Επαγγελματικές επιστολές και οδηγίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή - με μια επιστολή ή ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο; Κάποιος πραγματικά δεν είναι καλύτερος από τον άλλο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι λογικό να επικοινωνείτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να στείλετε μια παραδοσιακή δακτυλογραφημένη, τυπωμένη και υπογεγραμμένη επιστολή. Όποια και αν επιλέξετε, είναι σημαντικό να ακολουθήσετε τις καλύτερες επαγγελματικές οδηγίες επιστολών και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μορφοποίησης.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πιο γρήγορο και ευκολότερο, αλλά κάποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν ανοίγουν ποτέ και, ανάλογα με το ποιος γράφετε και γιατί γράφετε, ίσως χρειαστεί να στείλετε ταχυδρομικώς μια δακτυλογραφημένη και υπογεγραμμένη επιστολή ή ακόμα και να την ανεβάσετε στο διαδίκτυο.

Ο τύπος του μηνύματος που επιλέγετε εξαρτάται από το άτομο με το οποίο επικοινωνείτε και τον σκοπό της αλληλογραφίας σας.

Επαγγελματικές επιστολές και οδηγίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όλες οι γραπτές επιστολές περιλαμβάνουν διάφορα τμήματα. Οι πληροφορίες που συμπεριλαμβάνετε σε κάθε ενότητα και η συνολική μορφή εξαρτάται από το εάν στέλνετε μια πληκτρολογημένη επιστολή ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τα παρακάτω είναι μια οδηγία για τη σύνταξη επιστολών και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου γραφής, μορφοποίησης και διόρθωσης των επιστολών σας, με παραδείγματα διαφόρων τύπων επιχειρηματικών επιστολών.

Τι να συμπεριλάβετε σε μια επιστολή ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε τα διάφορα μέρη μιας επιστολής και τι πρέπει να αναγράφεται σε κάθε μία. Πρέπει επίσης να γνωρίζετε πώς να αντιμετωπίζετε και να υπογράφετε τόσο τις πληκτρολογούμενες όσο και τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες.

Τμήματα επιστολής

• Στοιχεία επικοινωνίας
• Χαιρετισμός (χαιρετισμός)
• Σώμα της επιστολής
• Κλείσιμο
• Υπογραφή

Στοιχεία επικοινωνίας

Ο τρόπος με τον οποίο συμπεριλαμβάνετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα είναι διαφορετικός με βάση τον τρόπο με τον οποίο στέλνετε την επιστολή σας. Σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα βρίσκονται στο τέλος του μηνύματος, ενώ σε γραπτή επιστολή τα στοιχεία επικοινωνίας σας βρίσκονται στο επάνω μέρος της σελίδας. Δείτε τι πρέπει να συμπεριλάβετε στην ενότητα πληροφοριών επαφών σας, καθώς και δείγματα για τις πληκτρολογούμενες επιστολές και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Χαιρετισμός

Το χαιρετισμό είναι το τμήμα χαιρετισμού της επιστολής σας με κάτι σαν το "Αγαπητέ κύριε Peterson" ή "Σε ποιον μπορεί να ενδιαφέρει". Εδώ είναι ένας κατάλογος με παραδείγματα ευχετήριων γραμμάτων που λειτουργούν καλά για επαγγελματική αλληλογραφία.

Σώμα της επιστολής

Το σώμα της επιστολής σας θα περιλαμβάνει αρκετές παραγράφους. Η πρώτη παράγραφος πρέπει να περιλαμβάνει μια εισαγωγή και μια σύντομη επεξήγηση του λόγου για τον οποίο γράφετε. Η δεύτερη παράγραφος (και οι επόμενες παράγραφοι) πρέπει να εξηγούν περαιτέρω τους λόγους για τους οποίους γράφετε. Η τελευταία παράγραφος θα πρέπει είτε να ζητήσει ενέργεια από τον αναγνώστη, εάν ζητάτε κάτι, είτε να δηλώσετε πώς θα ακολουθήσετε. Βεβαιωθείτε ότι ο σκοπός της επιστολής σας είναι σαφής. Ο αναγνώστης θα πρέπει να γνωρίζει τι ζητάτε και πώς μπορούν να σας βοηθήσουν.

Ή εάν προσφέρετε υπηρεσίες ή βοήθεια, βεβαιωθείτε ότι είναι σαφές τι μπορείτε να παρέχετε.

Κλείσιμο

Μια επιστολή είναι κλειστή με έναν όρο όπως "Καλώς ήλθατε" ή "Με ειλικρίνεια" ακολουθούμενο από ένα κόμμα και στη συνέχεια την υπογραφή σας εάν στέλνετε μια πληκτρολογημένη επιστολή. Αν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλά πληκτρολογήστε το όνομά σας μετά το κλείσιμο. Ακολουθεί ένας κατάλογος με παραδείγματα κλεισίματος επιστολών που είναι κατάλληλα για την αλληλογραφία που σχετίζεται με τις επιχειρήσεις και την απασχόληση.

Υπογραφή

Το τελευταίο άγγιγμα της επιστολής σας είναι η υπογραφή σας, η οποία, σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Δείτε πώς μπορείτε να υπογράψετε μια επιστολή και πώς να ρυθμίσετε και να υπογράψετε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Πώς να αντιμετωπίσετε μια επιστολή

Είναι σημαντικό να απευθυνθείτε στο άτομο που γράφετε επίσημα, εκτός και αν τα γνωρίζετε πολύ καλά. Δείτε πώς μπορείτε να απευθύνετε μια επιστολή που περιλαμβάνει γενικές πληροφορίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εάν δεν έχετε πρόσωπο επαφής στην εταιρεία.

Διαμόρφωση της αλληλογραφίας σας

Τώρα που έχετε όλες τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε στο μήνυμά σας, ανατρέξτε στην τυποποιημένη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για επιστολές και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

• Μορφή γράμματος
• Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Οδηγίες γραπτής γραφής

Το επόμενο βήμα είναι να γυαλίσετε την επιστολή σας. Θα πρέπει να υπάρχει αρκετός χώρος μεταξύ των παραγράφων και του επάνω και του κάτω μέρους της σελίδας. Επίσης, θέλετε να επιλέξετε ένα ευανάγνωστο, επαγγελματικό στυλ και μέγεθος γραμματοσειράς. Αυτό που λέτε θα εξαρτηθεί από το λόγο που γράφετε, οπότε φροντίστε να προσαρμόσετε την επιστολή σας ώστε να ταιριάζει με την προσωπική και επαγγελματική σας κατάσταση. Ακολουθούν οδηγίες για τη συγγραφή διαφόρων τύπων γραμμάτων, συμπεριλαμβανομένων των περιθωρίων σελίδας, των γραμματοσειρών, των αποστάσεων και των λεπτομερειών σχετικά με το τι πρέπει να συμπεριλάβετε, μαζί με παραδείγματα από τα παρακάτω:

• Πώς να γράψετε ένα επιχειρηματικό γράμμα
• Πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή
• Πώς να γράψετε μια επιστολή Εργασίας Εργασίας
• Πώς να γράψετε μια επιστολή αναφοράς
• Πώς να γράψετε ένα γράμμα παραίτησης
• Πώς να γράψετε μια επιστολή ευχαριστιών
• Οδηγίες Μήνυμα και πρόσκληση LinkedIn
• Επαγγελματικές οδηγίες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Παραδείγματα και πρότυπα

Η χρήση ενός προτύπου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ξεκινήσετε τη δική σας επιστολή ή μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επειδή αρχίζετε με τη βασική μορφή στη θέση του. Απλά συμπληρώστε τις πληροφορίες σας στην κατάλληλη ενότητα της επιστολής.

Η εξέταση των παραδειγμάτων είναι επίσης χρήσιμη, διότι θα λάβετε ιδέες για το τι να πείτε στη δική σας αλληλογραφία.

• Δείγματα επιστολών:Αναθεώρηση αυτών των γραπτών δειγμάτων επιστολών, συμπεριλαμβανομένων επιχειρηματικών επιστολών, συνοδευτικών επιστολών, συνεντεύξεων ευχαριστώ επιστολές, επιστολές παρακολούθησης, αποδοχή εργασίας και επιστολές απόρριψης, επιστολές παραίτησης, επιστολές εκτίμησης, επιχειρησιακά γράμματα και περισσότερα δείγματα επιστολών και πρότυπα.
• Παράδειγμα μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:Αυτά τα παραδείγματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνουν παραδείγματα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την απασχόληση, αναζήτηση εργασίας και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μορφοποιημένα παραδείγματα μηνυμάτων και γραμμή θέματος, καθώς και παραδείγματα ευχετήριων και υπογραφών.

Έλεγχος ορθογραφίας και ορθογραφίας

Τέλος, προτού εκτυπώσετε ή ανεβάσετε την επιστολή σας ή στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τον ορθογραφικό έλεγχο, τον έλεγχο γραμματικής και διορθώστε το.

Μια συμβουλή για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν λάθη είναι να το διαβάσετε δυνατά. Μπορεί να παρατηρήσετε λάθη που χάσατε μόνο αν διαβάζετε.