Ένα σεμινάριο αρχαρίων για τη λογιστική

01 Θα πρέπει να χρησιμοποιείτε την τήρηση λογιστικών μονάδων ή διπλής εισόδου;

Η τήρηση βιβλίων με μία εγγραφή είναι σαν τη διατήρηση του μητρώου ελέγχου. Καταγράφετε συναλλαγές καθώς πληρώνετε λογαριασμούς και πραγματοποιείτε καταθέσεις στον εταιρικό σας λογαριασμό. Αυτό λειτουργεί μόνο αν η δική σας είναι μια μικρή εταιρεία με μικρό όγκο συναλλαγών.

Εάν η εταιρεία σας είναι οποιουδήποτε μεγέθους και πολυπλοκότητας, θα θελήσετε να δημιουργήσετε ένα σύστημα λογιστικής διπλής εισόδου. Δύο καταχωρήσεις, τουλάχιστον, γίνονται για κάθε συναλλαγή. Μια χρέωση γίνεται σε ένα λογαριασμό και μια πίστωση γίνεται σε μια άλλη λογιστική. Αυτό είναι το κλειδί για τη λογιστική διπλής εισόδου.

02 Πρέπει να χρησιμοποιείτε λογιστικά μετρητά ή λογιστική σε δεδουλευμένη βάση;

Μια από τις πρώτες αποφάσεις που πρέπει να λάβετε κατά τη δημιουργία του λογιστικού σας συστήματος είναι να χρησιμοποιήσετε ή όχι ένα σύστημα λογιστικής μετρητών ή αυτοτέλειας των χρήσεων. Εάν εκτελείτε μια μικρή επιχείρηση ενός ατόμου από το σπίτι ή ακόμα και μια μεγαλύτερη πρακτική διαβούλευσης από ένα γραφείο ενός ατόμου, ίσως θελήσετε να επιμείνετε στην ταμειακή λογιστική. Εάν χρησιμοποιείτε ταμειακή λογιστική, καταγράφετε τη συναλλαγή σας όταν τα μετρητά πραγματικά αλλάζουν τα χέρια. Τα μετρητά μπορούν να είναι οτιδήποτε, από πραγματικά χρήματα σε ηλεκτρονική μεταφορά κεφαλαίων. Μερικές φορές οι επιχειρήσεις ξεκινούν τη δραστηριότητά τους χρησιμοποιώντας ταμειακή λογιστική και μετατρέπονται σε λογιστική σε δεδουλευμένη βάση καθώς αυξάνονται.

Εάν πρόκειται να προσφέρετε στους πελάτες σας πίστωση ή εάν πρόκειται να ζητήσετε πίστωση από τους προμηθευτές σας, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση. Χρησιμοποιώντας τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση, καταγράφετε αμέσως αγορές ή πωλήσεις, ακόμη και αν τα μετρητά δεν αλλάζουν τα χέρια μέχρι αργότερα, όπως στην περίπτωση των πληρωτέων λογαριασμών ή των απαιτήσεων λογαριασμού.

03 Τα βασικά - Κατανόηση των στοιχείων ενεργητικού, των υποχρεώσεων και των ιδίων κεφαλαίων

Προτού δημιουργήσετε το λογιστικό σας σύστημα, πρέπει να κατανοήσετε τους βασικούς λογαριασμούς της εταιρείας - περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις και ίδια κεφάλαια. Τα περιουσιακά στοιχεία είναι εκείνα τα πράγματα της εταιρείας ανήκει όπως το απόθεμά της και οι απαιτήσεις από πελάτες. Οι υποχρεώσεις είναι εκείνες της εταιρείας οφείλει όπως αυτά που οφείλουν στους προμηθευτές τους (πληρωτέοι λογαριασμοί), τραπεζικά και επιχειρησιακά δάνεια, στεγαστικά δάνεια και οποιεσδήποτε άλλες οφειλές στα βιβλία. Το μετοχικό κεφάλαιο είναι η κυριότητα του ιδιοκτήτη της επιχείρησης και κάθε επενδυτής στην επιχείρηση.

Εξισορρόπηση των Βιβλίων

Για να ισορροπήσετε τα βιβλία σας, πρέπει να παρακολουθείτε προσεκτικά αυτά τα στοιχεία και να είστε βέβαιοι ότι οι συναλλαγές που αφορούν τα στοιχεία ενεργητικού, τις υποχρεώσεις και τα ίδια κεφάλαια καταγράφονται σωστά και στη σωστή θέση. Υπάρχει μια βασική φόρμουλα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βεβαιωθείτε ότι τα βιβλία σας είναι πάντα ισορροπημένα. Ο τύπος αυτός ονομάζεται λογιστική εξίσωση:

Στοιχεία ενεργητικού = Υποχρεώσεις + Ίδια κεφάλαια

Η λογιστική εξίσωση σημαίνει ότι όλα τα στοιχεία που κατέχει η επιχείρηση (περιουσιακά στοιχεία) εξισορροπούνται με τις απαιτήσεις έναντι της επιχείρησης (υποχρεώσεις και ίδια κεφάλαια). Οι υποχρεώσεις είναι αξιώσεις που βασίζονται σε αυτά που οφείλετε στους πωλητές και τους δανειστές. Οι ιδιοκτήτες της επιχείρησης έχουν απαιτήσεις έναντι των υπολοίπων στοιχείων ενεργητικού (μετοχικό κεφάλαιο).

Αρχικοί όροι τήρησης βιβλίων που σχετίζονται με τη λογιστική εξίσωση

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις και την ισότητα έτσι ώστε να έχετε πλήρη κατανόηση του τι περιλαμβάνει κάθε ένα.

• Περιουσιακά στοιχεία: Αν κοιτάξετε τη μορφή του ισολογισμού, θα δείτε τους λογαριασμούς ενεργητικού, παθητικού και μετοχικού κεφαλαίου. Οι λογαριασμοί περιουσιακών στοιχείων αρχίζουν συνήθως με το λογαριασμό ταμειακών συναλλαγών και το εμπορεύσιμο χαρτοφυλάκιο. Στη συνέχεια απαριθμούνται εισπρακτέοι λογαριασμοί και πάγια περιουσιακά στοιχεία όπως γη, κτίρια, εγκαταστάσεις και εξοπλισμός. Αυτά είναι ενσώματα περιουσιακά στοιχεία. Μπορείτε να τους αγγίξετε. Οι επιχειρήσεις έχουν επίσης άυλα περιουσιακά στοιχεία όπως η υπεραξία των πελατών.
• Υποχρεώσεις: Οι λογαριασμοί υποχρεώσεων σε ισολογισμό περιλαμβάνουν τόσο τις τρέχουσες όσο και τις μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις. Οι βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις είναι συνήθως πληρωτέοι και δεδουλευμένοι. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι συνήθως αυτό που η επιχείρηση οφείλει στους προμηθευτές της, τις πιστωτικές κάρτες και τα τραπεζικά δάνεια. Οι δεδουλευμένοι λογαριασμοί θα αποτελούνται από οφειλόμενους φόρους, συμπεριλαμβανομένου του οφειλόμενου φόρου επί των πωλήσεων και του ομοσπονδιακού, του κράτους, της κοινωνικής ασφάλισης και του φόρου Medicare στους υπαλλήλους, οι οποίοι καταβάλλονται γενικά ανά τρίμηνο.
• Μετοχικό κεφάλαιο: Οι λογαριασμοί μετοχών περιλαμβάνουν όλες τις απαιτήσεις που έχουν οι ιδιοκτήτες έναντι της εταιρείας. Είναι σαφές ότι ο ιδιοκτήτης επιχείρησης έχει μια επένδυση και μπορεί να είναι η μόνη επένδυση στην επιχείρηση. Εάν η επιχείρηση έχει αναλάβει άλλη επένδυση, αυτό θεωρείται επίσης εδώ.

04 Βασικά στοιχεία της Κατάστασης Αποτελεσμάτων - Έσοδα, Έξοδα, Έξοδα

Αν κοιτάξετε τον ισολογισμό στο Βήμα 4, μάθετε για τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις και τα ίδια κεφάλαια. Αν προχωρήσετε στην κατάσταση αποτελεσμάτων, μάθετε για τα έσοδα, τα έξοδα και τα έξοδα.

Τα έσοδα είναι όλα τα εισοδήματα που λαμβάνει μια επιχείρηση για την πώληση των προϊόντων ή υπηρεσιών της. Το κόστος, που ονομάζεται επίσης κόστος των πωληθέντων αγαθών, είναι όλα τα χρήματα που μια επιχείρηση ξοδεύει για να αγοράσει ή να κατασκευάσει τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που πωλεί στους πελάτες της. Ο λογαριασμός Αγορές παρακολουθεί αγαθά που αγοράσατε. Έξοδα είναι όλα τα χρήματα που δαπανώνται για τη λειτουργία της εταιρείας που δεν σχετίζεται ειδικά με ένα προϊόν ή μια υπηρεσία που πωλείται. Ένα παράδειγμα λογαριασμού εξόδων είναι οι Μισθοί και οι Μισθοί.

Ένας λογιστής είναι υπεύθυνος για τον προσδιορισμό των λογαριασμών στους οποίους πρέπει να καταγράφονται οι συναλλαγές. Για παράδειγμα, εάν η επιχείρηση πραγματοποιεί πώληση σε μετρητά σε έναν πελάτη και η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί λογιστική διπλής λογιστικής, θα καταχωρήσετε τα μετρητά που εισπράχθηκαν στο λογαριασμό ενεργητικού Μετρητά και η πώληση θα καταγραφεί στο λογαριασμό εσόδων που ονομάζεται Πωλήσεις. Ακολουθεί ένα άλλο παράδειγμα μιας καταχώρησης λογιστικής για πώληση σε μετρητά. Αυτός στρέφει σε μια άλλη μεταβλητή - τι πρέπει να κάνει ο λογιστής όταν πρόκειται για φόρο επί των πωλήσεων.