Ο επαγγελματικός τρόπος να τεθεί ο καλών σε αναμονή

Το πρώτο βήμα που μπορείτε να κάνετε όταν βάζετε έναν καλούντα σε αναμονή και κάνοντάς το μια ικανοποιητική εμπειρία είναι συστηματική. Όταν ένας καλών είναι σε αναμονή, τα 60 δευτερόλεπτα μοιάζουν με μια αιωνιότητα, οπότε δείτε εάν μπορείτε να προγραμματίσετε το τηλεφωνικό σύστημα για να παίξετε μουσική (ηρεμούντα κλασσική ή γεμάτη τζαζ είναι η καλύτερη) για να σπάσει αυτή την αντίληψη μιας ατελείωτης αναμονής.

Εκτός από αυτό, όμως, η θέση σε επαφή με κάποιον επαγγελματία εξαρτάται από τη συμπεριφορά σας. Ο χρυσός κανόνας που πρέπει να έχετε κατά νου είναι ο ακόλουθος: πώς θα θέλατε να αντιμετωπιστεί εάν βρισκόσαστε στο άλλο άκρο της γραμμής;

Κάνοντας έναν καλούντα σε αναμονή: Το Do's

Η σωστή εθιμοτυπία δεν είναι περίπλοκη - αποτελείται κυρίως από κοινή ευγένεια.

• Εξηγήστε τον λόγο για τον οποίο πρέπει να θέσετε τον καλούντα σε αναμονή.
• Ζητήστε τον αριθμό τηλεφώνου του ατόμου, σε περίπτωση διακοπής της συνομιλίας.
• Υποσχεθήστε να επιστρέψετε σε ένα λεπτό - ή την καλύτερη εκτίμησή σας για το πόσο χρόνο θα κρατήσει το hold. Αν νομίζετε ότι η καθυστέρηση θα είναι μεγαλύτερη από μερικά λεπτά, ζητήστε έναν αριθμό και μια ώρα που μπορείτε να καλέσετε ξανά.
• Αν, παρά τις καλύτερες προσπάθειές σας, η καθυστέρηση παίρνει περισσότερο χρόνο από ό, τι αναμενόταν, επικοινωνήστε με τον καλούντα έτσι ώστε να μην αισθάνεται εγκαταλελειμμένος. Και πάλι, προσφέρετε να καλέσετε πίσω ", αντί να κρατάτε το χέρι σας."

• Όταν επιστρέψετε στο τηλέφωνο, ζητήστε συγνώμη για την ταλαιπωρία και ευχαριστήστε τον καλούντα για την υπομονή του.
• Χρησιμοποιήστε συχνά το όνομα του καλούντος για να προσθέσετε μια αίσθηση σύνδεσης.

Κάνοντας έναν καλούντα σε αναμονή: Τα μηνύματα

Και πάλι, η ευγένεια είναι το κύριο μέλημα. Εξετάστε τα συναισθήματα του άλλου ατόμου:

• Μην διακόπτετε την κλήση σε μεσαία πρόταση για να τη θέσετε σε αναμονή. Περιμένετε για μια παύση στη συνομιλία.
• Ποτέ μην βάζετε κάποιον σε αναμονή χωρίς να αναγγέλλετε ότι θα το κάνετε. Ρωτήστε την αν μπορείτε να τη θέσετε σε αναμονή, αντί να την λέτε απλά.
• Μην τοποθετείτε ένα άτομο σε αναμονή πολλές φορές σε μία κλήση.
• Μην αφήνετε την κλήση για περισσότερο από δύο λεπτά χωρίς να κάνετε check in.
• Ποτέ μην την κάνετε να σας καλέσει πίσω. πρέπει να προσφέρετε πάντα την επιστροφή της κλήσης.
• Ποτέ μην είναι αγενής, ανεξάρτητα από το πόσο τρελός ένας καλών μπορεί να πάρει.

Δείγμα τρόπων για να θέσετε έναν καλούντα σε αναμονή

Δεν χρειάζεται να ακολουθήσετε τη λέξη διαλόγου για λέξη, αλλά αυτά τα σενάρια δειγμάτων δίνουν μια αίσθηση του επαγγελματικού τρόπου να τεθεί κάποιος σε αναμονή:

• "Κύριε Σμιθ, μπορείτε να παραμείνετε παρακαλώ ενώ θα ανακτήσω το αρχείο σας;" [παύση απάντησης] "Σας ευχαριστώ, θα επιστρέψω σε ένα λεπτό". [επιστροφή στην κλήση] "Σας ευχαριστώ που περιμένετε, κύριε Smith, τώρα μπορώ να σας βοηθήσω".
• "Κυρία Jones, θα ελέγξω αν ο κ. Johnson είναι διαθέσιμος για να πάρει την κλήση σας. Μπορείτε να παραμείνετε παρακαλώ για ένα λεπτό;" [παύση απάντησης] "Σας ευχαριστώ, θα επιστρέψω αμέσως". [επιστρέψτε στην κλήση] "Λυπάμαι για την ταλαιπωρία, κυρία Jones, ο κ. Johnson δεν είναι διαθέσιμος τώρα, μπορεί να σας ζητήσει να σας καλέσει πίσω;"

Βελτιώστε το σύστημα

Όταν πρόκειται για το τι ακούν οι ακροατές κατά τη διάρκεια της περιόδου κράτησης, δεν χρειάζεται να περιορίζεται από το σύστημα του τηλεφώνου σας ή τις επιλογές του μεταφορέα. Σήμερα, υπάρχουν πολλές υπηρεσίες σε αναμονή που σας επιτρέπουν να κάνετε λήψη και εγκατάσταση μουσικής ή μηνυμάτων. Ως μια ακόμη πιο επαγγελματική, εξελιγμένη επιλογή, η εταιρεία σας θα μπορούσε να προσλάβει μια επιχείρηση για να αναπτύξει μοναδικό, προσαρμοσμένο on-hold προγραμματισμό για τα τηλέφωνά σας. Μια πτυχή του σήματος ήχου - μια πρακτική μάρκετινγκ που αναπτύχθηκε αρκετά ζεστή στα 21^st αιώνα - μπορεί να περιλαμβάνει οτιδήποτε, από λόγια λόγου μέχρι άρπαγμα τραγουδιού.

Η επιχείρηση που αναπτύσσει τον ιδιόκτητο ήχο ή το μήνυμα σας ανανεώνει περιοδικά ή ακόμα και το αλλάζει.