Μάθετε τι κάνουν υπάλληλοι εισόδου δεδομένων

Η δουλειά του υπαλλήλου εισόδου δεδομένων είναι μια γενική δουλειά γραφείου που περιλαμβάνει κάποιες συνήθεις γραφικές δεξιότητες και μπορεί να διαφέρει από το ένα χώρο εργασίας στο άλλο.

Η βασική περιγραφή ενός υπαλλήλου εισόδου δεδομένων είναι μια θέση που περιελάμβανε την εισαγωγή και την ενημέρωση των πληροφοριών μέσα σε μια βάση δεδομένων της εταιρείας. Αυτό μπορεί να σημαίνει την επεξεργασία αλλαγών στο εγχειρίδιο της εταιρείας, τη σάρωση σε έγγραφα που πρέπει να φυλάσσονται ή την ενημέρωση λογαριασμών πελατών. Αλλά για πολλούς χώρους εργασίας, η εισαγωγή δεδομένων είναι μόνο ένα μέρος της εργασίας του υπάλληλου.

Ευθύνες εισόδου δεδομένων

Εάν θέλετε να μπει σε μια εταιρεία ως υπάλληλος εισαγωγής δεδομένων, θα πρέπει να γνωρίζετε πώς να πληκτρολογείτε και θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με τα πληκτρολόγια Mac και PC. Ανάλογα με την εταιρεία, μπορεί να απαντάτε σε τηλέφωνα, σάρωση εγγράφων και άλλες εργασίες υποστήριξης γραφείου.

Αυτό είναι συνήθως μια θέση εισόδου-επίπεδο, την οποία η μισθολογική κλίμακα τείνει να αντικατοπτρίζει. Οι υπάλληλοι εισαγωγής δεδομένων χρειάζονται περιορισμένη γνώση των συστημάτων και των διαδικασιών γραφείου και, ενώ θα πρέπει να έχετε καλή αίσθηση κατάλληλης εθιμοτυπίας γραφείου και ενδυμασίας, είναι πιθανό ότι δεν θα χρειαστεί να λάβετε αποφάσεις μεγάλης κλίμακας.

Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να περιμένετε αυτή τη δουλειά να είναι βαρετή ή ότι είναι ασήμαντη. Με πολλούς τρόπους, οι υπάλληλοι είναι οι θυγατρικοί της εταιρείας, αποφασίζουν ποιες κλήσεις περνούν και που αποστέλλονται στον τηλεφωνητή. Εάν διπλασιάζονται ως ρεσεψιονίστ γραφείου, θα είναι το πρώτο σημείο επαφής της εταιρείας για πολλούς ανθρώπους.

Πώς υπάγονται οι υπάλληλοι εισαγωγής δεδομένων στην ιεραρχία του Office

Οι υπάλληλοι αναμένουν να επιβλέπονται από έναν διευθυντή γραφείου ή από ανώτερο διευθυντή. Παρόλο που θα ποικίλλουν από εταιρία σε εταιρεία, τα καθήκοντα που έχει ένας υπάλληλος θα τείνουν να παραμένουν αρκετά συνεπείς, ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας.

Σε μια μικρή εταιρεία, οι ανάγκες εισαγωγής δεδομένων μπορεί να είναι ελάχιστες, έτσι οι υπάλληλοι μπορεί να είναι εργαζόμενοι με μερική απασχόληση ή εργαζόμενοι με άλλα σχετικά καθήκοντα, όπως ρεσεψιονίστ ή γραμματέας. Όταν σε ένα μεσαίου μεγέθους γραφείο απαιτούνται πιθανώς περισσότεροι από ένας υπάλληλοι και οι θέσεις μπορεί να είναι μερικώς ή με πλήρες ωράριο.

Η θέση ενός υπαλλήλου εισόδου δεδομένων σε έναν μεγάλο οργανισμό είναι συνήθως καλά καθορισμένη όσον αφορά τις ευθύνες και τα καθήκοντα. Στην ιδανική περίπτωση, αλλά όχι πάντα, θα υπάρχει μια σαφής δομή διοίκησης και αναμένονται σαφώς τα αναμενόμενα αποτελέσματα.

Υποχρεωτικές δεξιότητες για υπαλλήλους εισόδου δεδομένων

Στους Αμερικανούς χώρους εργασίας, οι περισσότεροι υποψήφιοι υπάλληλοι εισαγωγής δεδομένων θα χρειαστούν ισχυρές μαθηματικές και αγγλικές δεξιότητες - τόσο γραπτές όσο και ομιλούμενες - που θα ληφθούν υπόψη για την απασχόληση. Θα πρέπει πιθανώς να γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιείτε κοινά προγράμματα όπως το Microsoft Word και το Excel και θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε επαγγελματικό περιβάλλον.

Δεδομένου ότι οι υπάλληλοι εισόδου δεδομένων συχνά φορούν πολλά καπέλα, οι περισσότεροι θα πρέπει να έχουν ισχυρές δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών και την ικανότητα πολλαπλής εκτέλεσης.

Εκπαίδευση και κατάρτιση

Και πάλι, αυτό θα ποικίλλει ανάλογα με το μέγεθος και τη φύση της εταιρείας και το συγκεκριμένο πεδίο, αλλά υπάρχουν ορισμένες θέσεις γραμματέων που εισάγουν δεδομένα που απαιτούν λίγο περισσότερο από ένα δίπλωμα γυμνασίου και κάποια εμπειρία στο χώρο εργασίας. Ορισμένες εταιρείες ενδέχεται να απαιτούν πτυχίο συνεργάτη ή ακόμα και πτυχίο πανεπιστημίου, ανάλογα με τα καθήκοντα που αναμένεται να εκτελέσει το άτομο.