Τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του Timesheets στη διαφήμιση

Πολλές βιομηχανίες βασίζονται σε φύλλα εργασίας για να παρακολουθούν την παραγωγικότητα των εργαζομένων και να υπολογίζουν τα κέρδη και τα οφέλη. Κάποιοι χρησιμοποιούν ένα σύστημα "clocking in" με επίσημα timecards, ενώ άλλοι βασίζονται σε ένα σύστημα διαχείρισης χρόνου που καταγράφει περίπλοκες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο που δαπανάται κάθε μέρα ο χρόνος. Ο τελευταίος είναι αυτός που χρησιμοποιείται από διαφημιστικά, εμπορικά και σχεδιαστικά γραφεία σε όλο τον κόσμο.

Η εισαγωγή δεδομένων σε αυτά τα φύλλα εργασίας, συνήθως από το προσωπικό του δημιουργικού τμήματος, καταγράφει τις ώρες που έχουν δαπανηθεί για κάθε μέρος του έργου. Αυτό δεν σημαίνει μόνο τη δημιουργία της εκστρατείας, αλλά την αρχική ενημέρωση, την παρουσίαση του πελάτη, και ακόμη και τον χρόνο που αφιερώσατε στους βλαστούς και στα στούντιο παραγωγής. Μόνο με μια σαφή εικόνα του τρόπου με τον οποίο δαπανήθηκε ο χρόνος μπορεί ένας οργανισμός να χειριστεί αποτελεσματικά το φόρτο εργασίας, τη ρύθμιση τιμολόγησης πελατών και τον τρόπο κατανομής του χρόνου μεταξύ των ομάδων.

Το χρονοδιάγραμμα με λίγα λόγια

Στις πρώτες μέρες της διαφήμισης, όπως τόσα πολλά καθήκοντα εκείνης της εποχής, ο χρόνος καταγράφηκε χειροκίνητα σε χαρτί με στυλό και μολύβια (και πολλά διαγραφή). Αυτές τις μέρες, ο χρόνος εισάγεται στον υπολογιστή ή σε ένα tablet χρησιμοποιώντας ένα εξελιγμένο κομμάτι λογισμικού που μπορεί να τραβήξει αναφορές για όλες τις ποικιλίες. Τα περισσότερα καταστήματα έχουν ένα πολύ παρόμοιο πρότυπο που περιλαμβάνει:

• Ο αριθμός εργασίας
• Ο πελάτης
• Το έργο στο χέρι
• Οποιοδήποτε και το σύνολο του προσωπικού
• Η ημερομηνία και ο αριθμός των ωρών εργασίας
• Η τιμή ανά ώρα
• Στο περασμα του χρονου

Κατά την εκκίνηση ενός έργου για έναν πελάτη, ο διαχειριστής λογαριασμού ή ο διαχειριστής της κυκλοφορίας θα ανοίξουν έναν αριθμό εργασίας και θα αρχίσουν να παρακολουθούν ώρες. Αυτά συνήθως αντιστοιχούν στην πρόταση ή στην προσφορά που δίνεται στον πελάτη και κατανέμονται σε ώρες που δαπανώνται κυρίως σε: έρευνα, σχεδιασμό και στρατηγική, δημιουργική ανάπτυξη, παραγωγή και διαχείριση έργων.

Αν όλα πάνε στο σχέδιο, οι πραγματικές ώρες που δαπανώνται για το έργο θα συσχετιστούν καλά με την εκτίμηση, αλλά αυτό συνήθως δεν συμβαίνει. Η δημιουργική ανάπτυξη συχνά καταναλώνει περισσότερο χρόνο από οποιοδήποτε άλλο μέρος της διαδικασίας, λόγω αλλαγής κατεύθυνσης, ανατροφοδότησης πελατών ή αδυναμίας να σπάσει το σύντομο. Μπορεί να γίνει σημείο αμφισβήτησης με τον πελάτη επειδή δεν θέλουν να δαπανούν πολλά επιπλέον χρήματα για δημιουργικό χρόνο, επειδή το δημιουργικό τμήμα δυσκολεύεται να εντοπίσει μια λύση.

Ωστόσο, το φύλλο εργασίας πρέπει να συμπληρωθεί σωστά για να εντοπιστεί ο χρόνος και να δείξει στον πελάτη πώς δαπανήθηκαν τα χρήματα και πώς λειτουργεί ο οργανισμός. Είναι ένας καλός τρόπος να διαπιστώσετε εάν κάποια προγράμματα είναι πολύ εργατικά εντατικά για να αποκομίσουν κέρδος ή αν άλλοι είναι τόσο επικερδείς ώστε να αξίζουν την επένδυση σε αυτόν τον πελάτη για περαιτέρω εργασία. Και με λίγα λόγια, αυτός είναι ο ρόλος του ωρολογίου.

Πλεονεκτήματα

Εδώ είναι γιατί τα φύλλα εργασίας είναι η ψυχή της οποιασδήποτε υπηρεσίας:

• ΧρήματαΤα Timesheets δείχνουν μια αντιπροσωπεία (ακόμη και εσωτερικά) πόσες ώρες καταγράφηκαν για κάθε τμήμα κάθε καμπάνιας. Είναι λοιπόν εύκολο να δούμε αν το αξίωμα του πελάτη αξίζει τον κόπο ή αν είναι ώρα να τοποθετήσουμε τον πελάτη σε βάση έργου. Με μια εσωτερική υπηρεσία, ο χρόνος αυτός μπορεί να μην οδηγήσει άμεσα σε χρεώσεις, αλλά δείχνει τη διαχείριση πόσο αποτελεσματικά χρησιμοποιούν τον χρόνο του δημιουργικού τμήματος. Αν ανακαλυφθεί, ξοδεύουν το 90% του χρόνου τους σε μια μόνο πτυχή της επιχείρησης, που μπορεί να δημιουργήσει μερικές κόκκινες σημαίες.
• ΔιαφάνειαΕάν τα φύλλα εργασίας γίνονται σωστά, είναι εύκολο να δούμε πού τα πράγματα λειτουργούν ομαλά και όπου υπάρχουν σημεία συμφόρησης ή αναποτελεσματικότητας.Γιατί ένας copywriter ξοδεύει το μισό χρόνο σε έναν πελάτη από έναν άλλο; Και αν χρειάζονται περισσότερα διαφημιστικά κείμενα, μια γρήγορη ματιά στο φύλλο χρονομέτρησης θα δει εάν το τμήμα είναι υπερχειλισμένο.
• Δέσμευση και λογοδοσίαΟι περισσότεροι πελάτες αναμένουν να διατεθούν ορισμένες ώρες για ένα έργο. Εάν δεν πιστεύουν ότι το σωστό ποσό προσπάθειας τέθηκε σε μια θέση εργασίας, τα φύλλα εργασίας μπορούν να παρέχουν τα δεδομένα για να πούμε διαφορετικά. Είναι επίσης ένας τρόπος να δείξουμε σε μερικούς πελάτες πόση αξία παίρνουν από τον οργανισμό.
• ΑνάλυσηΟι προηγούμενες επιδόσεις είναι συχνά ένας καλός δείκτης του μέλλοντος. Εάν ένας πελάτης βγάζει τη ζωή έξω από το πρακτορείο και καθιστά την κόλαση σε όλους, τα δεδομένα από τα φύλλα εργασίας μπορούν να δείξουν αν αξίζει να διατηρηθεί ο πελάτης γύρω ή αν είναι ώρα να τα αφήσουμε να πάνε. Από την άλλη πλευρά της εξίσωσης, μπορεί να δείξει σε έναν οργανισμό την αποδοτικότητα ορισμένων πελατών, οι οποίες απαιτούν ελάχιστη δημιουργική εργασία και προσπάθεια, αλλά μέγιστη απόδοση της επένδυσης.

Μειονεκτήματα

Με όλα αυτά τα σημεία, ποιο είναι το πρόβλημα; Λοιπόν, υπάρχει ένας λόγος ότι τα φύλλα εργασίας είναι γενικά απωθημένα από σχεδόν όλους, εκτός από τον αριθμό των διαλυτών του οργανισμού:

• χρόνοςΠολλοί άνθρωποι σε πρακτορεία, ειδικά σε δημιουργικά τμήματα, δεν θέλουν να αφιερώσουν κανέναν χρόνο στη διοίκησή τους. Ως δημιουργικό, μπορεί να είναι επιζήμιο να απομακρυνθεί από μια μεγάλη δημιουργική ιδεοψυχία για να γεμίσει ώρες. Πολλοί διαχειριστές λογαριασμών έχουν τα ίδια προβλήματα. Είναι ειρωνικό, αλλά ο χρόνος για τα φύλλα εργασίας σπάνια κατανέμεται.
• ΛάθηΑυτό πηγαίνει κατευθείαν στο πρώτο σημείο. Πολλά διαφημιστικά κείμενα αφήνουν τα φύλλα εργασίας μέχρι την τελευταία στιγμή πριν από το τέλος της αναφοράς τιμολόγησης του μήνα. Και αυτό σημαίνει ότι η ακρίβεια ενός φύλλου χρόνου πηγαίνει από αρκετά καλό έως αποτρόπαιο. Είναι δύσκολο να θυμηθείτε πόσα λεπτά πέρασα σε μια δουλειά πριν από δύο εβδομάδες, επομένως είναι συχνά ένα κομμάτι εικασίας. Εάν όλα τα φύλλα εργασίας μαντέψουν, τα κάνει σχεδόν άχρηστα.
• Κακή εστίασηΟ χρόνος δεν είναι ένας μεγάλος δείκτης εξαιρετικής διαφήμισης. Ένα κατάστημα θα μπορούσε να περάσει 40 ώρες και να μην παράγει τίποτα το σημείωμα? άλλος θα μπορούσε να δουλέψει 10 και να παράγει ένα αριστούργημα. Τα φύλλα χρόνου δεν καταγράφουν την ποιότητα της σκέψης. μόνο το χρόνο που πέρασε.

Το μέλλον

Τα Timesheets είναι εδώ για να μείνουν, και πρέπει να γίνουν με το χέρι. Η αυτόματη παρακολούθηση χρόνου δεν λειτουργεί, επειδή απαιτεί χειροκίνητη εκκίνηση και διακοπή. Αν ξεχάσετε να ξεκινήσετε το ρολόι, χάνετε ώρες. Ξεχάστε να το σταματήσετε και κάποιος φτωχός πελάτης χρεώνεται για ώρες εργασίας που δαπανήθηκαν σε άλλο έργο. Αυτό, με τη σειρά του, θα μπορούσε να οδηγήσει σε προβλήματα (και ακόμη και δίκες) με overbilling, και την απώλεια ενός πολύτιμου πελάτη.

Ο μόνος τρόπος για να εξασφαλιστεί η σωστή παρακολούθηση του χρόνου είναι να επιμείνετε σε όλους τους υπαλλήλους του πρακτορείου ενημερώσεων τουλάχιστον δύο φορές την ημέρα, μία φορά πριν το μεσημεριανό γεύμα και στη συνέχεια πάλι πριν πάτε στο σπίτι. Εάν γίνει αυτό, τα φύλλα εργασίας θα είναι ακριβή και χρήσιμα. Και αν δεν γίνει, οι οργανισμοί πρέπει να γίνουν δημιουργικοί με κίνητρα. Βρείτε έναν τρόπο για να προωθήσετε τη διαδικασία παρακολούθησης του χρόνου.

Δώστε στους εργαζόμενους που κρατούν ένα σχολαστικό ρεκόρ του χρόνου τους ένα εβδομαδιαίο επίδομα, ή λίγες ώρες εκτός τις Παρασκευές. Μπορεί να φαίνεται σαν σπατάλη χρόνου και χρήματος, αλλά ακριβή χρονοδιαγράμματα μπορεί να αξίζει πολύ περισσότερο για τον οργανισμό από μερικές εκατοντάδες δολάρια εδώ ή εκεί κάθε εβδομάδα.