Τι είναι το Σύστημα Αναφοράς Διαχείρισης;

Όπως υποδηλώνει η φράση, τα συστήματα αναφοράς διαχείρισης καταγράφουν τα είδη δεδομένων που χρειάζονται οι διαχειριστές μιας εταιρείας για να τρέξουν την επιχείρηση. Τα είδη των οικονομικών στοιχείων που παρουσιάζονται σε ετήσιες εκθέσεις είναι συνήθως στο επίκεντρό τους. Εντούτοις, τα ισχυρά συστήματα αναφοράς διαχείρισης θα φιλοξενούν δεδομένα σε πολύ πιο λεπτομερή επίπεδα από αυτά που παρουσιάζονται στο επενδυτικό κοινό. Για παράδειγμα, τα συνολικά χρηματοοικονομικά αποτελέσματα μιας επιχείρησης χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών ενδέχεται να αναδιατυπωθούν σε δηλώσεις κερδών και ζημιών που συγκεντρώνονται από:

• Οργανισμός (όπως τμήμα, επιχειρηματική μονάδα ή τμήμα)
• Γεωγραφική περιοχή
• Προϊόν
• Πελάτη τμήμα
• Ειδικοί πελάτες (τόσο λιανικές όσο και θεσμικές)
• Οικονομικός σύμβουλος

Εν τω μεταξύ, οι χρηματοοικονομικές μετρήσεις, όπως τα έσοδα, τα έξοδα και τα κέρδη, είναι σχεδόν το μοναδικό μέλημα των συστημάτων αναφοράς διαχείρισης. Στις εταιρείες με τις καλύτερες επιδόσεις, χρησιμοποιούνται επίσης για την παρακολούθηση ποικίλων μη χρηματοοικονομικών μεταβλητών που ενδιαφέρουν τη διοίκηση, όπως:

• Αριθμός απασχολούμενου προσωπικού
• Πελάτες, νοικοκυριά ή / και λογαριασμοί
• Πελάτες που βρίσκονται υπό κράτηση
• Καθαρά νέα χρήματα που κατατίθενται ή αποσύρονται από τους πελάτες
• Επενδυτική απόδοση των περιουσιακών στοιχείων πελατών υπό διαχείριση

Σχεδιαστές και χρήστες αυτών των συστημάτων

Οι υπεύθυνοι ελέγχου και οι επικεφαλής οικονομικοί διευθυντές τείνουν να αφιερώνουν σημαντικό χρονικό διάστημα στο σχεδιασμό, την εφαρμογή, τη διατήρηση και την προσαρμογή των συστημάτων διαχείρισης της αναφοράς, καθώς και στην παρακολούθηση και ανάλυση του αποτελέσματός τους, και συνιστώντας μαθήματα δράσης προς τη διοίκηση βάσει μιας τέτοιας ανάλυσης . Τα μέλη της τεχνολογίας της πληροφορικής και των μελών της διοίκησης της επιστήμης της διαχείρισης είναι συχνά βασικοί εταίροι με οικονομικούς διαχειριστές και οικονομικούς αναλυτές στην ανάπτυξη και τη διατήρηση συστημάτων διαχείρισης της πληροφόρησης.

Desktop Versus Mainframe

Σε πολλές περιπτώσεις, ωστόσο, τα συστήματα αναφοράς διαχείρισης κατασκευάζονται και συντηρούνται αυστηρά χρησιμοποιώντας υπολογιστές γραφείου, ενσωματωμένα σε υπολογιστικά φύλλα του Excel και λειτουργούν σε προσωπικούς υπολογιστές, αντί να προγραμματίζονται σε περιβάλλοντα mainframe. Σε μεγάλες και μικρές επιχειρήσεις, οι λόγοι για τη χρήση υπολογιστών γραφείου (που συχνά απαιτούν άφθονα ποσά χειροκίνητης εισαγωγής δεδομένων) είναι γενικά διπλοί.

Πρώτον, το κόστος ανάπτυξης και συντήρησης τείνει να είναι πολύ χαμηλότερο από ό, τι με τις εφαρμογές mainframe.

Δεύτερον, ένα υπολογιστικό περιβάλλον επιφάνειας εργασίας επιτρέπει πολύ μεγαλύτερη ευελιξία στην αλλαγή των υπολογιστικών αλγορίθμων και των μορφών αναφοράς από ό, τι μια τυπική εφαρμογή βασισμένη σε mainframe. Αυτό είναι ένα σημαντικό ζήτημα σε δυναμικά επιχειρηματικά περιβάλλοντα όπου η εταιρική δομή, οι προσφορές προϊόντων, οι επιχειρηματικές διαδικασίες, οι αναλυτικές μέθοδοι ή / και οι απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων βρίσκονται σε συνεχή ροή ή όταν η διοίκηση είναι επιρρεπής σε συχνές μη τυποποιημένες ή εξατομικευμένες ερωτήσεις των οικονομικών αναλυτών της.

Αυτοματισμοί Versus χειροκίνητες διαδικασίες

Τι καλούνται συστήματα διαχείρισης αναφορών, σε πολλές επιχειρήσεις, συχνά εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από χειρωνακτικές διαδικασίες και δεν είναι πλήρως αυτοματοποιημένα (ή ακόμα και πρωτίστως); Για παράδειγμα, πολλές από τις αναφορές που τελειώνουν στα γραφεία των στελεχών μπορεί στην πραγματικότητα να είναι υπολογιστικά φύλλα που συμπληρώνονται χειροκίνητα με δεδομένα και διαμορφώνονται από το προσωπικό. Υπό αυτή την έννοια, τα συστήματα αναφοράς διαχείρισης συχνά είναι, με αυστηρότερη έννοια, επεξεργάζονται περισσότερα από τα συστήματα πληροφοριών, όπως είναι γενικά κατανοητή αυτή η φράση.

Εφαρμογές της αναφοράς διαχείρισης

Τα συστήματα αναφοράς διαχείρισης συχνά αποτελούν κρίσιμα εργαλεία για την αξιολόγηση της απόδοσης των οργανισμών και των διαχειριστών, και μερικές φορές και των εργαζομένων χαμηλότερου επιπέδου. Τα αποτελέσματα μπορεί να είναι βασικοί καθοριστικοί παράγοντες της αποζημίωσης, όπως ο καθορισμός των ομάδων μπόνους. Για παράδειγμα, ο επικεφαλής και το προσωπικό μιας επιχειρηματικής μονάδας μπορεί να έχουν τα μπόνους τους να απομακρύνονται από το κέρδος που αποδίδει ένα σύστημα διαχείρισης διαχείρισης στη μονάδα αυτή. Ομοίως για έναν διαχειριστή προϊόντων, εάν η επιχείρηση διαθέτει ένα καλά αναπτυγμένο σύστημα μέτρησης κερδοφορίας προϊόντων.

Επίσης, για έναν διαχειριστή μάρκετινγκ για την ανάπτυξη και την κερδοφορία ενός δεδομένου τομέα πελατών, εάν μετρηθεί η απόδοση αυτού του τμήματος.

Εμπόδια στην ανάπτυξη συστημάτων διαχείρισης της αναφοράς

Ένα κοινό πρόβλημα με την ανάπτυξη συστημάτων διαχείρισης είναι ότι τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την ολοκλήρωση της ετήσιας έκθεσης της εταιρείας, του εντύπου 10-K, του εντύπου 10-Q, των εταιρικών φορολογικών δηλώσεων και των εκθέσεων προς τους ρυθμιστικούς οργανισμούς (μεταξύ άλλων εκτός εκλογικών περιφερειών) ή σε μια κατάλληλη μορφή για τη διεξαγωγή των αναλύσεων (μερικές από τις οποίες αναφέρθηκαν παραπάνω), ότι η διοίκηση μπορεί να χρειαστεί να αξιολογήσει την επιχείρηση και τις συνιστώσες γραμμές της επιχείρησης και να προσαρμόσει τη στρατηγική της κατεύθυνση. Η αναφορά διαχείρισης αποτελεί έναν γενικό όρο για τέτοιου είδους αναλύσεις που χρησιμοποιούνται εσωτερικά από τη διοίκηση και όχι ως αναφορά σε εξωτερικές οντότητες (όπως το επενδυτικό κοινό, οι φορολογικές αρχές και οι ρυθμιστικοί φορείς).

Βασικά αναλυτικά ζητήματα

Η ανάπτυξη συστημάτων αναφοράς διαχείρισης συχνά αντιμετωπίζει εμπόδια που συνδέονται με βασικά αναλυτικά ζητήματα, όπως:

• Μεθοδολογίες εσωτερικής τιμολόγησης μεταβίβασης
• Η κατανομή των γενικών εξόδων σε μεμονωμένα προϊόντα ή πελάτες
• Ο διαχωρισμός των μεταβολών των περιουσιακών στοιχείων του πελάτη στις ξεχωριστές επιδράσεις των μεταβολών στις τιμές της αγοράς (δηλ. Στις επιδόσεις των επενδύσεων) και των καθαρών καταθέσεων και αποσύρσεων

Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτές οι αναλυτικές προκλήσεις υπόκεινται σε πολλαπλές μεθόδους, καθένα από τα οποία έχει τα δικά της μειονεκτήματα και δεν είναι αποδεδειγμένα ανώτερη σε όλες τις περιπτώσεις.