Κοινά σφάλματα κατά την συμπλήρωση του εντύπου W-2

Η προειδοποίηση είναι προεντεταμένη. Προτού στείλετε τα έντυπα W-2 στους υπαλλήλους και καταθέσετε αυτές τις φόρμες στην Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης (μαζί με τη φόρμα διαβίβασης W-3), ανατρέξτε σε αυτά τα κοινά σφάλματα για να αποφύγετε προβλήματα.

Κατάθεση W-2 Έντυπα αργά

Αρχίζοντας από το φορολογικό έτος 2016, η προθεσμία υποβολής των εντύπων W-2 (και 1099 εντύπων) έχει μετακινηθεί μέχρι τις 31 Ιανουαρίου. Επομένως, τα έντυπα 2017 W-2 για τους υπαλλήλους πρέπει να υποβληθούν στη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης το αργότερο στις 31 Ιανουαρίου , 2018. Υπάρχουν ποινές για την καθυστερημένη κατάθεση.

Χρησιμοποιώντας τη φόρμα W-2 Wrong Year

Χρησιμοποιήστε το έντυπο W-2 για το έτος που φορολογείται το εισόδημα και όχι το έτος που καταθέτετε το έντυπο. Για παράδειγμα, για τους μισθούς των εργαζομένων το 2015, χρησιμοποιήστε το έντυπο 2016 W-2. αυτό το έντυπο θα δοθεί στους υπαλλήλους και θα κατατεθεί στη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης το 2017.

Λείπει η προθεσμία υποβολής. Πρέπει να δώσετε στους υπαλλήλους τα έντυπα W-2 το αργότερο μέχρι το τέλος Ιανουαρίου και πρέπει να υποβάλετε αυτά τα έντυπα στη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης το αργότερο μέχρι το τέλος Φεβρουαρίου. Οι προθεσμίες αλλάζουν κάθε χρόνο ανάλογα με το πότε η ημερομηνία πέφτει στο ημερολόγιο. Εάν η προθεσμία είναι για ένα σαββατοκύριακο ή αργία, η ημερομηνία μεταφέρεται στην επόμενη εργάσιμη ημέρα.

Δεν χρησιμοποιείτε την Εγκεκριμένη φόρμα W-2

Δεν μπορείτε να κάνετε λήψη της φόρμας W-2, αντιγράψτε και χρησιμοποιήστε την. Το κόκκινο χρώμα A είναι ένα ειδικό μελάνι. Πρέπει να λάβετε τα εγκεκριμένα έντυπα, από μια εταιρεία παροχής υπηρεσιών γραφείου, την IRS ή από μια εταιρεία λογισμικού.

Αποτυχία να σταματήσει η παρακράτηση της κοινωνικής ασφάλισης

Η παρακράτηση κοινωνικής ασφάλισης πρέπει να διακόπτεται με τους μέγιστους φορολογούμενους μισθούς για κάθε έτος. (Αυτή η μέγιστη μεταβολή στα περισσότερα χρόνια για να αντικατοπτρίζει το κόστος ζωής.) Αν και αυτό δεν είναι συγκεκριμένα ένα σφάλμα W-2, αυτό είναι κοινό και θα σας αναγκάσει να αναφέρετε υπερβολικά τους μισθούς κοινωνικής ασφάλισης για έναν υπάλληλο. Στη συνέχεια, πρέπει να επαναφέρετε την υπέρβαση στον εργαζόμενο και να διορθώσετε τόσο το W-2 όσο και το Έντυπο 941, την τριμηνιαία έκθεση μισθών και φόρων για κάθε τρίμηνο που αντικατοπτρίζει την υπέρβαση. Για παράδειγμα, εάν ο υπάλληλος έφθασε στο μέγιστο ποσό για την παρακράτηση της κοινωνικής ασφάλισης το Σεπτέμβριο, πρέπει να αλλάξετε το έντυπο 941 για το τρίτο τρίμηνο.

Αποστολή Φορμών W-2 στο IRS

Τα έντυπα κοινωνικής ασφάλισης πρέπει να παρέχονται στους υπαλλήλους μέχρι το τέλος Ιανουαρίου και να κατατίθενται στη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης μέχρι το τέλος Φεβρουαρίου, μαζί με το έντυπο διαβίβασης W-3, το οποίο συγκεντρώνει όλες τις πληροφορίες από όλα τα W-2.

Αποτυχία να αποκτήσετε απαλλαγή από το IRS για μη E-fling

Οι εργοδότες που υποβάλλουν 250 ή περισσότερες φόρμες W-2 πρέπει να παραιτηθούν εάν δεν επιθυμούν να υποβάλουν ηλεκτρονικό αρχείο.

Κάνοντας αυτά τα κοινά σφάλματα φόρμας στη φόρμα W-2

Τα πιο συνηθισμένα σφάλματα φόρμας στις φόρμες W-2 περιλαμβάνουν:

• Μην συμπεριλάβετε δεκαδικά και λεπτά σε ποσά
• Μην χρησιμοποιείτε μαύρο μελάνι (καθιστώντας τις καταχωρήσεις πολύ ελαφρές)
• Κάνοντας εγγραφές πολύ μεγάλες ή πολύ μικρές. Το IRS σας προτείνει να χρησιμοποιήσετε 12 pt. Γραμματοσειρά τύπου courier για εκτύπωση W-2s.
• Μαθαριστικό όνομα υπαλλήλου. Το πρώτο και το αρχικό όνομα του εργαζομένου πηγαίνουν στο πρώτο κιβώτιο, το επώνυμο του υπαλλήλου πηγαίνει στο δεύτερο κιβώτιο και κάθε κατάληξη (όπως "νεώτερος") πηγαίνει στο τρίτο κιβώτιο.

Η χρήση του οικονομικού λογισμικού μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε πολλά από αυτά τα σφάλματα στις φόρμες W-2, ειδικά σε σφάλματα, και το λογισμικό σας μπορεί να σας προειδοποιήσει όταν φτάσετε στο ανώτατο μισθό κοινωνικής ασφάλισης. Ανατρέξτε σε αυτό το άρθρο σχετικά με τα προγράμματα λογιστικής λογιστικής 2012 από την Rosemary Peavler, Οδηγός για τη χρηματοδότηση επιχειρήσεων, εστιάζοντας σε προγράμματα που περιλαμβάνουν λειτουργίες μισθοδοσίας.

Πώς να διορθώσετε μια φόρμα W-2

Πρέπει να δώσετε ένα έντυπο W-2 σε κάθε υπάλληλο μέχρι το τέλος Ιανουαρίου κάθε έτους (για το προηγούμενο ημερολογιακό έτος), αλλά δεν χρειάζεται να υποβάλετε αυτά τα έντυπα στην Υπηρεσία Κοινωνικής Ασφάλισης (SSA) μέχρι τα τέλη Φεβρουαρίου. Αυτή η καθυστέρηση παρέχει χρόνο για τη διόρθωση σφαλμάτων.

Εάν μπορείτε να διορθώσετε το σφάλμα πριν από την κατάθεση με SSA, απλώς κάντε τη διόρθωση και υποβάλετε τη διορθωμένη φόρμα.

Αν βρείτε το σφάλμα μετά την υποβολή του SSA, πρέπει να υποβάλετε ένα διορθωμένο W-2 μαζί με μια διορθωμένη φόρμα μετάδοσης W-3c).