Δημιουργία ατζέντας καλύτερων προγραμμάτων με περιόδους ξεμπλοκαρίσματος

Μια περίοδος ξεμπλοκάρισμα, επίσης γνωστή ως συνάντηση breakout ή συνεδρίαση σεμιναρίου, είναι γενικά ένα εργαστήριο, μια συζήτηση ή μια παρουσίαση σε ένα συγκεκριμένο θέμα που χρησιμεύει ως μέρος της ημερήσιας διάταξης ενός μεγαλύτερου προγράμματος, σεμιναρίου, συνεδρίου ή σύμβασης. Όλα τα καλοσχεδιασμένα προγράμματα έχουν ένα γενικό θέμα στο οποίο όλα τα θέματα της ημερήσιας διάταξης που έχουν προγραμματιστεί για συνομιλίες, δραστηριότητες ή ίσως μια κεντρική ομιλία έχουν ως στόχο να συζητήσουν ή να επεξεργαστούν. Οι συνεδρίες ξεμπλοκαρίσματος προσφέρουν στους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα άλλη ευκαιρία να συζητήσουν, να προβληματιστούν ή να δράσουν σε αυτά τα θέματα σε πιο οικείο ή εξειδικευμένο περιβάλλον.

Πώς λειτουργούν οι περίοδοι ξεμπλοκαρίσματος

Οι συνεδρίες ξεμπλοκαρίσματος παρουσιάζονται σε πολλά σχήματα και μορφές, αλλά το ένα ενοποιητικό τους χαρακτηριστικό είναι ότι είναι σχετικά σύντομες συνεδρίες (σε σύγκριση με την μεγαλύτερη ατζέντα) στις οποίες συναντώνται μικρές ομάδες συμμετεχόντων σε συνέδρια ή συνέδρια για να συζητήσουν ή να μάθουν σχετικά θέματα σχετικά με τη μεγαλύτερη θέμα του μεγαλύτερου ή κύριου προγράμματος. Γενικά, πολλαπλές συνεδρίες ξεμπλοκαρίσματος συμβαίνουν ταυτόχρονα, με όλους τους συμμετέχοντες να συμμετέχουν σε μια μικρή ομάδα για μια καθορισμένη χρονική περίοδο πριν επιστρέψουν για να επανέλθουν στην μεγαλύτερη ομάδα.

Ως εκ τούτου, οι συνεδρίες ξεμπλοκαρίσματος απαιτούν κάποια μέθοδο για τη διάσπαση των μεγαλύτερων ομαδικών παρευρισκομένων σε μικρότερες ομάδες και ένας στόχος είτε πρόκειται για την ολοκλήρωση μιας δραστηριότητας, είτε για μια ευκαιρία να συζητήσουμε ένα θέμα είτε για να καλέσουμε τον εαυτό μας.

Οφέλη από τις περιόδους ξεμπλοκαρίσματος

Σε ένα ευρύτερο πρόγραμμα ίσως με ένα μεγάλο ακροατήριο, το κύριο όφελος των συνεδριών ξεμπλοκαρίσματος είναι ότι χρησιμεύουν ως ευκαιρία για όλους τους συμμετέχοντες στο πρόγραμμα να συμμετέχουν πιο ενεργά. Οι ατζέντες πολλών προγραμμάτων κυριαρχούνται από μια σειρά παρουσιάσεων κατά τις οποίες οι παρευρισκόμενοι είναι απλώς παθητικά μέλη ακροατηρίου. Ενώ αυτό μπορεί να είναι μια μεγάλη μορφή για την ανταλλαγή πληροφοριών και διορατικότητα, έχει αποδειχθεί ότι όταν οι άνθρωποι έχουν την ευκαιρία να συμμετέχουν ενεργά, η εμπλοκή τους με το υλικό μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερη διατήρηση και εφαρμογή κάτω από τη γραμμή.

Οι συνεδρίες ξεμπλοκαρίσματος είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος για να ενθαρρύνετε την αφοσίωση ακόμα και σε αυτούς τους πιο αθόρυβους συμμετέχοντες. Πολλοί άνθρωποι αισθάνονται πολύ πιο άνετα να μοιράζονται τις ιδέες τους με μικρότερες ομάδες παρά με όλο το ακροατήριο. Μια περίοδος ξεμπλοκάρισμα μπορεί να αποδειχθεί μια τέλεια ευκαιρία για τους συμμετέχοντες να μοιραστούν ιδέες ή παρατηρήσεις ή ακόμα και να θέσουν ερωτήματα που δεν θα μοιραστούν με την ομάδα. Όταν επανέλθουν οι περίοδοι ξεμπλοκαρίσματος, αυτές οι ιδέες και οι ερωτήσεις μπορούν να μοιραστούν με όλους τους παρόντες.

Οι συνεδρίες ξεμπλοκαρίσματος μπορούν επίσης να προσφέρουν στους συντονιστές συνεδρίων τη δυνατότητα να ανταποκρίνονται καλύτερα στις ανάγκες των συμμετεχόντων. Οι συνεδρίες Breakout μπορεί να προσφέρονται για να μιλήσουν σε συγκεκριμένους τομείς ενδιαφέροντος ή για να εμβαθύνουν σε ένα συγκεκριμένο θέμα που σχετίζεται με το θέμα του προγράμματος. Οι συνεδρίες ξεμπλοκαρίσματος μπορούν επίσης να οργανωθούν ανάλογα με το επίπεδο δεξιοτήτων (όπως αρχάριοι και προχωρημένοι) ή ανάλογα με το ρόλο ή τη θέση τους (όπως επίπεδα εισόδου και διαχειριστικού επιπέδου) για να μιλήσουν καλύτερα στην ομάδα.

Οι περιόδους ξεμπλοκαρίσματος προσφέρουν επίσης έναν τρόπο για τους παρουσιαστές και τους συντονιστές των συνελεύσεων να "διαλύσουν" την ατζέντα παραγωγικά και να αναπνεύσουν ζωντανά στο πρόγραμμα. Ενώ τα γεύματα και τα σύντομα προγραμματισμένα διαλείμματα είναι γενικά απαραίτητο για προγράμματα που ξεπερνούν περισσότερο από μερικές ώρες, οι περιόδους ξεμπλοκαρίσματος μπορούν να προσφέρουν στους συμμετέχοντες ενεργό και παραγωγικό διάλειμμα από την παθητική ακρόαση και εκμάθηση, γεγονός που μπορεί να βοηθήσει στην παράταση της προσοχής τους.

Το πιο κοινό σφάλμα συνόδου Breakout

Ενώ οι σωστά προγραμματισμένες περιόδους ξεμπλοκαρίσματος μπορούν να επωφεληθούν σε μεγάλο βαθμό από ένα ευρύτερο πρόγραμμα, συχνότερα, οι συνεδρίες ξεμπλοκαρίσματος υποφέρουν από το πιο κοινό λάθος ξεμπλοκάρισμα: ένας ασαφής στόχος. Πολύ συχνά μια περίοδος breakout προγραμματίζεται να σπάσει τη μονοτονία ενός προγράμματος χωρίς να δώσει σαφείς οδηγίες για το τι είναι ο στόχος του breakout. Χωρίς σαφή στόχο, μπορείτε να υπολογίζετε σε άσκοπη συζήτηση μεταξύ των παρευρισκομένων και σε μια γενική σπατάλη πολύτιμου χρόνου.