου στο (XXX) XXX-XXXX.

Με εκτιμιση,

Υπογραφή του ιατρού ( έντυπη επιστολή )

Το πληκτρολογημένο όνομα του ιατρού, M.D.

Επιπρόσθετα βήματα μπορεί να απαιτηθούν

Μπορεί να χρειαστεί να παρακολουθήσετε και να τεκμηριώσετε την απουσία σας στο σύστημα χρονομέτρησης και να ζητήσετε να φύγετε αναδρομικά. Σε χώρους εργασίας με αυστηρότερες πολιτικές ανθρωπίνων πόρων (ΥΕ), ενδέχεται να είστε σε κατάσταση «απουσίας χωρίς άδεια» μέχρι να υποβληθεί και να εγκριθεί το αίτημα άδειας. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε πειθαρχικές ενέργειες από ορισμένους εργοδότες, αν δεν ακολουθήσετε όλες τις διαδικασίες τους.

Είναι επίσης καλή ιδέα να ελέγξετε λίγες μέρες μετά την υποβολή της σημείωσής σας για να βεβαιωθείτε ότι το HR καταγράφηκε στην τεκμηρίωσή σας, ειδικά εάν ο εργοδότης σας αποδίδει επίσημο καθεστώς για τους εργαζομένους που απουσιάζουν χωρίς άδεια.