Πώς να εγγράψετε εγγραφές σε QuickBooks

Οι λογιστικές συναλλαγές μπορούν να εισέλθουν λανθασμένα σε ένα λογιστικό σύστημα, ή ίσως μια συναλλαγή να είχε χωριστεί σε δύο διαφορετικούς λογαριασμούς γενικού μητρώου, για παράδειγμα.

Είτε έτσι είτε αλλιώς, όταν συμβεί αυτό, πρέπει να κάνετε αλλαγές στην αρχική σας συναλλαγή μετά την καταχώρισή της και μπορείτε να το κάνετε εύκολα στο λογισμικό λογιστικής QuickBooks, κάνοντας μια καταχώριση περιοδικών.

Μπορείτε να κάνετε καταχωρήσεις περιοδικών στο QuickBooks για να προσαρμόσετε ή να διορθώσετε συναλλαγές και καταχωρήσεις που δεν μπορούν να εκτελεστούν με άλλους τρόπους, όπως προσαρμογές στα κέρδη ή τις ζημίες.

Η διαδικασία εισόδου σε περιοδικά είναι αρκετά απλή, αλλά μπορείτε να κάνετε μια καταχώρηση περιοδικών για έναν πελάτη ή έναν πωλητή κάθε φορά. Αν θέλετε να διορθώσετε πολλαπλά υπόλοιπα πελατών ή πωλητών με αυτό τον τρόπο, θα πρέπει να καταχωρίσετε ξεχωριστές καταχωρίσεις. Το QuickBooks δεν διαθέτει επιλογή μαζικής εισαγωγής, παρόλο που το QuickBooks 2017 εισήγαγε κάποιες επιλογές εισαγωγής δεδομένων εξοικονόμησης χρόνου.

Τι είναι η καταχώρηση σε ημερολόγιο;

Μια εγγραφή γενικού ημερολογίου είναι μια λογιστική συναλλαγή που καταχωρείται ή δημοσιεύεται απευθείας στο γενικό μητρώο. Το γενικό βιβλίο μιας εταιρείας ενεργεί ως η κύρια ομάδα λογαριασμών που χρησιμοποιείται για την καταγραφή των ισολογισμών και των λογαριασμών αποτελεσμάτων.

Για παράδειγμα, ίσως έχετε εισάγει το μηνιαίο λογαριασμό χρημάτων 100 $ στον λογαριασμό ασφαλιστικών εξόδων της εταιρείας σας κατά λάθος. Μπορείτε να δημοσιεύσετε μια καταχώρηση προσαρμογής για να μειώσετε ή να πιστώσετε τον λογαριασμό ασφαλιστικών εξόδων κατά $ 100 και να αυξήσετε ή να χρεώσετε το λογαριασμό εξόδων κοινής ωφέλειας κατά $ 100 για να διορθώσετε το λάθος σας. Όλοι οι λογαριασμοί σας θα είναι στη σωστή σειρά και δεν θα χρειαστεί να αλλάξετε το οφειλόμενο ποσό από τον προμηθευτή σας επειδή το μέρος της συναλλαγής καταγράφηκε σωστά.

Καταχωρίσεις για ετήσιες δραστηριότητες

Ο πιστοποιημένος δημόσιος λογιστής ή λογιστής μπορεί να θέλει να κάνει καταχωρήσεις περιοδικών για να ολοκληρώσει δραστηριότητες τέλους του έτους, όπως η καταχώρηση φορολογικών προσαρμογών στα βιβλία σας, η καταγραφή δαπανών απόσβεσης ή η επανακατηγοριοποίηση εσόδων και εξόδων. Ο λογιστικός σας επαγγελματίας μπορεί να σας παράσχει συγκεκριμένες πληροφορίες εάν θέλετε να δημοσιεύσετε οι ίδιοι οι εγγραφές του περιοδικού στο τέλος του έτους μαζί με εξηγήσεις γιατί οι καταχωρίσεις ήταν απαραίτητες για την ιδιαίτερη κατάστασή σας.

Πώς να κάνετε γενικές καταχωρήσεις στο QuickBooks

Μπορείτε να κάνετε γενικές εγγραφές στο περιοδικό QuickBooks ακολουθώντας αυτές τις οδηγίες βήμα προς βήμα:

1. Παω σε Εταιρία > Κάντε γενικές καταχωρήσεις στο ημερολόγιοαπό το μενού στην κορυφή της οθόνης.
2. Αλλαξε το Ημερομηνία πεδίο, εάν είναι απαραίτητο, στο Κάντε το παράθυρο Γενικές καταχωρήσεις ημερολογίου.Το QuickBooks θα είναι προεπιλεγμένο στην τρέχουσα ημερομηνία, οπότε αν θέλετε να καταχωρίσετε μια καταχώρηση για έναν προηγούμενο μήνα ή χρόνο, φροντίστε να το αλλάξετε ώστε η καταχώρισή σας να καταγράφεται στη σωστή οικονομική περίοδο.
3. Πληκτρολογήστε έναν αριθμό για την καταχώριση του ημερολογίου στο Πεδίο εισόδου.Το QuickBooks θα αριθμοποιήσει αυτόματα τις επόμενες καταχωρήσεις περιοδικών.
4. Καταχωρίστε τον αριθμό λογαριασμού γενικού μητρώου στο Στήλη λογαριασμού.Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τον πρώτο λογαριασμό από ένα αναπτυσσόμενο μενού στη στήλη Λογαριασμός.
5. Καταχωρίστε το ποσό χρέωσης ή πίστωσης για το λογαριασμό που έχετε επιλέξει Χρεωστικές ή πιστωτικές στήλες. Οι χρεώσεις και οι πιστώσεις πρέπει να ισούνται με την ισορροπημένη είσοδο και να επιτρέπουν στο QuickBooks να δημοσιεύει την καταχώριση.
6. Εισάγετε ένα περιγραφικό σημείωμα στο Στήλη υπομνήματος. Θα εμφανίζεται σε αναφορές που περιλαμβάνουν αυτήν την καταχώριση περιοδικού. Αυτό το βήμα είναι προαιρετικό, αλλά συνιστάται να θυμάστε αργότερα γιατί έγινε η καταχώριση.
7. Επαναλάβετε τα βήματα 4 έως 6 έως ότου οι καταχωρίσεις αντισταθμιστούν πλήρως και η συναλλαγή φτάσει σε μηδενική ισορροπία. Το συνολικό σας ποσό στη στήλη Debit θα πρέπει να ισούται με το σύνολο στη στήλη "Πιστωτική κάρτα" και η καταχώριση του ημερολογίου θα είναι σωστά ισορροπημένη.
8. Κάντε κλικΑποθήκευση & Κλείσιμο για να αποθηκεύσετε την καταχώριση του ημερολογίου και να κλείσετε το παράθυρο ή κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Νέα για να αποθηκεύσετε την καταχώριση του περιοδικού και να ανοίξετε ένα νέο παράθυρο.

Μπορείτε να κάνετε τις περισσότερες γενικές καταχωρήσεις περιοδικών σε QuickBooks χρησιμοποιώντας αυτά τα βήματα, αλλά εάν θέλετε να κάνετε καταχωρήσεις περιοδικών που επηρεάζουν τον λογαριασμό ενός πελάτη ή τους λογαριασμούς του πωλητή, θα πρέπει να τοποθετήσετε τον πελάτη ή τον πωλητή στην πρώτη γραμμή του είσοδος.