Προστατέψτε την εταιρεία σας με πολιτική πρόσβασης επισκεπτών

Κάθε οργάνωση και επιχείρηση (από δικηγορικά γραφεία σε εταιρείες παραγωγής) χρειάζεται μια πολιτική που απευθύνεται στους επισκέπτες στο χώρο εργασίας. Αυτές οι πολιτικές στο χώρο εργασίας προστατεύουν τους επισκέπτες, τους υπαλλήλους και την επιχείρηση σε μεγάλο βαθμό. Οι επισκέπτες μπορούν να βλάψουν τον εαυτό τους, να βλάψουν άλλους ή να προκαλέσουν υλική ζημιά.

Υπάρχει επίσης ο κίνδυνος κλοπής (πνευματικής ή σωματικής), σαμποτάζ και ακόμη και τρομοκρατίας. Ενώ κάθε οργάνωση απαιτεί κάτι διαφορετικό (ένα γραφείο Fortune 50 HQ έχει πολύ περισσότερους επισκέπτες από ένα μικρό ηλεκτρονικό κατάστημα παραγωγής) το δείγμα που ακολουθεί καλύπτει τα κύρια σημεία.

Οι πολιτικές πρόσβασης επισκεπτών αναπτύσσονται από το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού και οι περισσότεροι επαγγελματίες HR έχουν είτε μια πολιτική είτε γνωρίζουν πώς να γράψουν ένα. Αν όχι, μπορούν να πάρουν ένα από έναν επαγγελματικό οργανισμό όπως το SHRM (Society of Human Resource Management).

Ένα παράδειγμα δείγματος

Η Zipline International (μια πλασματική εταιρεία) είναι επιτυχημένη επειδή μισθώνει ταλαντούχους επαγγελματίες και κατασκευάζει κορυφαία προϊόντα στη βιομηχανία τους. Επειδή οι μη εξουσιοδοτημένοι επισκέπτες μπορούν να κλέψουν την πνευματική ιδιοκτησία, να τραυματιστούν σε επικίνδυνες περιοχές παραγωγής ή να προκαλέσουν βλάβη στους υπαλλήλους, η Zipline εφάρμοσε μια πολιτική αυστηρής πρόσβασης των επισκεπτών. Η πολιτική αποσκοπεί στην προστασία των εμπορικών μυστικών και στην προστασία των επισκεπτών και των εργαζομένων.

Check in και check out

Όλοι οι επισκέπτες πρέπει να είναι εγγεγραμμένοι στο σύστημα λογισμικού διαχείρισης επισκεπτών που λειτουργεί από τον ρεσεψιονίστ μπροστινής εισόδου. Το σύστημα καταγράφει το όνομα και την εταιρική σχέση κάθε επισκέπτη, καθώς και τον σκοπό και τη διάρκεια της επίσκεψής του.

Σήμα Επισκεπτών

Κατά το check in, κάθε επισκέπτης έχει τραβήξει τη φωτογραφία του και του έχει δοθεί ένα δελτίο ταυτότητας με φωτογραφία. Μαζί με τη φωτογραφία τους, το σήμα εμφανίζει το όνομα του επισκέπτη και τη διάρκεια της επίσκεψής του. Το σήμα του επισκέπτη πρέπει να φορεθεί ανά πάσα στιγμή.

Οι επισκέπτες πρέπει να συνοδεύονται από έναν υπάλληλο χορηγίας ανά πάσα στιγμή

Όλοι οι επισκέπτες πρέπει να συνοδεύονται από τους υπαλλήλους που επισκέπτονται κατά τη διάρκεια της διαμονής τους. Η απαίτηση αυτή δεν ισχύει για τους επισκέπτες από τα υποκαταστήματα της Zipline. Μπορούν να γίνουν ειδικές ρυθμίσεις για την υποδοχή των εργολάβων που έχουν προσληφθεί για μακροχρόνιες αποστολές, αλλά οι ρυθμίσεις αυτές πρέπει να διευθετηθούν από τον Διευθυντή Ασφαλείας.

Φωτογραφίες

Δεν επιτρέπεται η λήψη φωτογραφιών χωρίς την προηγούμενη έγκριση της νομικής υπηρεσίας ή του Διευθυντή Ασφαλείας. Επιπρόσθετα, η φωτογραφία που επιτρέπεται δεν μπορεί να δημοσιευθεί χωρίς την προηγούμενη έγκριση του Διευθυντή Marketing.

Τη μη δημοσιοποίηση

Όλοι οι επισκέπτες πρέπει να υπογράψουν μια συμφωνία NDA (συμφωνία μη γνωστοποίησης) κατά το check-in.

Πρόσβαση στο δίκτυο επισκεπτών

Οι επισκέπτες που χρειάζονται πρόσβαση στο διαδίκτυο παρέχονται με όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης για το ασύρματο δίκτυο της Zipline. Σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται στους επισκέπτες να έχουν πρόσβαση στο πρόγραμμα intranet της εταιρείας με το φορητό τους υπολογιστή ή άλλη φορητή συσκευή.

Ο ρόλος του Marshall του δαπέδου

Κάθε υπάλληλος ο οποίος ειδοποιεί έναν επισκέπτη χωρίς σήμα πρέπει να τον φέρει αμέσως στην προσοχή του επιλεγμένου εφοπλιστή ορόφου για την περιοχή του. Ο εφοπλιστής του ορόφου έχει την ευθύνη πρώτης γραμμής για την επιβολή της πολιτικής διαχείρισης επισκεπτών. Σε περίπτωση εκκένωσης έκτακτης ανάγκης, ο ρεσεψιονίστ της ρεσεψιόν εκτυπώνει μια λίστα με όλους τους επισκέπτες και παραδίδει τον κατάλογο στον εφοπλιστή δαπέδου στην περιοχή εκκένωσης. Οι εφοπλιστές ορόφων είναι υπεύθυνοι για τη λογιστική παρακολούθηση όλων των επισκεπτών κατά τη διάρκεια της εκκένωσης.

Αποποίηση ευθυνών: Πρόκειται για μια δειγματοληπτική πολιτική και δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Σκοπεύει μόνο να αποτελέσει σημείο εκκίνησης για τη δημιουργία μιας πολιτικής προσαρμοσμένης στις συγκεκριμένες ανάγκες της εταιρείας σας. Η Zipline International είναι μια φανταστική εταιρεία (εξ όσων γνωρίζω) και το όνομα χρησιμοποιήθηκε μόνο ως παράδειγμα για τη σύνταξη αυτής της πολιτικής.