Συμβουλές για την οργάνωση κοινοτικών φεστιβάλ τροφίμων

Δεδομένου ότι η Γεύση του Σικάγου ξεκίνησε για πρώτη φορά το 1980, οι σχεδιαστές της Γεύσης έχουν μεγάλη εμπειρία στο σχεδιασμό ενός κοινοτικού φεστιβάλ τροφίμων. Το Γραφείο Ειδικών Εκδηλώσεων του Δήμαρχου διαχειρίζεται το πρόγραμμα και επιβλέπει τον σχεδιασμό και την εκτέλεση. Η διοικητική της ομάδα προσφέρει τις ακόλουθες συμβουλές για όσους μπορεί να δημιουργούν για πρώτη φορά παρόμοιο φεστιβάλ ή να επεκτείνουν τα στοιχεία προγραμματισμού για ένα υπάρχον φεστιβάλ.

01 Συμβουλές Γενικών Διευθυντών Φεστιβάλ

Ο γενικός διευθυντής είναι ο άνθρωπος που διαχειρίζεται τα διάφορα στοιχεία του φεστιβάλ. Η Mary Slowik, γενικός διευθυντής της Γεύσης του Σικάγου, προσφέρει τις ακόλουθες προτάσεις:

• Προσδιορίστε το κοινό σας και καθορίστε εάν επιθυμεί ένα φεστιβάλ.
• Εάν υπάρχει παρόμοιο πρόγραμμα, αποφύγετε την επικάλυψη.
• Αποκτήστε buy-in όπου θέλετε να κρατήσετε το συμβάν.
• Αλλαγή του προγραμματισμού για ένα γενικό ακροατήριο.
• Βεβαιωθείτε ότι ο χώρος μπορεί να φιλοξενήσει τα πλήθη.
• Βεβαιωθείτε ότι οι προμηθευτές μπορούν να χειριστούν τους τόμους των συμμετεχόντων.
• Δημιουργήστε έναν προϋπολογισμό και λάβετε προσφορές από αξιόπιστες εταιρείες.
• Αν αυτή είναι η πρώτη φορά που σχεδιάζετε την εκδήλωση, προσλάβετε έναν εξωτερικό πωλητή φεστιβάλ.

02 Συμβουλές Διευθυντών Επιχειρήσεων Φεστιβάλ

Ο διαχειριστής επιχειρήσεων επιβλέπει την προετοιμασία του χώρου, το στάδιο και την παραγωγή, την υποστήριξη εκδηλώσεων και την ασφάλεια. Ο John Truck, διευθυντής επιχειρήσεων για την Γεύση του Σικάγου για τα τελευταία 19 χρόνια, συμβουλεύει τα εξής:

• Τα φεστιβάλ απαιτούν συνεργασία με ανθρώπους, οπότε να είστε έτοιμοι να παραμείνετε δυναμικοί και υγροί.
• Πιο σίγουρα θα έχετε ένα καλό εξοπλισμό σε καλή τιμή.
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε ενοικιάσει διαρθρωτικά πωληθεί στάση και σκαλωσιές.
• Αποκτήστε προσφορές και ελέγξτε τα ιστορικά όλων των πωλητών, συμπεριλαμβανομένων των αναφορών.
• Διατηρήστε τα πρότυπα ψηλά και σιγουρευτείτε ότι όλα παραμένουν υπό έλεγχο.
• Γνωρίστε καθημερινά με τους πωλητές κατά τη διάρκεια του προγράμματος για τη διαχείριση των συνεργείων εργασίας.
• Να είστε πιστός στη λέξη σας και οι πωλητές, οι ερμηνευτές και οι άνθρωποι των τροφίμων θα επιστρέψουν και θα συνεργαστούν μαζί σας.

03 Συμβουλές διαχείρισης χορηγίας Φεστιβάλ

Ο διαχειριστής χορηγίας είναι το πρόσωπο που εργάζεται για να αποκτήσει δολάρια μάρκετινγκ για να υποστηρίξει την εκδήλωση. Η Christine Jacob, διαχειριστής χορηγιών για το Taste, προσφέρει τις ακόλουθες συμβουλές:

• Διερευνήστε συγκρίσιμα γεγονότα αλλού και επαναλάβετε τις επιτυχίες τους.
• Στόχος χορηγούς να προσφέρουν αξία μετρητών, αγαθών και διαφημίσεων.
• Δημιουργήστε μια κατηγορία χορηγού που παρουσιάζει.
• Δημιουργήστε μείζονες κατηγορίες χορηγιών (δηλαδή, αυτόματη, οικονομική, ποτά, μέσα ενημέρωσης κ.λπ.).
• Δημιουργήστε κατηγορίες χορηγών για κάθε περιοχή προγραμματισμού.
• Μην επιτρέπετε στους χορηγούς να περιπλανηθούν επί τόπου κατά τη διάρκεια του συμβάντος.
• Προσδιορίστε έγκαιρα τις απαιτήσεις του χορηγού, όπως η ηλεκτρική ενέργεια, το νερό κ.λπ., και ενημερώστε την ομάδα επιχειρήσεων για να καθορίσετε τις καλύτερες τοποθεσίες.

04 Φεστιβάλ Συναυλία / Συμβουλές Διαχείρισης Ταλέντων

Ο διαχειριστής ταλέντων είναι το πρόσωπο που διαπραγματεύεται να φέρει ερμηνευτές σε ένα φεστιβάλ. Η Jenenne Brown Mosely, υπεύθυνη ταλέντων για το Taste of Chicago, προσφέρει τις παρακάτω συμβουλές:

• Γνωρίστε τον προϋπολογισμό σας: οι μεγάλοι καλλιτέχνες μπορούν να κοστίζουν μεταξύ $ 500.000 και $ 1 εκατομμυρίων για 60 έως 90 λεπτά.
• Μην υπερβείτε σε έναν μόνο καλλιτέχνη για συμβάντα πολλαπλών ημερών.
• Συνεργαστείτε στενά με τους χορηγούς των μέσων ενημέρωσης για να αντισταθμίσετε τα έξοδα.
• Διαπραγματευτείτε με καλλιτέχνες που ενδέχεται να βρίσκονται ήδη στην περιοχή γύρω από την εκδήλωσή σας.
• Αφήστε το ταλέντο να ξέρει αν προσφέρετε τη συναυλία τους ως ελεύθερη επίδειξη (μπορεί να μειώσει το τέλος).
• Συνεργαστείτε με χορηγούς όπως οι αεροπορικές εταιρείες και τα ξενοδοχεία για να αντισταθμίσετε τα έξοδα καλλιτεχνών.
• Εξασφαλίστε ένα μεγάλο όνομα για τις ημέρες ανοίγματος, μέσης και τελευταίας ημέρας.

05 Συμβουλές για το Φεστιβάλ Διαχείρισης Μάρκετινγκ

Ο διαχειριστής μάρκετινγκ είναι το πρόσωπο που διαχειρίζεται όλες τις επικοινωνίες που σχετίζονται με ένα φεστιβάλ. Η Cindy Gatziolis, υπεύθυνη μάρκετινγκ για την Γεύση, προτείνει τα εξής:

• Οι συνεργάτες μέσων θα σας βοηθήσουν να μειώσετε την ανάγκη σας για διαφημιστικά έξοδα.
• Ενσωμάτωση του φεστιβάλ σε υπάρχουσες διαφημίσεις, δημόσιες σχέσεις και εκστρατείες μάρκετινγκ.
• Το πρόγραμμα παραγωγής εκτύπωσης φυλλαδίου εκδήλωσης συμβάλλει στην καθοδήγηση των προθεσμιών σχεδιασμού των φεστιβάλ.
• Δημιουργήστε ξεχωριστά δελτία τύπου σε κάθε παραγωγικό στοιχείο του φεστιβάλ.